日本体育大学荏原高等学校 - データのセキュアな一元管理により教職員の業務効率化を実現

日本体育大学荏原高等学校（東京都大田区）は、2017 年に FileMaker プラットフォームで構築された校務支援システム「スクールマスターZeus」を導入した。生徒募集説明会から、Web 出願、入学試験を経て入学し、卒業するまでのデータサイクルをすべて一元管理することにより、データ入力の手間を省き、情報の集約、生徒の指導、生徒募集の戦略にも活かして成果をあげている。

教務から学納金管理まで幅広い校務に使用

日本体育大学荏原高等学校では、2017 年4 月から約100 名の全教職員が、ウェルダンシステム株式会社(https://welldone.co.jp) が提供する「スクールマスターZeus」を使い始めた。同校では幅広い校務に同システムを利用している。ICT 担当の福島伸一教諭は「生徒募集から入学試験、教務、学納金、進路と、募集の段階から卒業後まですべてスクールマスターで管理しています」と説明する。大切な生徒情報という機密性の高いデータを一元化して扱うため、FileMakerプラットフォームとスクールマスターが高いセキュリティ性能を有していることは重視したという。

スクールマスター導入前の状況を福島教諭はこう振り返る。

「校務支援システムはあったのですが、紙の書類もたくさんありました。例えば指導要録は担任が手書きしていて、正確性や効率の点で問題を抱えていました。またデータと紙が混在していて、誰が最新の情報を持っているのか、誰が正しい情報のありかを知っているのかがわからず、困っていました」

指導要録を例にとると、以前は年度末に教員が毎日時間を見つけて少しずつ手書きし2 週間ほどかかっていたが、今は早ければ 1 〜 2 日で完成するという。

例えば成績や出欠は年間を通じてスクールマスターでリアルタイムに管理され、そのデータがそのまま指導要録に反映されているので、あとは所見を入力するだけだからだ。

「正確に作成できますし、作業時間も短くて済むので、気持ちが楽になりましたね」と福島教諭は笑顔を見せる。

学納金の管理については、事務職員の操作でスクールマスターから銀行へ口座引き落とし依頼を送信し、口座振替のデータをスクールマスターにインポートして入金状況を管理している。

一元化された情報は生徒募集の戦略にも役立つ

クラリス・ジャパンの開発パートナーでスクールマスターを提供しているウェルダンシステム株式会社の柏野慎也氏によれば、日本体育大学荏原高校は相談会や説明会、Web 出願、入学試験、そして入学後と、一連の過程を連動させてスクールマスターで管理している DX（デジタルトランスフォーメーション）を実現した良い事例だという。

生徒の募集から卒業までデータの一元管理を実現するために、相談会や説明会に参加した志望者のデータがスクールマスターに入力され、このデータが出願から卒業までそのまま引き継がれる仕組みだ。Web 出願のデータもそのままスクールマスターに反映される。

導入前は人海戦術で何度も入力したり紙に印刷したりしていたが、導入後はその必要がなくなったことに加え、生徒が入学した経緯や成績の推移などもすぐに見ることができる。

ICT 担当の萬田依子教諭は「教員はこうしたデータを頻繁に見て、生徒の指導に活かしていますね」と言う。

同時にこれらのデータは生徒募集の戦略立案にも活用されている。「説明会参加以降の過程を分析し、募集の方針や戦略を立てる上での根拠として役立てています。2020 年度入試はこうして立てた戦略が功を奏し、志願者が大きく増加しました」（萬田教諭）

柔軟なカスタマイズで情報を有効活用

システムを使い始めてからでも容易にカスタマイズできるのが FileMakerプラットフォームの特長の一つだ。

同校のシステムもウェルダンシステムと相談しながら進化し続けている。「使っていくうちに、『こういう機能はないの？』といった相談やアイデアが教員から寄せられるようになりました」と萬田教諭は言う。

例えば三者面談で使う資料のプリント機能は、導入後に追加された。

「以前は面談で使う資料は教員によってまちまちでしたが、今はスクールマスターから十分な情報を提供できるようになりました。この結果、成績を伝えるだけでなく進路を考える場として機能するようになり、面談の質が向上しました」と福島教諭が語るように、教員だけでなく生徒や保護者にとってもメリットがある。

学校情報化優良校の認定や教育の充実にも寄与

同校は、日本教育工学協会が実施している学校情報化認定制度において、2019 年 8 月に学校情報化優良校に認定された。

この認定には、教科指導における ICT 活用、情報教育、校務の情報化、情報化の推進体制の4 つの柱があり、それぞれの柱に含まれるチェック項目が所定のレベルを満たすと認定を受けることができる。

同校では 2015 年ごろから、ICT 環境を整備してこの認定の取得につなげようと考えていた。スクールマスターの導入はその一環でもあった。

同校では前述の通り2017 年度にスクールマスターの利用を開始し、その 1 年後の 2018 年度の新入生からは全員が iPad を使用している。

これについて福島教諭は「スクールマスターによって教員の意識が変化しましたね。教員が感じていた ICT に対してのハードルが下がりました。スクールマスターはシンプルでわかりやすく、校務のスピードが上がって効果を実感できたため、ICT を前向きに考えられるようになり、iPad の導入にもつながりました」と説明する。

柏野氏は「スクールマスターを導入することで先生方の時間に余裕ができ、その時間を生徒さんのために使っていただければと思っています」と言う。

萬田教諭も「教員は、追われている感じがなくなりました。職員室で教材研究に以前よりも時間をかけているのを見かけます」と、柏野氏の言うような効果が実際に現れている様子を語る。

FileMaker プラットフォームで構築されたスクールマスターを導入したことで、ICT 化が浸透し教職員の生産性向上を実現したのみならず、生徒の学校生活をあらゆる面でより良い方向性に変化させるなど、様々な波及効果を生み出している。

日本体育大学荏原高等学校（学校法人日本体育大学）

所在地：東京都大田区池上 8-26-1

業種：学校

概要：

日本体育大学荏原高等学校は、FileMaker プラットフォームベースの校務支援システム「スクールマスター」を教職員の幅広い業務に利用している。学生募集説明会に参加した参加者のデータをスクールマスターに入力し、それ以降のWeb 出願や入学試験、在籍中の教務関連情報、進路に至るまで、すべて連携させてデータを蓄積していくことが同校の活用方法の特徴で、これにより教員が必要な情報をすぐに参照したり、生徒や保護者に適切な情報提供をしたりすることができる。さらにこの情報を学校経営の戦略にも活かしている。

導入成果

• 教職員の幅広い業務にスクールマスターを活用し、大幅な効率化やミスの削減を果たした。
• カスタマイズが容易なシステムなので、必要な帳票類を後から追加して情報をさらに活用できる。
• 生徒の指導や保護者への情報提供にも役立てている。
• 生徒募集の戦略にもスクールマスターの情報を活かし、志願者が増加した。