CASO DE ÉXITO

Caso de êxito: Claris Connect, a ferramenta que faltava na YH Brasil!

Com o Claris Connect recebo milhares de webhooks, integro a sistemas e plug-ins já conhecidos no mercado e tudo isso via API sem consumir processamento e sem aumentar nosso quadro de especialistas, economizando tempo e dinheiro

Leandro Pereira, Diretor de Inteligência e Tecnologia da HelloNext

A YH Brasil atua no mercado de atendimento e marketing há 7 anos. Com cerca de 600 funcionários, a companhia tem a plataforma FileMaker como base de todos os seus processos internos. Segundo Leandro Pereira, Diretor de Inteligência e Tecnologia da HelloNext, a ferramenta é usada na companhia desde a versão FileMaker Plus, mas foi com a versão 10, em 2009, que realmente o primeiro sistema foi desenvolvido. Recentemente, em dezembro de 2020, a empresa adquiriu a mais nova ferramenta da Claris, o Claris Connect e já tem conseguido resultados ainda melhores com o uso das duas ferramentas.


DESAFIO

Desde 2009, Leandro vem acompanhando, desenvolvendo e aprimorando o FileMaker em sua empresa com o objetivo de eliminar sistemas de terceiros e ter autonomia sobre a tecnologia, reduzindo assim o número de aplicativos e sistemas utilizados. No início, ele optou por ter uma consultoria com um profissional importante do seguimento, o Nick Hunter, que mudou na companhia a visão de como trabalhar com o FileMaker. Em nossa história, sempre utilizávamos sistemas de terceiros mas, como Diretor de Tecnologia, me incomodava depender de implantações, integrações e atualizações, e que eram sempre muito custosas, e na época éramos uma empresa muito enxuta, afirma Leandro.


POR QUE O FILEMAKER?

A decisão de trabalhar com o FileMaker foi por ter encontrado na ferramenta inúmeras possibilidades, além de apresentar crescimento e evolução constantes. O FileMaker é um sistema vivo, dinâmico, e que proporciona autonomia para desenvolver de forma rápida e prática tudo o que é necessário para a companhia.


A SOLUÇÃO FILEMAKER DA YH BRASIL

Desde a implantação do FileMaker, a empresa reduziu o número de sistemas e conseguiu centralizar e organizar todas as informações dos clientes em um só lugar. Foi desenvolvido também um sistema de CRM integrado via API a várias ferramentas White label de mercado e algumas como engine de processos mais complexos e deficitários na ferramenta, onde são enviados dados para serem processados e recebidos via API.

Hoje a YH Brasil conta com um sistema estável que atende 270 Pontos de Atendimentos simultâneos em 3 turnos, com cerca de 600 profissionais acessando a ferramenta em turnos distintos. Este sistema é utilizado como CRM no atendimento a clientes, além de estar integrado com os sistemas do financeiro e do RH da empresa, que são de terceiros.

Há outra ferramenta importante para estes processos, que é o Claris Connect. É através dele que é possível receber inúmeros webhooks e dados de sistemas de mercado com plug-in na plataforma. O Filemaker é um dos principais agentes hoje na empresa, e trata mais de 700 mil clientes em diferentes processos, e atende cerca de 50 mil ligações e contatos por mês. Entre os processos desenvolvidos na YH Brasil, destacam-se as interações de telefonia, WhatsApp, chat e e-mail, retorno de campanhas via landing pages para geração de Leads e atende empresas de segmentos como Saúde, Real Estate, Produtos de Consumo, Bancos etc

Veja um pouco mais da solução da YH Brasil:


PLATAFORMAS

Hoje em dia 90% das licenças usadas na empresa são da versão desktop FileMaker Pro 19 plugados ao FileMaker Server 19 (maior estabilidade utilizando a versão Pro);

8% utilizam a versão WebDirect (já não é muito usada na empresa pois requer muito processamento do servidor);

Os 2% restantes utilizam a versão Go (o objetivo é aumentar esse número, melhorando os processos para desenvolver aplicativos FileMaker Go para a AppleStore).


BENEFÍCIOS

Dentre os pontos positivos do FileMaker para a YH Brasil, destacam-se:

• Facilidade em criar aplicativos em pouco tempo

• A integração de tudo na empresa, graças a API, que é um dos pontos mais fortes.

• A ampliação dos horizontes da companhia em termos de conexões devido ao Claris Connect.

• Redução de custo com sistemas

Com o FileMaker foi possível desenvolver tudo o que era necessário para a companhia, melhorando todos os processos internos. Esta ferramenta sem dúvida é melhor do que todos os outros sistemas que tínhamos na empresa, afirma Leandro.


Áreas que foram beneficiadas:

PLANEJAMENTO: Automatização dos processos via FileMaker, eliminação do Excel.

ATENDIMENTO: Desenvolvimento de ferramenta própria, dando rapidez às melhorias e implantações necessárias.

QUALIDADE: Automatização dos processos de gestão de qualidade e feedback por meio do FileMaker.

TI: Mais facilidade e Autonomia na gestão dos FileMaker Servers.


IMPLEMENTAÇÃO

O FileMaker ainda é uma ferramenta pouco presente no Brasil, e no início da implantação da ferramenta na YH Brasil era menos ainda. O acesso a informações para o desenvolvimento de aplicativo na plataforma tem sido bastante ampliado através dos fóruns, Claris Community, sites que desenvolvem soluções, entre outros, mas no início era bastante incipiente, o que fez Leandro buscar pelo profissional norte-americano especialista na plataforma, Nick Hunter. Segundo Leandro, o Nick em alguns dias mudou todo o conceito sobre como estruturar o banco de dados e os scripts na ferramenta, e a performance na plataforma foi duplicada ao ter a sua consultoria.

Leandro Pereira, que tem cerca de 15 anos trabalhando com o FileMaker, implantou a ferramenta em todas as suas empresas, seja na área financeira ou de negócios em geral, porém, foi na YH Brasil que a plataforma tomou corpo e se integrou com grandes sistemas de mercado. O time da YH Brasil considera o Filemaker uma ferramenta estável, de fácil acesso e com inúmeras possibilidades, muita autonomia, o que permite o aprimoramento constante acompanhando todas as mudanças do mercado.

Cronologicamente falando, o primeiro contato do Leandro com a ferramenta Filemaker foi em 1996 quando ele abriu uma empresa de propaganda, a J3P. Como era um ferramenta Apple e a companhia utilizava o Macintosh no dia a dia, foi uma opção favorável naquele momento. Em 2009, ele teve acesso à ferramenta novamente, que na época já estava bastante consolidada, com servidor e muitos recursos novos. A partir daí até 2015, buscou exaustivamente, a cada ano, uma atualização que pudesse deixá-lo mais confiante a implantar o software de forma definitiva na empresa.

Após 2015, na YH Brasil, iniciou-se o projeto de desenvolvimento do CRM como negócio que traria autonomia e rentabilidade à organização, utilizando a plataforma nas operações dos seus clientes. Em 2018 a 2021 foram conectados à ferramenta mais de 600 analistas, em turno diferentes.

NICK HUNTER

Em 2019 existiram muitos problemas de Crash no Server, porém, como o projeto estava dando certo e não podia parar, Leandro procurou especialistas na internet para descobrir qual era o problema das quedas, e foi neste momento que conheceu o Nick. Ao olhar a estrutura do banco de dados e o número de registros que trabalhávamos diariamente, Nick sugeriu a restruturação de uma forma que o Filemaker conseguisse trabalhar mais “leve”. Foram algumas semanas espaçadas de conversas em meio ao início da Pandemia. Ao aplicar o conceito sugerido pelo profissional, a ferramenta ficou estável e as quedas cessaram, afirma Leandro. Hoje a empresa tem um SLA de 99,98% da ferramenta UP nas operações da YH Brasil trabalhando 24h.


CLARIS CONNECT

Ganhos com esta nova ferramenta

O Claris Connect é uma ferramenta nova no mercado mas de grande importância para as atividades realizadas na YH Brasil hoje em dia. A plataforma foi adquirida recentemente (em dezembro de 2020) e já se configura como um dos principais agentes nos processos internos e de TI da empresa. Em menos de dois meses, a companhia já mudou o plano para o Standard e a tendência é ampliar ainda mais o uso da ferramenta dentro da organização.


Antes do Claris Connect, fazíamos uma aplicação PHP para ter um endpoint de Webhooks, conectávamos à base SQL via View para consumir o que vinha.

Era um trabalho de uma equipe que eu não tinha na YH e não queria novamente voltar a contratar terceiros para desenvolver essa aplicação para nós. Ainda tínhamos o problema de criar inúmeros Schedules e Robos no Servidor para buscar muitas informações que estavam fora do Filemaker. Com o Claris Connect tudo isso foi resolvido. Hoje recebo milhares de webhooks, integro a sistemas e plug-ins já conhecidos no mercado e tudo isso via API sem consumir processamento e sem aumentar nosso quadro de especialistas, economizando tempo e dinheiro, afirma Leandro.


Para a YH Brasil hoje, a Claris FileMaker e suas soluções, são de vital importância para a empresa. Cada vez mais seus profissionais são treinados e preparados para desenvolver e melhorar os serviços oferecidos. Ele acredita ser um dos principais utilizadores da ferramenta no Brasil e está ansioso por novidades e novos recursos.

Informaçao para contato


YH Brasil

| 11 3777-9577 | www.yhbrasil.com.br |

contato@yhbrasil.com.br |

Rua Bonnard, 980 Blocos 23 e 24 Nível 4 Alphaville Empresarial -

Barueri