Uw bedrijf kijkt naar de toekomst. U hebt een voorsprong op het gebied van geavanceerde technologie en de middelen die nodig zijn voor succes. En u weet dat het magazijn een cruciale rol speelt, vooral als de systemen efficiënt, functioneel en goed onderhouden zijn. Bedrijven zoals dat van u weten hoe ze voorraad effectief kunnen beheren en willen investeren in de juiste technologie en projecten om de concurrentie voor te blijven.
Een manier om de efficiëntie van magazijnbeheer te verbeteren, is automatisering. Met een eigen geautomatiseerd systeem voor voorraadbeheer stimuleert u succes op diverse belangrijke gebieden, waaronder:
Eenvoudigere processen waardoor u het bedrijf makkelijker kunt runnen
Verbeterde nauwkeurigheid om tijdverspilling en hogere kosten te vermijden
Betere voorraadprognoses om meer opbrengst te genereren en klanten tevreden te houden
Zulke verbeteringen worden steeds belangrijker. Magazijnen hebben te maken met een hoge druk sinds de sterk toegenomen e-commerceverkoop in 2020: bedrijven kregen 146% meer online bestellingen.* Maar e-commercegroei gaat gepaard met meer geretourneerde producten. Volgens een rapport van CBRE is er in de komende 5 jaar mogelijk meer dan 35 miljoen vierkante meter aan extra magazijnruimte nodig. En dat is alleen nog maar om geretourneerde bestellingen te verwerken.†
Voor veel magazijnbeheerders biedt automatisering uitkomst. Bekijk zelf hoe u een voorraadsysteem met automatisering kunt maken, via een low-code-platform zoals Claris FileMaker, om uw bedrijfsactiviteiten te optimaliseren.
Een voorraadsysteem maken waarmee u succes kunt bereiken
Op het gebied van voorraadbeheer is er werk aan de winkel, weten verkopers. Op de vraag wat de grootste dagelijkse uitdaging is, antwoord 43% van de verkopers met voorraadbeheer.‡ Kleine bedrijven moeten mogelijk nog harder aan de bak: 43% van de kleine bedrijven geeft aan helemaal geen voorraad bij te houden.
Waar moet u nu beginnen? Een goede eerste stap is kijken naar uw processen en systemen om vervolgens te bepalen waar vernieuwing nodig is. Sta stil bij deze 3 primaire categorieën van voorraadbeheer:
Voorraadactiviteiten
Een systeem voor voorraadbeheer moet alle producten, onderdelen en artikelen bijhouden die een bedrijf verkoopt. Bedrijven moeten zoeken naar een systeem dat ondersteuning biedt bij het volgende:
- Aanschaffen van nieuwe artikelen en artikelen ontvangen inclusief alle relevante informatie
- Bijhouden waar artikelen worden opgeslagen en hoe ze moeten worden verzonden
- Voorraad voor meerdere magazijnlocaties beheren
- Omzet vaststellen
- Hulp bij herhaalbestellingen
Voor een succesvolle bedrijfsvoering moeten magazijnbeheerders vaste plaatsen voor voorraad aanwijzen, procedures opstellen voor het tellen van de voorraad en medewerkers voorzien van de juiste training. Wat voor software of systeem u ook gebruikt, een succesvol magazijn begint bij goed georganiseerd voorraadbeheer. Alleen dan kan de software zijn werk doen.
Nauwkeurigheid van voorraad
Een nauwkeurige voorraad is altijd het doel, maar wat houdt dit precies in? Nauwkeurigheid heeft doorgaans betrekking op het aantal artikelen (het getelde aantal moet overeenkomen met het verwachte aantal) en het aantal euro's (het verwachte aantal euro's moet overeenkomen met de prijzen van de beschikbare artikelen). Een voorraad is bijvoorbeeld nauwkeurig als een medewerker iets zoekt, en dat artikel vindt op de juiste locatie en met de juiste beschrijving.
Voorraadprognose
Voorraadprognose kan best lastig zijn. Als u te hoog schat, houdt u producten over. Als u te laag schat, kunt u niet alle bestellingen uitvoeren. Klopt de voorraad niet, dan lopen uw omzet en klanttevredenheid gevaar. Uit een onderzoek blijkt dat 70% van de kopers een artikel liever bij de concurrent koopt dan te moeten wachten op een nabestelling, ongeacht hoelang.§
Voor het berekenen van de toekomstige voorraad hebt u betrouwbare gegevens over uw bedrijf en de marktomstandigheden nodig. Gebruik een systeem dat rekening houdt met historische verkoopgegevens, geplande promoties en andere variabelen om een zo nauwkeurig mogelijke prognose te maken.
Bepalen welk type beheersysteem voor voorraad u gaat gebruiken
Organisaties gebruiken meestal softwaresystemen om hun voorraadbeheer te verbeteren: van een eenvoudig, handmatig systeem tot complexe, dure software en alles daartussenin.
Wat is het meest geschikt voor kleine bedrijven?
Kleine bedrijven werken doorgaans vooral met handmatige processen en systemen. Vaak houden ze op een spreadsheet bij hoeveel materialen ze bestellen en hoeveel producten ze verkopen. Het is echter lastig om de gegevensintegriteit te waarborgen als alles handmatig wordt ingevoerd en de kans op menselijke fouten groot is.
U kunt deze problemen aanpakken door een intuïtief systeem voor voorraadbeheer te implementeren dat niet al te uitgebreid is. Zoek iets dat u gemakkelijk kunt implementeren, maar wel kunt aanpassen aan de unieke uitdagingen waarmee uw bedrijf te maken heeft.
Wat is het meest geschikt voor grotere organisaties?
Grotere organisaties hebben een robuust systeem nodig, zoals software met streepjescodetechnologie, directe feedback, automatisch bestellen, geautomatiseerde communicatie en geavanceerde rapportage en analyse. Bedrijven kunnen kiezen voor on-premises opties op hun eigen server of softwarepakketten in de cloud.
Een voorraadsysteem met automatisering maken
Met diverse toepassingen en systemen kunt u producten beter bijhouden zonder hiervoor al te veel arbeidskrachten te moeten inzetten. Met apps voor voorraadbeheer, zoals de apps die met FileMaker zijn gemaakt, kunt u de voorraad gemakkelijk, visueel en intuïtief bijhouden voor meerdere locaties. U kunt de apps vaak makkelijk aanpassen en integreren. Bovendien kunt u ze gebruiken op uw computer, tablet en mobiele telefoon (on-premises of in de cloud).
Door een database voor de voorraad te maken, kunt u gegevens met betrekking tot bestanden of producten ordenen. Zo'n database kan zo eenvoudig of ingewikkeld zijn als u wilt: van een lijst of verzameling artikelen tot een systeem voor facturering of voorraad. U kunt bestanden helemaal zelf maken, ze genereren via een sjabloon of nieuwe bestanden maken met gegevens uit een andere toepassing. Met een platform zoals FileMaker hoeft u geen ervaren programmeur te zijn.
Het maken van labels is een voorbeeld van zo'n tijdrovende taak die u met een FileMaker-app kunt automatiseren. In de Claris Marketplace kunt u zelfs zoeken naar kant-en-klare apps en add-ons, zoals labels maken met Shippo.
Het maken van labels klinkt niet zo ingewikkeld, maar wordt vaak gedaan via handmatige basismethoden in Microsoft Excel of Word. Wanneer u gaat kopiëren en plakken, neemt de kans op fouten toe. Bovendien is het vervelende klus die voor de meeste organisaties niet efficiënt genoeg is.
Bedrijven kunnen het proces voor het maken en aanpassen van labels vereenvoudigen, en besparen op de kosten van softwareontwikkeling, door aan de slag te gaan met het FileMaker Platform. Met slimme scriptbewerkingen kan een team automatisch het juiste aantal labels genereren, met alle vereiste gegevens. Met FileMaker kunt u labels maken zonder extra software te gebruiken.
De belangrijkste voordelen van geautomatiseerd voorraadbeheer
Met een geautomatiseerd systeem voor voorraadbeheer kunt u onnauwkeurigheden beter aanpakken en de productiecyclus verbeteren. Het biedt de volgende specifieke voordelen:
- U kunt middelen inzetten voor waardevolle taken die een grotere impact op uw bedrijf kunnen hebben (met automatisering hoeft u geen tijd te besteden aan eenvoudige taken).
- Automatisering zorgt voor minder kwetsbaarheden en risico's door menselijke fouten.
- U hebt de mogelijkheid om snel op te schalen en meer producten toe te voegen die bij uw klanten in de smaak zullen vallen.
- U krijgt snelle toegang tot de gegevens die u nodig hebt om goede klantenservice te leveren en betere zakelijke beslissingen te nemen.
- Uw team ervaart minder druk en kan proactief werken om potentiële problemen aan te pakken.
Bekijk ook deze video: Zie hoe Shock Therapy het magazijnbeheer heeft getransformeerd met FileMaker: "Als ik nu op de werkvloer kom, zie ik iedereen met een iPad. Ze weten precies wat ze moeten doen... We kunnen heel flexibel werken... en in de loop van de tijd kunnen we het hele bedrijf stroomlijnen."
Belangrijkste conclusie: ook u kunt gebruikmaken van een geautomatiseerd voorraadsysteem
De behoefte aan efficiëntie in magazijnen is nog nooit zo groot geweest. Beheerders moeten snel en zorgvuldig kunnen werken, en geïnformeerde prognoses kunnen maken om te blijven voldoen aan de vraag van klanten.
Gelukkig kunt u deze doelen nu ook heel eenvoudig bereiken, met de juiste aanpak.
Als u uw huidige processen beoordeelt, bepaalt wat voor systeem voor voorraadbeheer u nodig hebt, beste werkwijzen hanteert en een effectief beheersysteem met automatisering ontwikkelt, kunt u een gestroomlijnd magazijn runnen en de bedrijfsresultaten verbeteren.
Meer weten over hoe FileMaker veranderingen in magazijnen en fabrieken stimuleert? Download ons e-book over voorraadbeheer of start een gratis proefversie van 45 dagen van FileMaker. Ga naar de pagina over voorraadbeheer.