글로벌 팬데믹을 극복하기 위한 사회적 거리두기 기간 동안 어떻게 국제적인 테니스 단체를 육성할 수 있었을까요? NGF(Net Gains Foundation)의 설립자인 P.J. Simmons와 전무이사인 Gary Innes의 방법은 아주 간단했습니다. 스포츠에 대한 열정, 그리고 그 누구보다 잘 알고 있는 테니스와 Claris FileMaker라는 도구를 활용하여 공동체로 돌아가고자 하는 사람들의 열망을 이용했습니다.
Claris 파트너인 Sounds Essential LLC의 도움을 받아 어떻게 진행 이벤트를 간소화하고, 조직화하고, 개인에 맞춤화하는 맞춤형 App을 어떻게 만들었는지 알아보세요.
이벤트 관리의 그랜드 슬램 달성
P.J.는 테니스를 통해 평생 건강, 개인적인 성장과 전문가적 성장, 인성 중심의 리더십을 지원하기 위해 NGF를 설립했습니다. NGF는 Tennis Congress 이벤트와 기타 자선사업을 통해 나이, 인종, 소득, 기술 수준에 관계없이 선수를 육성하기 위한 커뮤니티를 만들었고, 소속된 사람들은 취미나 열정, 또는 둘 다를 추구할 수 있습니다.
Tennis Congress 이벤트를 관리하려면 각 구성원이 강도 높은 개인 맞춤형 교육 및 훈련을 받고 집중력을 기를 수 있도록 아주 긴밀한 조율과 조직이 필요합니다. NGF는 수작업은 줄이고 자동화를 도입하고자 Sounds Essential LLC에 도움을 요청했습니다.
P.J.는 “Gary와 저는 FileMaker 개발 경험이 있었고 이벤트 운영을 다음 단계로 끌어올릴 준비가 되어 있었습니다.”라고 말합니다. “우리는 FileMaker를 통해 복잡한 운영을 다루기 위한 App을 만들어 더 강력한 방식으로 정보를 활용하여 선수와 자원봉사자를 더 잘 지원하겠다는 비전을 가지고 있었습니다.”
데이터와 시스템을 통합하여 효율성 극대화
NGF가 여러 시스템을 사용하던 시절, 자원봉사자와 주최자는 수십 개의 스프레드시트와 분산된 응용 프로그램에서 정보를 검색해야 했습니다. 또한, 자원봉사자 한 명이 참가자 수백 명의 데이터를 관리하는 경우도 있었기에 외부 사용자가 NGF 데이터베이스와 직접 상호 작용하는 것이 필요했습니다.
이것이 바로 NGF가 Claris 파트너, Sounds Essential LLC를 채택한 이유입니다. Sounds Essential LLC의 공동 소유자이자 수석 개발자인 Duncan Baker는 비영리 단체가 더 효율적으로 운영되려면 무엇이 필요한지 정확히 알고 있었습니다. 해당 파트너는 NGF와 협업하여 이벤트 계획 등 조직의 다양한 기능을 통합했습니다.
“우리는 비즈니스를 위한 완벽한 운영 체제를 효과적으로 구축했습니다.”라고 Duncan은 말합니다. “이제 선수, 코치 및 이벤트 참가자가 시스템에 직접 참여하여 맞춤화된 이벤트 일정을 볼 수 있습니다. FileMaker 덕분에 관련된 사람 모두가 변경사항을 즉시 알 수 있게 되었습니다.”
수작업 시스템을 단일 통합 비즈니스 운영 체제로 교체하면 이벤트 인력 배치에 필요한 인바운드 쿼리와 인력 낭비가 줄어듭니다. 또한 API가 설치되어 있으면 선수들이 프로파일 정보를 데이터베이스에 직접 제출할 수 있습니다. 주최자를 위한 완벽한 관리 프로세스입니다.
자동화로 작업 속도 향상
Sounds Essential LLC는 선수와 코치에게 보다 적합한 자동화를 도입하여 솔루션을 더욱 발전시키는 동시에 자원봉사 주최자가 수백 개의 교육 세션, 세미나 및 프레젠테이션에서 참가자를 지원하기 위한 정보를 확인할 수 있도록 해줍니다. Sounds Essential LLC는 커뮤니케이션 시스템을 구축하여 NGF 데이터베이스에서 정보를 가져와 다양한 참가자에게 개인 맞춤형 일정과 정보를 원활하게 배포했습니다.
“Sounds Essential LLC가 개발한 최신 솔루션을 통해 이제 강력하고 새로운 레벨의 자동화 및 통합이 가능해졌습니다.”라고 Gary는 말합니다. “몇 시간 걸리던 작업이 이제 단 몇 분만에 완료됩니다. NGF를 위해 더 적합한 결과를 도출하고 디지털 토대를 마련해주어 우리가 성장을 지속할 수 있도록 도와줍니다.”
FileMaker 덕분에 NGF는 주최자가 느꼈던 수작업의 부담을 덜어주고 1년 이상 계획한 33개국 134명의 선수와 50명의 코치를 대상으로 하는 고도의 글로벌 Tennis Congress 대회를 포함한 수많은 이벤트의 효율성을 높일 수 있습니다. 세계 이벤트에서 거둬들인 ROI는 30만 달러 이상의 수익을 창출하는 성과를 거두었고, 내년 이벤트의 규모는 두 배가 될 것으로 예상됩니다.
미래의 요건과 완벽하게 부합하는 Claris 플랫폼
NGF는 얼마전 새로운 운영 맞춤형 App 만들기에 착수했습니다. 이벤트 커뮤니케이션 개선을 위해 Mailchimp와 같은 일상적인 App과의 통합에 Claris Connect를 사용하여 새로운 Claris 플랫폼(영어로만 제공됨)을 활용하는 것을 목표로 합니다. 또한 Claris Go를 사용하여 이벤트 중 모바일 데이터베이스 접근을 통해 현장 운영을 지원하고, Claris WebDirect를 사용하여 NGF 코치를 위한 재무 관리 및 보고를 지원하며, Claris Studio를 사용하여 참가자 피드백 양식을 지원할 계획입니다.
Gary는 “자원봉사자, 코치 및 선수와 함께 맞춤형 워크플로우와 도구를 사용하여 많은 사람들의 삶에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.”라고 덧붙였습니다. “우리는 테니스 이벤트를 통해 새로운 디지털 솔루션과 Claris 플랫폼 전체를 활용하는 방법을 창출하기를 기대합니다.”
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