기존 업무는 환자들이 작성한 문진(問診)표 내용을 엑셀에 다시 입력하는 방식이었다. 하지만 데이터를 입력하는 과정에서 실수가 생기기도 했고 무엇보다 처리하는데 시간이 많이 걸렸다.
FileMaker 플랫폼을 이용한 갑상선 질환 검사 관리 시스템 "Thyroid Survey System"을 구축한 뒤 증상 등록 작업의 효율성이 향상되었다
“Mac 유저 전문의가 선택한 것은 FileMaker”
유창환씨는 몇 년 전 환자 1,000여 명의 증상 사례 데이터를 검토해야 하는 상황에 놓였습니다. Mac 사용자였던 그는 엑셀보다 효율적으로 데이터를 관리할 수 있는 소프트웨어를 찾던 차에 지난 2012년 FileMaker를 알게 되었습니다. 이후 FileMaker를 사용하면서 쉽게 레이아웃을 만들거나 필드를 추가할 뿐 아니라 자신이 원하는대로 화면을 설계할 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 그러던 중 유창환씨는 2016년 같은 부서에서 근무하던 언어 치료사 류연미씨가 엑셀에서 대량의 데이터를 관리할 때 화면이 가로로 길어져 처리하는데 불편함을 겪고 있는 것을 보고 FileMaker를 소개하게 되었습니다. 이후 류연미씨는 FileMaker사로 연락을 하여 서울에서 정기적으로 개최되는 FileMaker 핸즈온 세미나를 소개받게 되었습니다. 그리고 2016년 8월, 국립암센터 직원 5명이 FileMaker 핸즈온 세미나에 참가하였습니다. 이들은 이날 세미나에서 ‘드래그 앤 드롭’ 을 통해 엑셀 데이터를 FileMaker에 옮겨와 iPad로 동작하는 업무용 애플리케이션을 만들어 보았습니다. 업무용 애플리케이션을 단 3시간만에 만들어 보면서 업무에 FileMaker를 도입하면 기존 업무가 훨씬 수월해질 것이라고 생각했습니다.
국립암센터 갑상선암센터 전문의 유창환 씨
종이로 된 문진표와 엑셀로 나누어 관리하던 약 1만건 이상의 증상 사례 등록 업무를 FileMaker 플랫폼으로 이관하여 일원화 관리.
갑상선 수술 후에는 환자의 QOL(Quality of life, 생활의 질) 향상이 필수입니다. 수술 전후 검사는 단순히 소리의 발성 여부를 판단하는 것이 아니라 정량 분석과 정성 분석을 시행하고 있습니다. 정량 분석은 전용 장비를 사용해 발성 주파수를 측정하고 치료 성과를 수치로 평가합니다. 예를 들어 남성의 목소리는 평균 100Hz, 여성의 목소리는 200Hz라는 고음 · 저음 등의 변화를 기록합니다.
정성 분석에서는 환자의 발성 길이와 노래 할 때 음성 배출의 용이성 등을 기록하고 있습니다. 기록 항목만 100여 개에 달하는데 환자들이 항목을 이해하고 평가하기 수월하게 간소화시키면서도 의료진은 정확한 계산식을 이용하여 수치를 기록할 수 있도록 이원화시켜 기록하고 있었습니다. 한 명의 환자가 여러 차례 검사를 받기때문에 기록 용지가 많아지는데 이 내용을 엑셀로 정리 한 뒤 기록 용지는 따로 창고에 보관했습니다. 검사를 위해 내원하는 환자가 많게는 한 달에 100명이 넘었고 작성되는 문진표가 수백장이 넘었습니다. 즉 이전에는 검사 기록과 데이터 관리에 너무나도 많은 시간이 소요됐고 그런 상황에서 2016 년 8 월부터 FileMaker로 전환하는 프로젝트가 시작되었습니다.
병원 내에서 개발된 ‘Thyroid Survey System’ 시스템과 iPad의 도입으로 업무의 효율화 및 관리의 단순화로 이어졌고 이 뿐만 아니라 논문 데이터의 토대를 구축하는 데 성공했습니다.
류연미씨는 FileMaker 핸즈온 세미나에서 FileMaker에서 제공하는 애플리케이션인 ‘FileMaker Go(App Store에서 무료 다운로드 가능)'를 통해 단 한줄의 스크립트로 자신의 업무 시스템에 바코드 스캔 기능을 적용할 수 있다는 것을 체험했습니다. 이후 기존에 환자의 ID 8자리를 수동으로 입력하던 것을 바코드 스캔으로 전환하여 정확하고 빠르게 업무를 처리할 수 있게 됐습니다.
검사 과정은 환자에게 iPad로 문진하는 것으로 시작합니다. 환자의 상태에 따라 문진 내용이 다르게 제공되는데 이는 종이에 작성 후 엑셀에 옮겨 기입하는 시간을 절약할 뿐만 아니라 기입과정에서 생기는 오타를 방지할 수 있습니다. 또한 환자가 입력한 값을 기반으로 의료에 필요한 수치가 자동으로 계산되는 FileMaker의 계산 필드를 활용해 정보 입력의 정확성도 향상되었습니다. 회수된 문진 내용은 데이터베이스화 되며 즉시 차트로 변환시켜 유형별 주요항목을 직관적으로 확인할 수 있습니다. 또한 각 문진 항목마다 날짜별 변화도 확인할 수 있어서 의료진들은 간단하게 필요한 내용을 확인하고 소견을 기록할 수 있게 되었습니다.
국립암센터 언어치료사 류연미 씨
환자카드의 바코드를 iPad의 카메라로 스캔하여 설문을 시작
설문 유형에 따라 답변 항
설문 유형별 주요항목 점수 그래프
방문 일자별, 유형별 점수 그래프
컴퓨터 전문가도 엔지니어도 아닌 의료인이 데이터베이스 응용 프로그램을 만들 수 있었던 이유
환자의 QOL을 최우선으로 생각하여 치료와 검사에 임해 온 류연미씨에게 자신의 전공분야가 아닌 프로그램 개발은 어려운 도전이었습니다.
일반적으로 데이터베이스 응용 프로그램을 개발하려면 반드시 SQL(Structured Query Language, 관계형 데이터 모델)언어를 알아야하지만 FileMaker는 개발 언어를 따로 배울 필요가 없습니다. 개발과정에서 고민할 부분은 환자가 이해하기 쉬운 단어로 레이블을 생성하고 레이아웃 상에 어떤 순서로 필드를 배치하면 가장 효율적인지를 생각해서 만드는 것입니다. 그래서 이 작업을 개발 회사에 전부 의뢰하는 것이 아니라 사내에서 직접 개발하기로 결심했습니다.
먼저 FileMaker에서 진행하는 핸즈온 세미나에 참가한 뒤 솔루션을 직접 제작할 계획을 세웠지만 복잡한 계산식과 자동 스크립트를 만들어 적용할 경우 제작과정에서 시행착오를 겪게 되고 이에 따른 시간이 소요될 것으로 판단했습니다. 그래서 FileMaker 공식 비즈니스 파트너(FBA)인 디딤솔루션(주)를 통해 전문적인 교육을 제공받고 있습니다. 디딤솔루션(주)는 국립암센터에 정기적으로 방문하여 교육을 진행하고 있으며 전화 지원을 통해 긴밀하게 대응하고 있습니다. 디딤솔루션의 FileMaker 엔지니어 박태원씨는 류연미씨를 비롯한 국립암센터 직원들에게 FileMaker 개발 교육을 실시할 뿐 아니라 사내 시스템 개발을 지원하고 있습니다.
박태원씨에 따르면 직원들이 전문개발자가 아니기 때문에 처음에는 많은 시행착오가 있었지만 약 3개월만에 업무에 필요한 기본적인 기능을 구축했다고 합니다. 또한 업무의 모든 부분을 류연미씨가 가장 잘 이해하고 있기때문에 현재 실행 중인 ‘Thyroid Survey System’ 개발의 90%를 류연미씨가 직접 만든 것이라고 했습니다.
향후 전망
유창환 씨 - 우리 기관에서는 현재 음성 검사 결과를 기록하거나 문진하는 과정에서 FileMaker 시스템을 이용하고 있지만 이외에도 활용할 수 있는 분야가 많습니다. 예를 들면 논문을 분류하거나 검색하는데 시간이 걸리기 때문에 이를 FileMaker로 처리하면 효과적일 것 같습니다.
또한 의료 종사자가 직접 개발할수 있다는 점은 FileMaker 플랫폼의 큰 장점입니다. 다른 기관에서도 FileMaker 솔루션을 이용하여 데이터를 입력한다면 데이터 통합이 쉬워져서 여러기관이 공동으로 연구하는 프로젝트에 효율적으로 활용할 수 있을 것 같습니다.
다른시설에서도 꼭 FileMaker의 사용자가 늘어나기를 바라고 있습니다.
국립암센터
https://ncc.re.kr/indexEn.ncc
시설 개요
국립암센터(NCC)는 2000년에 설립. 연구, 환자 관리, 교육 훈련, 국가 암 대책 프로그램 지원을 통해 암의 발생률과 사망률을 감소, 국민의 건강과 복지를 향상하기 위한 시설. 국내 최고의 의료진과 최신 시설을 기반으로 환자를 응대하는 시설로 주목받고 있음.
업계: 의료
솔루션
국립암센터 유창환 갑상선암센터 전문의와 류연미 언어 치료사는 엑셀에 데이터를 입력하고 관리하던 기존의 방식에 한계를 느껴 환자들이 쉽게 치료 현황을 비교하고 갑상선 수술 전후 데이터와 이미지를 논문으로 기록하여 의료 발전에 기여하고자 FileMaker 맞춤형 App을 도입하게 됐다. : 국립 암 센터 갑상선 질환 조사 관리 시스템 : Thyroid Survey System
장점
솔루션 개발의 90%를 병원 측에서 직접 개발하여 비용을 절감. 바코드 스캔과 계산식을 통한 자동입력 방식 등 입력 보조 기능을 도입하여 수기 입력으로 발생할 수 있는 실수를 줄여 업무 관리의 효율성을 높임.
시스템 구성
FileMaker Server : 1 대・FileMaker Pro : 20 대・FileMaker Go : 8 대