La Librería y Cafetería «El Amate» reduce un 85% los tiempos de búsqueda con un inventario veloz
La librería y cafetería «El Amate» tiene la peculiaridad de unir la pasión por la lectura con el deleite del gusto en Xochimilco, Ciudad de México, desde sus inicios en 2015. En la actualidad, ofrecen una gran variedad de libros, además de su servicio de cafetería y comidas (por el momento, solo para llevar debido al Covid-19).
El reto
Al tener tanta variedad de productos, «El Amate» se enfrenta a varios retos dentro de su campo. Uno de los principales, es llevar un inventario exacto de la librería y tener noción de todas las existencias en stock, así como facilitar la búsqueda de los ejemplares, la generación de facturas, el control de las ventas y el ingreso diario de efectivo. Para poder afrontar estos aspectos, es necesaria una correcta coordinación entre el personal de los diferentes turnos.
Antes de contar con la Plataforma FileMaker, todas esas cuentas eran llevadas a mano en hojas de papel, lo que resultaba sumamente tedioso. La parte del inventario se hacía a memoria de los trabajadores, lo que no resultaba muy eficiente, pues muchas veces no se podían concretar ventas debido a que no se tenía noción total de la disponibilidad de los ejemplares en stock. Cuando los clientes requerían una factura no había manera de proporcionarla y, aunado a eso, las ventas e ingresos de material y dinero no se podían cuantificar correctamente.
Era el momento de buscar una herramienta tecnológica que les permitiera gestionar estos aspectos clave en la gestión de su negocio. Así dio inicio su andadura con Claris FileMaker.
“Los factores por los que la decidimos contratar los servicios de FileMaker fueron: la interfaz, ya que además de ser concreta para lo que se necesita en la librería, es intuitiva y fácil de utilizar.” Afirma Ana Laura Díaz
"Desde la implementación de FileMaker el trabajo se ha aligerado brutalmente, reducimos el tiempo de búsqueda un 85%
Ana Laura Díaz, directora
La solución
La librería se puso en contacto con Creative Databases, partner oficial de Claris nivel Platino, para que desarrollaran una aplicación a la medida.
Creative Databases, de inmediato supo que la Plataforma FileMaker era la solución exacta para resolver los requerimientos de la Librería e implementar la transformación digital del negocio, no solo eficientando las tareas diarias del negocio sino aprovechando las tecnologías que se complementan con la Plataforma FileMaker, como el uso de dispositivos móviles, toma de fotografías, códigos de barras para llevar un mejor control de las mercancías, la facturación electrónica, el uso de la nube lo que le permite a las dueñas desde cualquier lugar saber con exactitud cómo va el día en el negocio.
Gracias a la Plataforma FileMaker, «El Amate» ha conseguido agilizar todos los procesos de trabajo, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
«El Amate» es un claro ejemplo de empresa capaz de innovar en el lugar de trabajo gracias a la inversión en una plataforma moderna e innovadora como Claris FileMaker.
Han conseguido resolver su control y búsqueda de existencias, control de ventas, ingresos, gastos y clientes, y la generación de facturas, al integrar toda su gestión diaria en una única App centralizada. Un mayor control y mejor planificación de tareas y reducción de tiempos para, como resultado, dotar a la empresa de una mayor eficiencia gracias a la tecnología.
Resultados
En la actualidad, la Librería, trabaja con la Plataforma FileMaker y es usada por todo el personal en el escritorio de la librería, que también se encarga de las ventas en cafetería.
El trabajo se ha aligerado brutalmente, reduciendo el tiempo de búsqueda un 85% gracias a su inventario veloz que se actualiza desde la computadora principal; también pueden dar a sus clientes el trato que merecen generando las facturas que solicitan. Por otro lado, ahora llevan un control total de las ventas, entradas y salidas de material. Entre sus funciones favoritas se encuentran la generación de facturas y la posibilidad de guardar los clientes frecuentes y proveedores.
“Desde la implementación de FileMaker el trabajo se ha aligerado brutalmente, reducimos el tiempo de búsqueda un 85%” afirma Ana Laura Díaz
Ana Laura Díaz cita: «A las personas que están considerando implementar FileMaker en sus negocios les diría que lo hagan, no se van a arrepentir; es una inversión a corto y largo plazo que garantiza éxito y productividad, además de que es un sistema muy fácil de implementar y da grandes resultados.
»Gracias a FileMaker tenemos una mejor presentación frente a los clientes, podemos cumplir sus necesidades de una forma rápida y eficiente, además de reducir muchas horas de trabajo, lo que se refleja en productividad.»
Ana Laura Díaz
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