Hoe hebt u een internationale tennisscommunity bij elkaar gehouden tijdens een pandemie waarbij mensen fysiek afstand van elkaar moesten houden? Over het antwoord op deze vraag hoefden P.J. Simmons, oprichter van Net Gains Foundation (NGF), en Gary Innes, executive director, niet lang na te denken: hun passie voor de sport en hun wens om iets terug te geven aan de gemeenschap met behulp van de instrumenten die ze het beste kenden, namelijk tennis en Claris FileMaker.
Ontdek hoe deze non-profitorganisatie in samenwerking met Claris-partner Sounds Essential LLC een app op maat heeft gemaakt waarmee lopende evenementen kunnen worden gestroomlijnd, gecoördineerd en gepersonaliseerd voor een groeiend netwerk van tennisspelers, coaches en vrijwilligers.
Het doel om van evenementenbeheer een grand slam te maken.
P.J. heeft NGF opgericht om de kracht van tennis in te zetten als katalysator voor een gezond leven, welzijn, persoonlijke en professionele groei, karaktergedreven leiderschap en toewijding. Via de Tennis Congress-evenementen van de organisatie en andere filantropische initiatieven bouwde NGF een ondersteunende gemeenschap op voor alle atleten, ongeacht leeftijd, etniciteit, inkomen of vaardigheidsniveau, waardoor iedereen van tennis kan genieten als tijdsverdrijf of passie of beide.
Het organiseren van de Tennis Congress-evenementen vereist een strakke coördinatie en organisatie om ervoor te zorgen dat elk lid gepersonaliseerde educatie, training en aandacht van het hoogste niveau krijgt. Omdat de stichting de hoeveelheid handmatige processen wilde verminderen en waar mogelijk automatisering wilde introduceren, wendde zij zich tot Sounds Essential LLC voor hulp.
"Gary en ik hadden ervaring met FileMaker-ontwikkeling en we waren vastberaden om het evenementenbeheer naar een hoger niveau te tillen", aldus P.J. "We streefden ernaar apps te maken die ondersteuning konden bieden bij de complexe operationele zaken die onze atleten en vrijwilligers achter de schermen uitvoeren door informatie op nieuwe, krachtigere manieren te gebruiken met FileMaker."
Integratie van data en systemen voor meer efficiëntie.
Bij NGF werden ooit meerdere systemen gebruikt, waardoor vrijwilligers en organisatoren informatie moesten zoeken in tientallen spreadsheets en toepassingen in geïsoleerde applicaties. Bovendien was het niet ongebruikelijk dat één enkele vrijwilliger gegevens voor honderden deelnemers beheerde, waardoor de behoefte bestond om externe gebruikers, inclusief de atleten zelf, de mogelijkheid te bieden rechtstreeks met de NGF-database te communiceren.
Daarom wendde NGF zich tot Claris-partner Sounds Essential LLC. Duncan Baker, mede-eigenaar en hoofdontwikkelaar bij Sounds Essential LLC, wist precies wat nodig was om de non-profitorganisatie efficiënter te laten draaien. De partner heeft met NGF samengewerkt om veel organisatorische functies te consolideren, waaronder het plannen van evenementen.
"We hebben op een effectieve manier een compleet besturingssysteem voor het bedrijf gecreëerd", zegt Duncan. "Nu kunnen atleten, coaches en deelnemers aan evenementen direct het systeem raadplegen en aangepaste schema's voor evenementen bekijken. Dankzij FileMaker zijn alle betrokkenen onmiddellijk op de hoogte als er iets verandert."
Door hun handmatige systemen te vervangen door één geconsolideerd bedrijfssysteem worden inkomende query's en de overhead voor het personeel van evenementen verminderd. Bovendien kunnen atleten met een API profielinformatie rechtstreeks naar de database sturen, met andere woorden: een volledig hands-off proces voor organisatoren.
Automatisering komt het tempo ten goede.
Sounds Essential LLC heeft de oplossing zelfs nog verder ontwikkeld door automatisering te introduceren die beter op atleten en coaches is afgestemd, terwijl de vrijwillige organisatoren over informatie beschikten om deelnemers te ondersteunen tijdens honderden trainingssessies, seminars en presentaties. Om de verspreiding van gepersonaliseerde schema's te versnellen, heeft de partner een communicatiesysteem opgezet die gegevens uit de NGF-database haalt en op basis daarvan aangepaste informatie naadloos onder verschillende groepen deelnemers verspreidt.
"FileMaker biedt ons geweldige voordelen! Dankzij de moderne oplossing van Sounds Essential LLC hebben we de automatisering en integratie binnen onze organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen", aldus Gary. "Taken die voorheen uren in beslag namen, worden nu in enkele minuten uitgevoerd, wat de resultaten van NGF ten goede komt en wat voor een digitale basis zorgt waarop we kunnen doorgroeien."
Dankzij FileMaker kan NGF de last van handmatige werkzaamheden van de schouders van de organisatoren nemen en efficiëntie introduceren bij alle soorten evenementen, waaronder een wereldwijd tenniscongres op hoog niveau voor 134 atleten en 50 coaches in 33 landen waarvan de planning meer dan een jaar in beslag nam. De ROI voor het wereldwijde evenement heeft zijn vruchten afgeworpen: er werd een omzet van meer dan $300.000 gegenereerd, en de editie van volgend jaar zal naar verwachting dubbel zo groot zijn.
Het Claris-platform is de perfecte match voor de toekomst.
Bovendien is NGF net pas begonnen met operationele apps op maat. De stichting wil het nieuwe Claris-platform (alleen in het Engels) benutten, door Claris Connect te gebruiken voor integraties met alledaagse apps, zoals Mailchimp, voor betere communicatie over evenementen. Daarnaast zijn er plannen om Claris Go tijdens evenementen te gebruiken om operationele zaken op locatie met behulp van mobiele databasetoegang te ondersteunen, Claris WebDirect in te zetten voor financieel beheer en rapportage voor NGF-coaches en Claris Studio te gebruiken voor feedbackformulieren voor deelnemers.
"Met aangepaste workflows en tools kunnen onze vrijwilligers, coaches en atleten optimaal samenwerken en in zo veel levens een positieve impact maken", voegt Gary toe. "Nu we nieuwe tennismogelijkheden creëren via onze stichting, kijken we uit naar het ontwikkelen van nieuwe digitale oplossingen en manieren om het hele Claris-platform te benutten.”
Vind een Claris-partner die u kan helpen innoveren.
Door samen te werken met een Claris-partner is het ontwikkelen van operationele apps op maat en andere digitale oplossingen voor uw organisatie niet langer giswerk. Dankzij het uitgebreide netwerk dat uit meer dan 1400 Claris-partners over de hele wereld bestaat, is het vinden van een partner die u kan helpen uw zwaarste uitdagingen te overwinnen slechts één klik van u verwijderd.
Ontdek hoe u in samenwerking met een Claris-partner maximaal kunt profiteren van groeikansen voor uw bedrijf. Vind een partner.