Dit succesvolle vloerbedrijf vertrouwt op een app op maat die is ontwikkeld op het FileMaker Platform om meerdere projecten te beheren en een hoge winstmarge te behouden.
Het lijkt erop dat de mensen in Vail Valley in het Amerikaanse Colorado van mooie vloeren houden. Hoewel de regio slechts 55.000 inwoners telt, heeft Roger Benedict het maar druk met zijn vloerbedrijf Ruggs Benedict. Het bedrijf werd in 1972 opgericht in een garage op een woonwagenkamp en is nu het leidende vloerbedrijf in de regio. Roger zelf begon als tapijtlegger en mag zich nu eigenaar van een bedrijf noemen dat tientallen teams met vloerenleggers in dienst heeft en dat klaar is om flink te groeien. Waar een normaal vloerbedrijf in een goede markt ongeveer $ 2 miljoen omzet, was Ruggs Benedict afgelopen jaar goed voor een omzet van $ 8 miljoen. Voor het einde van 2018 moet de omzet $ 10 miljoen bedragen.
Een overzicht van de gehele levenscyclus van een project
Toen Roger het bedrijf in 1988 oprichtte, werkte hij met spreadsheets op zijn computer om de verschillende kanten van het bedrijf bij te houden. "Dat werkt prima voor één persoon die met één ding tegelijk bezig is," vertelt hij, "maar dat was ook gelijk de beperking." Hij moest de verkoopactiviteiten, projectstatus en plaatsingsschema's in realtime kunnen inzien.
Een van zijn vrienden was een supportmedewerker bij Apple. Deze vriend raadde Roger aan een vroege versie van het FileMaker Platform te gebruiken om een app op maat te maken waarmee de bedrijfsworkflows konden worden gestroomlijnd. Roger had geen ervaring op het gebied van programmeren of coderen, maar desondanks vond hij FileMaker eenvoudig en intuïtief in gebruik. Met behulp van de tutorials voor het platform en de handleiding voor ontwikkelaars leerde hij alles wat hij moest weten. Hij bracht ook meerdere malen een bezoek aan DevCon, de jaarlijkse conferentie voor gebruikers van FileMaker, om inzichten te verkrijgen en nieuwe vaardigheden op te doen.
Vandaag de dag gebruikt hij de op maat gemaakte app voor "'écht alles", zoals hij zelf zegt. De app kan worden gebruikt voor alle activiteiten binnen de gehele levenscyclus van een project: van het eerste contact met de klant tot de afronding. Zo ontwierp hij een knop voor op elke verkoperspagina die oplicht als een opdracht als voltooid is gemarkeerd door de plaatsingsafdeling. De verkoper weet dan dat het tijd is om de klant te bellen met de vraag of hij of zij tevreden is met de nieuwe vloer. Zodra de verkoper dit heeft gedaan, verschijnt de knop 'Verstuur verzoek om review'. De verkoper klikt op deze knop om de klant om een review te vragen.
De medewerkers van Ruggs Benedict maken ook veel gebruik van de e-mailintegratie van de app. Bij elk nieuw project dat binnenkomt, maakt de verkoper een projectkaart aan waaraan een communicatielogboek wordt toegevoegd. Op deze manier kan de verkoper allerlei soorten e-mails genereren. Of de e-mail nu een antwoord op een vraag, een productafbeelding of een offerte voor een project bevat, de verkoper hoeft alleen maar op een knop te klikken en de e-mail wordt in het communicatielogboek gedocumenteerd. De verkoper kan het logboek bekijken om te zien welke e-mails er zijn verzonden en hoe het ervoor staat met het project. En als de voor een project verantwoordelijke verkoper niet aanwezig is, kan iemand anders het logboek raadplegen om te zien wat de status van het project is, zodat de interactie met de klant soepel verloopt.
"Het mooie aan FileMaker is dat je allerlei individuele gedragspaden kunt maken en deze vervolgens aan elkaar kunt koppelen om heel eenvoudig een volgorde van gebeurtenissen te maken", aldus Roger.
"Het mooie aan FileMaker is dat je allerlei individuele gedragspaden kunt maken en deze vervolgens aan elkaar kunt koppelen om heel eenvoudig een volgorde van gebeurtenissen te maken"
Roger Benedict, directeur van Ruggs Benedict
De juiste tool voor de opdracht
In eerste instantie had Roger alle verkopers met een iPad uitgerust, maar die vonden het te omslachtig om een apparaat vast te houden tijdens het tonen van stalen. Daarom is Roger overgestapt op een groter scherm. De verkopers openen de op maat gemaakte app nu, zittend aan een bureau, op hun Mac mini met een scherm van 27 inch nadat ze met de klant stalen hebben uitgekozen.
De iPads zijn daarentegen wel ideaal voor de magazijnmedewerkers. Zij hebben als taak om al het materiaal dat dagelijks binnenkomt in te checken en al het uitgaande materiaal uit te checken. Op die manier is altijd duidelijk voor welke materialen, bijvoorbeeld lijm en ondervloeren, de voorraad moet worden aangevuld. Ze moeten ook het plaatsingsschema in de gaten hoden. Een app op een mobiel apparaat komt daarbij uitstekend van pas.
Onverwachte financiële voordelen
Ruggs Benedict heeft te maken met een unieke factureringssituatie. Bestellingen voor vloeren zijn vaak aan verandering onderhevig: een klant kan op het laatste moment nog besluiten een extra kamer toe te voegen of de kleur te veranderen. Aangezien het niet mogelijk is om van tevoren een factuur op te stellen, wordt de conceptfactuur in de app in de wacht gezet totdat het project is voltooid. Bij voltooiing kan de factuur naar QuickBooks worden verplaatst. Deze toepassing is in de app geïntegreerd. Dit zorgt voor minder fouten en een betere klantervaring.
Hoewel deze functie al aantoont hoe handig de app is, is het echte voordeel van de app volgens Roger echter de mogelijkheid om controle te houden over de prijsvorming van producten. Bij veel bedrijven hanteren de verkopers lage prijzen omdat ze de deal willen sluiten, zodat ze commissie kunnen opstrijken.
"Als je dat niet in de hand houdt, kun je je winkel net zo goed opdoeken", aldus Roger.
In de op maat gemaakte app verschijnen de prijzen met een druk op de knop. De verkoper selecteert een product en de app vult automatisch de juiste prijs in. Verkopers kunnen korting geven, maar zien dan wel hun commissie dalen op het scherm. Hierdoor zullen ze minder snel geneigd zijn om te lage prijzen te vragen, wat de nettowinst van het bedrijf ten goede komt.
Van het volgen van de levenscyclus van een project en het stroomlijnen van de communicatie per e-mail tot het verhogen van de winstmarges, Roger is vol lof over de app die hij heeft gemaakt op het FileMaker Platform.
“Het is moeilijk om uit te leggen hoe eenvoudig FileMaker werkt. Ik hoef niet te kunnen toveren om een app op maat te maken die aan al mijn bedrijfseisen voldoet. Ik kan alleen maar mijn waardering uitspreken over het FileMaker Platform."
Voor meer informatie over het FileMaker Platform kunt u een gratis proefversie downloaden.