Como ajudar a desenvolver uma comunidade internacional de tênis enquanto se recupera uma pandemia global, quando as pessoas estão mais distanciadas do que nunca? Para P.J. Simmons, fundador da Net Gains Foundation (NGF), e Gary Innes, o Diretor Executivo, a resposta era simples: alavancar a paixão pelo esporte e o desejo de retribuir à comunidade usando as ferramentas que eles conheciam melhor: o tênis e o Claris FileMaker.
Saiba como essa organização sem fins lucrativos, com a ajuda da parceira da Claris, Sounds Essential LLC, criou um aplicativo personalizado para simplificar, coordenar e personalizar eventos em andamento para uma rede cada vez maior de tenistas, treinadores e voluntários.
O objetivo é tornar o gerenciamento de eventos um grand slam.
P.J. fundou a NGF para aproveitar o poder do tênis como catalisador para a saúde e o bem-estar ao longo da vida, crescimento pessoal e profissional, liderança orientada por personalidade e serviço orientado para causas. Ao organizar eventos do Congresso de Tênis e outras iniciativas filantrópicas, a NGF criou uma comunidade estimulante para atletas de qualquer idade, raça, renda ou nível de habilidade, que permite que as pessoas pratiquem o tênis como passatempo, paixão ou ambos.
Gerenciar os eventos do Congresso de Tênis requer estreita coordenação e organização para garantir que cada membro receba o mais alto nível de educação, treinamento e atenção personalizados. Para reduzir os processos manuais e introduzir a automação sempre que possível, a fundação procurou a Sounds Essential LLC.
“Gary e eu tínhamos experiência de desenvolvimento no FileMaker e estávamos prontos para levar as operações do evento para o próximo nível”, conta P.J. “Tivemos a ideia de criar aplicativos para nossas operações complexas para apoiar melhor nossos atletas e voluntários que trabalham nos bastidores, usando informações de maneiras novas e mais poderosas com o FileMaker.”
Integração de dados e sistemas para ganhos de eficiência.
Vários sistemas eram usados na NGF, o que exigia que voluntários e organizadores procurassem informações em dezenas de planilhas e aplicativos isolados. Além disso, não era incomum que um único voluntário gerenciasse os dados de centenas de participantes, criando a necessidade de permitir que usuários externos, inclusive os próprios atletas, interagissem diretamente com o banco de dados da NGF.
Por isso, a NGF recorreu à parceira da Claris, Sounds Essential LLC. Duncan Baker, coproprietário e desenvolvedor chefe da Sounds Essential LLC, sabia exatamente o que era necessário para tornar mais eficiente a organização sem fins lucrativos. A parceira trabalhou com a NGF para consolidar muitas funções organizacionais, inclusive o planejamento de eventos.
“Criamos um sistema operacional completo para a empresa”, diz Duncan. “Agora, atletas, treinadores e participantes podem se envolver diretamente com o sistema e ver agendas personalizadas dos eventos. Por causa do FileMaker, todos os envolvidos sabem imediatamente se houver alguma alteração."
Substituir sistemas manuais por um único sistema operacional de negócios consolidado reduz as consultas de entrada e as despesas gerais necessárias para a equipe de eventos. Além disso, com uma API implantada, os atletas podem enviar informações de perfil diretamente para o banco de dados, um processo totalmente prático para os organizadores.
A automação acelera o passo.
A Sounds Essential LLC desenvolveu ainda mais a solução, introduzindo uma automação que combinasse melhor com atletas e treinadores, garantindo que os organizadores voluntários tivessem as informações para apoiar os participantes em centenas de sessões de treinamento, seminários e apresentações. Para agilizar a distribuição de agendas personalizadas, o parceiro criou um sistema de comunicação, extraindo informações do banco de dados da NGF para disseminar perfeitamente informações personalizadas para diferentes conjuntos de participantes.
“O FileMaker oferece vantagens incríveis! Com a solução moderna criada pela Sounds Essential LLC, agora uma automação e integração de altíssimo nível”, diz Gary. “As tarefas que levavam horas agora são feitas em minutos, criando melhores resultados para a NGF e fornecendo uma base digital enquanto crescemos.”
Graças ao FileMaker, a NGF pode reduzir o trabalho manual dos organizadores e introduzir eficiência em todos os tipos de eventos, incluindo um evento global de alto nível do Congresso de Tênis para 134 atletas e 50 treinadores de 33 países que levou mais de um ano para ser planejado. O ROI do evento global compensou, gerando mais de US$ 300.000 em receita, e espera-se que o tamanho do evento do próximo ano dobre.
A plataforma Claris é a combinação perfeita para o futuro.
E a NGF está apenas começando com aplicativos operacionais personalizados. A fundação visa alavancar a nova plataforma Claris (somente em inglês), usando o Claris Connect para integrações com aplicativos cotidianos como o Mailchimp para melhorar as comunicações de eventos. Além disso, há planos em andamento para usar o Claris Go para apoiar operações no local com acesso ao banco de dados móvel durante eventos, o Claris WebDirect para gerenciamento financeiro e relatórios para treinadores da NGF e o Claris Studio para formulários de feedback dos participantes.
“Com fluxos de trabalho e ferramentas personalizados, nossos voluntários, treinadores e atletas podem se unir para gerar impacto positivo em muitas vidas”, acrescenta Gary. “À medida que nossa fundação cria oportunidades no tênis, estamos ansiosos para criar novas soluções digitais e maneiras de alavancar toda a plataforma Claris.”
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