KUNDBERÄTTELSER

Net Gains Foundation

Claris bakom framgångsrik evenemangshantering hos Net Gains Foundation.

Bransch

Ideell organisation

Lösning

Använde Claris FileMaker för att skapa appar med stöd för evenemangshantering vid träning, utbildning och evenemang på global skala.

Fördelar

Med automation och systemintegration får organisationen en enda informationskälla som underlättar för volontärer och ger tennisspelare direkt åtkomst till uppdaterade scheman och evenemangsdata.

Hur samlar man en internationell tenniscommunity samtidigt som man återhämtar sig från en global pandemi då vi så länge har hållit avstånd? För P.J. Simmons, grundare till Net Gains Foundation (NGF), och Gary Innes, verkställande direktör, var svaret enkelt: Utgå från deras passion för sporten och önskan att ge något tillbaka till communityn och använd de verktyg de kan bäst – tennis och Claris FileMaker.

Läs mer om hur den här ideella organisationen med hjälp av Claris-partnern Sounds Essential LLC skapade en anpassad app för att effektivisera, samordna och personanpassa pågående evenemang för ett växande nätverk av tennisspelare, tränare och volontärer.

Siktar på grand slam i evenemangshantering.

P.J. startade NGF för att använda tennisen som katalysator för livslång hälsa, personlig och professionell utveckling, personligt ledarskap och orsaksorienterad service. Via organisationens evenemang Tennis Congress och andra filantropiska initiativ skapade NGF en positiv community för alla tennisspelare, oavsett ålder, etnisk grupp, inkomst- eller spelarnivå, som hjälper personer att ägna sig åt tennis som hobby, passion eller både och.

Att hantera Tennis Congress-evenemangen kräver stenhård samordning och organisation för att säkra att varje medlem får högsta möjliga nivå av personanpassad utbildning och omtanke. När stiftelsen ville minska mängden manuella processer och automatisera i så stor utsträckning som möjligt vände de sig till Sounds Essential LLC för hjälp.

”Gary och jag hade erfarenhet av FileMaker-utveckling och var redo att ta evenemangsledningen till nästa nivå”, berättar P.J. ”Vi hade en vision om att skapa appar för verksamheten och bättre kunna stötta de aktiva och volontärer som arbetar bakom kulisserna genom att använda information på nya, kraftfullare sätt med FileMaker.”

Integrerar data och system för effektivitetsvinster.

Tidigare användes flera system inom NGF, vilket krävde att volontärer och arrangörer behövde söka efter information i dussintals kalkylblad och fristående program. Dessutom var det inte ovanligt att en och samma volontär hanterade data för hundratals deltagare, vilket skapade ett behov av att tillåta externa användare, inklusive de aktiva tennisspelarna själva, att interagera direkt med NGF:s databas.

Det var i det läget NGF vände sig till en Claris Partner, Sounds Essential LLC. Duncan Baker, delägare och chefsutvecklare på Sounds Essential LLC, visste precis vad som behövdes för att effektivisera verksamheten i den ideella organisationen. Vår partner samarbetade med NGF för att samla många verksamhetsfunktioner, inklusive evenemangsplanering.

”Vi skapade praktiskt taget ett komplett operativsystem för verksamheten”, säger Duncan. ”Nu kan aktiva, tränare och evenemangsdeltagare använda systemet direkt och se anpassade scheman för evenemang. Tack vare FileMaker vet alla inblandade direkt om något ändras.”

Genom att ersätta de manuella systemen med ett enda, samlat verksamhetssystem minskades antalet frågor att besvara och även kostnaderna för personal till evenemangen. Med ett API på plats kan de aktiva dessutom skicka in sina profiluppgifter direkt till databasen – en process helt utan inblandning från arrangörerna.

Automation snabbar på förloppet.

Sounds Essential LLC förbättrade lösningen ytterligare genom att använda automation som på ett bättre sätt kunde para ihop aktiva och tränare, samtidigt som volontärer hos arrangören har information till hands för att hjälpa tennisspelarna bland hundratals träningspass, seminarier och presentationer. För att distribuera personanpassade scheman skapade Claris-partnern ett kommunikationssystem som hämtar uppgifter från NGF-databasen för att sömlöst sprida anpassad information till olika deltagaruppsättningar.

”FileMaker ger oss fantastiska fördelar! Med vår moderna lösning som Sounds Essential LLC skapat har vi kraftfulla, nya nivåer av automation och integration”, säger Gary. ”Uppgifter som tidigare tog timmar att göra är nu klara på några minuter, vilket skapar bättre resultat för NGF och utgör en digital grund som vi kan bygga vidare på.”

Tack vare FileMaker kan NGF lyfta bördan av manuellt arbete från arrangörernas axlar och införa effektiviseringar i alla typer av evenemang, inklusive ett globalt Tennis Congress- evenemang för 134 tennisspelare och 50 tränare i 33 länder som tog mer än ett år att planera. Det globala evenemanget fick ett ekonomiskt gott resultat med en vinst på mer än 300 000 USD, och nästa års evenemang förväntas bli dubbelt så stort.

Claris-plattformen är en perfekt partner för framtiden.

Och NGF har bara börjat med anpassade appar för verksamheten. Stiftelsen tänker använda den nya Claris-plattformen (endast på engelska) och Claris Connect för integrationer med de appar som används till vardags, som t ex Mailchimp, för bättre kommunikation om evenemangen. Dessutom finns det planer på att använda Claris Go som stöd ute på evenemangen med mobil åtkomst till databasen, Claris WebDirect för ekonomihantering och rapportering för NGF-tränare och Claris Studio för formulär med feedback från deltagare.

”Med anpassade arbetsflöden och verktyg kan våra volontärer, tränare och aktiva tillsammans skapa en positiv effekt för så många”, tillägger Gary. ”Vi skapar nya tennismöjligheter via får stiftelse och ser fram emot att skapa nya digitala lösningar och sätt att använda hela Claris-plattformen.”

Hitta en Claris Partner för innovationsfördelar.

Genom att samarbeta med en Claris Partner eliminerar man gissningarna ur arbetet med att utveckla anpassade appar och andra digitala lösningar för organisationen. Med ett nätverk av fler än 1 400 Claris Partners runt om i världen kan du med ett enkelt klick hitta en partner som hjälper er med era svåraste utmaningar.

Upptäck hur ett samarbete med en Claris Partner öppnar för en mängd affärsmöjligheter. Hitta en partner.