Industriell elinstallatör ökar säkerhetsmedvetandet för över 435 teammedlemmar med en iPad-baserad lösning, innehållande deras innovativa app för analys av säkerhet på arbetsplatsen.
Säkerheten främst
Jeff Coghlin, IT-ansvarig, förklarar hur säkerhet är centralt för Braun Electric. ”Vi är ett företag som funnits länge”, säger Coghlin. ”Samtidigt är vi alltid i framkant genom ett intensivt arbete för att ständigt förbättra oss och i den processen är FileMaker-plattformen en av hörnstenarna. Vår säkerhetsstatistik är en av de saker vi är stoltast över och den har blivit ännu bättre genom ökad noggrannhet och tillgänglighet till information genom FileMaker-plattformen.”
För att hantera arbetsplatssäkerheten för över 435 personer samarbetade programutvecklaren Jason Larson och Coghlin med verksamhetsförbättringsteamet för att identifiera de viktigaste problemen. De kom fram till att deras första uppgift var att digitalisera den viktigaste och bland de mest komplexa affärsprocesserna: jobbsäkerhetsanalys (JSA).
Traditionellt var de formulär som används för JSA 100 % pappersbaserade. Personer ute på fältet fyllde i formulär innan arbetet utfördes och kopplade standardrutiner (SOP) från stora pärmar till jobbrutiner.
Processen för att underhålla standardrutinerna krävde utskrift och underhåll av två till tre stora ringpärmar med information för vart och ett av de över 300 fordonen i företaget. Om en befintlig process ändrades eller en ny process skapades så behövde ett nytt papper skrivas ut, lamineras och hålslås för varje pärm i företaget och de gamla sidorna samlas in. Det tog två till tre veckor att genomföra. Braun behövde ett effektivare sätt att distribuera denna information till sina teammedlemmar för att säkerställa att de hade den senaste versionen av dessa viktiga data.
Larson säger, ”Vi behövde en mobil lösning för digitala formulär som kunde hjälpa teammedlemmar med information direkt och be elektriker besvara frågor om underliggande säkerhetsproblem som de kanske inte tänkt på.”
Vi är ett företag som funnits länge. Samtidigt är vi alltid i framkant genom ett intensivt arbete för att ständigt förbättra oss och i den processen är FileMaker-plattformen en av hörnstenarna.
Jeff Coghlin, IT-ansvarig, Braun Electric Company
En grund för bättre affärsverksamhet
När de beslutat att en effektivisering av JSA-processen var den första åtgärdspunkten var nästa fråga hur det skulle gå till. Vilken teknik skulle ge kortast utvecklingstid och tillhandahålla en multi-plattform för många andra lösningar som kunde automatisera och förbättra affärsprocesserna?
”Program ska designas så de passar människor och processer, inte så att människor måste förändra hur de arbetar för att använda ett program”, säger Coghlin. ”Det var därför vi beslutade att bygga vårt eget FileMaker-program som passade våra processer.”
VD Ed Ott lägger till, ”Behovet att dela information fanns inte bara hos personalen ute på fältet. Att göra mer med mindre från den yttre verksamhetens perspektiv krävde ett system som kunde återkoppla data och information i realtid, och därmed dela åtgärderna vid riskaktiviteter med alla inblandade och ansvariga projektledare samtidigt. FileMaker gav den flexibiliteten och var en välkommen förändring. Vi undvek att behöva lägga till fler chefer för att övervaka riskfyllda arbeten. Genom att hålla vår aktuella chefspersonal mer informerad eliminerades behovet att lägga till mer personal. Dessutom kunde vi investera i tekniken till en lägre totalkostnad.”
Lösningen behövde vara mycket lätt att använda. Dessutom krävdes att det fungerade offline för att senare synkronisera uppdaterade data via mobilanslutningar till företagets Windows-baserade informationssystem. Viktigt var också att det skulle det kunna integreras med andra affärssystem, inklusive ERP och office-program.
Larson var övertygad om att FileMaker-plattformen var rätt val. ”Att uppfylla alla våra krav skulle ha varit ett enormt arbete om vi använt traditionella handkodade metoder”, säger Larson. ”FileMaker gjorde det enkelt att skapa en mobilcentrerad lösning, en viktig faktor eftersom de flesta av våra teammedlemmar ute på fältet aldrig rör en dator utan bara använder mobila enheter. Vi behövde därför en mobil lösning som var enkel att använda men också kunde integreras sömlöst med våra desktop- och serversystem.”
Med FileMaker-plattformen skapade företaget en app för jobbsäkerhetsanalys som täcker tillstånd, antal gånger som personal går igenom JSA, fallskydd, platsritningar, incheckningssidor, lyftregistreringar och annat. JSA-lösningen automatiserade även kommunikation till ledningsgruppen genom att skicka notifikationer.
JSA-spåraren ger fältledningspersonal tillgång till digital sökbar information på platsen. Projektledare kan exempelvis se GPS-information och befintliga energistyrningsmöjligheter, platsritningar, möjliga riskkällor osv.
Resultatet: förbättrad säkerhet
Sedan de började använda FileMaker och bästa praxis har företagets säkerhetsstatistik blivit en modell för branschen. Den totala skadefrekvensen är 0,24, jämfört med branschen som helhet som har 3,8. Brauns ”Experience Modification Rate” (EMR), ett värde som används av försäkringsbolag för att mäta både kostnaden för skador som redan inträffat och framtida risk, är 65 % lägre än branschgenomsnittet.
Automatisera flera affärsprocesser
Braun Electrics slutmål är att automatisera ungefär 30 andra unika processer, på ett sätt som följer företagets anpassade sätt att driva sin verksamhet.
Brauns IT-team har redan skapat ett antal innovativa iPad-lösningar. En app kombinerar FileMaker med plugin-programmet GoMaps från FileMaker-utvecklarna SeedCode och gör att arbetsledare hela tiden kan se var arbetslagen befinner sig via Google Maps. En annan lösning från Apple App Store tillhandahåller väderinformation så att arbetslagen kan hålla sig informerade om vädret och kan ta hänsyn till denna information när de planerar dagen. Genom en annan app har personalen nu direkt tillgång till en elektronisk version av den nationella elsäkerhetshandboken (NEC). Även gamla tidkort har till sist blivit digitala genom en FileMaker-app.
Dessa mobila lösningar har ökat säkerheten och effektiviteten samt skapat bättre, mer automatiserad kommunikation mellan fältpersonal och Brauns huvudkontor. Ott säger ”Snart kommer arkivering och lagring av bokstavligt talat miljontals pappersdokument att tillhöra det förflutna. Regelverk och avtal kräver att data sparas 5 till 7 år. Det kommer att vara ytterligare en fördel när detta utrymme kan användas för annat än att förvara dokumentation. Det kommer även att vara enklare att få tag på rätt data.”
Braun Electric tänker gå längre än sina interna processer och använda FileMaker WebDirect-funktionen för att ge kunderna tillgång till vissa rapportdata direkt i sina webbläsare.
Larson tillägger, ”I vår bransch ser vi inte omvälvande förändringar särskilt ofta. Genom att återskapa våra processer med FileMaker-plattformen och FileMaker Go för iPad och iPhone har vi ökat säkerheten och effektiviteten, levererat en bättre produkt, ökat produktiviteten och sänkt kostnaderna – samt ökat kundnöjdheten.”