국제 냉동수산품 물류 대행 회사가 기존 기간 시스템의 재구축 프로젝트를 FileMaker 플랫폼으로 진행. 그 결과 데이터 처리의 자동화 및 용이한 사용으로 직원들의 작업 시간이 절반으로 단축.
과거 개발 회사에 의뢰해 국제 냉동수산품 물류 대행업무의 특성을 고려한 웹 시스템을 5년에 걸쳐 구축하였으나 실패. 개발 기반을 재검토한 뒤 FileMaker 플랫폼을 선정하여 불과 8개월 만에 새로운 시스템 가동과 동시에 iPad를 활용해 사무실을 벗어나 자유로운 업무 환경에서 직원들이 일할 수 있는 시스템 완성.
복잡한 시스템 구축을 위해서는 쉽게 커스터마이즈 할 수 있는 환경이 중요
ARA Logistics의 김기란 부사장은 회사의 설립 당시부터 회사 내부 업무를 총괄하고 있다. 주요 사업인 알래스카 부정기선은 연간 약 30번을 왕복하고, 연간 12만톤의 수산물을 운송하고 있다. 재고는 팔레트 단위, 팔레트 내의 상자 단위 등 여러 항목으로 관리되며 부산에서 재배송되는 상품 관리, 국내에 유통되는 상품 분류, 운반 경로에서의 온도 품질 관리 등이 재고 관리 업무에 포함된다.
ARA Logistics는 2011년 9월 설립 당시부터 현장의 효율적인 운영을 위해 재고 관리 시스템이 중요하다고 생각하여, 사장 직할로 개발 회사에 의뢰하여 총 18개월에 걸쳐 당사의 특수한 업무에 부응하는 독자적인 시스템을 구축하고자 했다. 그러나 초기의 설계 방식으로는 회사의 성장과 업무 범위의 확대에 따른 변화하는 비즈니스에 충분하게 대응할 수 없었고, 개발 회사의 사양 변경에 대한 대응에도 시간이 소요되었다. 결국, 운용을 시작한지 3년을 경과한 시점에서 1차 시스템의 사용을 중단했다. 2차 시스템에서는 재고 관리 뿐만 아니라 화물 관리, 청구 관리 등을 포함한 추가 개발을 내부 개발팀을 만들어 추진하였다. 그러나 MySQL과 PHP를 통한 웹 기반의 2차 시스템은 개발 자체에 어려움을 겪으면서 몇 번이나 다시 만들었음에도, 설명서 없이는 사용할 수 없을 정도로 복잡한 시스템이 되고야 말았다. 결국 시스템을 숙지하는 데에 시간을 더 사용하는 상황이 되어 현장의 업무 효율을 높이지 못하고 운용을 중단하는 사태에 이르렀다.
업무 환경 변화에 신속하게 대응할 수 있는 시스템의 필요성이 절실
ARA Logistics의 하역팀(Stevedore Team)은 부산의 감천항으로 들어오는 냉동 화물에 대한 하역과 상선 업무를 담당하며, 알래스카에서 조업하여 부산으로 들어오는 외국 화주의 화물과 국내 거래처 화물의 하역 업무도 대행하고 있다. 또한, 부산항운노조와 공동으로 선상 냉동 시설에서 관리하는 화물, 40feet (약 12m)의 컨테이너 화물과 20feet의 컨테이너 화물의 하역 및 관리 작업을 수행하고 있다. 실무를 담당하는 부산항운노조 소속 근로자는 많은 선박의 하역을 담당하기 때문에 작업마다 노임 및 장비 등의 대금을 청구하는 구조로 되어있다. 예를 들어, 하루 동안의 작업 인원수, 작업 화물의 중량, 사용한 트럭 대수, 지게차나 크레인의 가동 대수와 시간, 그 밖의 비품의 이용 상황 등 이틀간의 하역 작업만으로도 10가지의 명세서 및 내역서가 생긴다. 이렇게 작성된 내역서를 기반으로 화물 운송을 의뢰한 화주에 대한 청구서가 작성된다. 또한, 부산항운노조와의 계약에서 매년 4월에 근로자의 임금 협상 결과가 반영되는데, 연도는 1월부터 시작하기 때문에 소급 처리를 하여 지난 1월 ~ 3월분을 포함하여 5월에 추가 지불할 의무가 있으며, 과거에는 이 소급 처리를 수작업으로 하였다.
이러한 상황 속에서 시스템 구축을 통한 업무 효율 향상은 ARA Logistics에게 매우 중요한 과제였다. 2016년, ARA Logistics의 박원확 대표는 다시 한번 도전했다. 이번에는 관점을 바꾸어 시스템 개발 회사를 찾는 것이 아니라 유연한 개발이 가능한 개발 플랫폼을 알아보았고, FileMaker 제품을 접하게 되었다. 박 대표는 FileMaker에 대해 자세하게 알아보고자 디딤솔루션의 FileMaker 개별 교육 프로그램을 신청했고 정현철 디딤솔루션 대표와 만나 학습하면서 가능성을 확인했다. 당시 디딤솔루션은 해당 업계에 관한 개발 경험이 없었기 때문에, 정 대표가 직접 ARA Logistics에 방문하여 과거에 실패한 웹 기반의 시스템의 구성 내용과 문제점을 파악하였다. 그리고 현장에서 가장 필요로 하는 기능을 중심으로 FileMaker의 운용이 적합하다는 것을 확인하고 개발에 착수했다.
필요했던 것은 틀에 박힌 시스템이 아니라 ‘유연한 시스템’
디딤솔루션의 개발은 3단계로 구분되며, 우선 가장 시급했던 재고 관리 시스템 개발이 2017년 5월에 시작되었다. 현장의 화면 구성과 작동 확인을 중심으로 정기적인 미팅을 거듭한 결과, 8개월 후인 2017년 12월부터 인벤토리 시스템(재고 관리 및 청구 관리)을 가동할 수 있었다. 이어 두 번째 단계로 하역 관리 시스템 구축에 착수하여, 이 또한 8개월 후인 2018년 8월에 완성되었다. 현장에서 지휘를 맡고 있는 황제웅(Andy Hwang) 씨는 "이전 시스템에서는 오류가 자주 발생했고, 데이터 수정도 어렵고 번거로워 데이터를 기록하는 데 많은 시간이 걸렸습니다. 한마디로 시스템에 유연성이 없었습니다.”라며 이전 시스템과 비교했다.
디딤솔루션은 세 번째 단계에서 앞의 두 단계에 해당하는 업무 시스템을 결합하고 보완하여 데이터를 일원화하고, 프로젝트 관리, 인사, 업무일지, 청구, 결재 등의 기능이 포함된 ERP (기간 정보 시스템) 구축에 착수했다. 현장의 요구에 맞춘 시스템을 제작하기 위해 완성한 다음 납품하는 것이 아니라, 기획 및 개발 단계부터 직원들의 의견을 반영하여 제작한 결과 6개월 만에 완성하여 2019년 1월에 정식으로 가동을 시작하였다.
일반적으로 많은 기업은 완성된 통합형 ERP를 1년에 걸쳐 도입하는 경우가 많다. 그러나 ARA Logistics가 과거의 실패한 경험을 통하여 이번에 선택한 방법은 업무 소프트웨어를 먼저 구축한 후 업무 단위 (회계, 현장 등)로 도입하여 추가 · 확장하는 컴포넌트형 도입이다. 덕분에 현장과 사무 담당자들이 시스템 조작을 서서히 익힐 수 있었고, 디딤솔루션의 개발 엔지니어와의 커뮤니케이션도 활발해져 함께 좋은 시스템을 완성해 나가고자하는 협력 커뮤니티가 만들어졌다.
김기란 부사장은 FileMaker의 입력된 데이터의 검색과 용이한 열람 기능, Windows, macOS, iPad, 웹 브라우저에서 사용할 수 있는 점을 높이 평가하고 있다고 한다.
“과거에 프로젝트 관리와 사내 커뮤니케이션 도구로 Basecamp라는 소프트웨어를 이용했습니다. 제안서, 기획서, 청구서 등의 관리와 현장 직원의 보고서 등이 저장되어 있었는데 경영 판단에 불필요한 내용도 다수 포함되어 있었기 때문에 정보 및 데이터 정리에 시간을 빼앗겼습니다. FileMaker를 도입함으로써 저희의 요구에 맞게 쉽게 변경할 수 있게 되었고, 세계 각지에 있는 직원이 안정적으로 정보를 공유할 수 있게 되었습니다. 중국 지사와는 메신저로 연락해왔지만 Firewall 등의 문제가 있었습니다. 현재는 FileMaker로 커뮤니케이션 하고 있습니다.”
FileMaker 도입으로 얻게 된 ‘저녁이 있는 삶’
“FileMaker를 도입하기 전의 시스템은 현재 디딤솔루션에 지불한 금액의 2배 이상을 지불했습니다. 디딤솔루션이 FileMaker로 개발한 현재 시스템은 기존 시스템의 절반 금액임에도 불구하고 2배 이상의 효과적인 기능들을 제공하고 있습니다. FileMaker 플랫폼으로 구축한 ARA ERP시스템의 도입으로 직원들에게는 저녁이 있는 삶을 제공할 수 있게 되었고, 일자리는 늘릴 수 있게 되었죠. 시스템을 안정적으로 운용하고 있는 지금, 앞으로는 해외 고객이 사용할 수 있는 컨테이너 화물 예약 시스템을 디딤솔루션과 상담하며 구축하고 싶습니다.”
김기란 부사장은 미래의 새로운 비즈니스 성장을 위한 계획을 밝히며 미소를 지었다.
ARA Logistics
https://www.aralogistic.com/
시설 개요
ARA Logistics는 부정기선(Tramper)을 알래스카-부산, 중국 등을 중심으로 연간 30번 정도 왕복하며, 연 12만톤의 냉동물을 운송하고 있다. 현재 시애틀, 대련, 도쿄 등에 지사를 두고 50여 곳의 수산물 가공업체와 거래 중이며 부산에서 중국과 일본 등지로 연어, 대구, 명란젓, 생선 오일 등을 공급하고 있다.
업계：해운, 물류
개요
ARA Logistics는 그동안 물류, 보관, 하역, 특수작업 등이 복잡하게 얽혀있는 여러 종류의 업무 기록을 Excel로 작성하고 있었기 때문에 데이터 관리에 많은 시간을 할애해야만 했다. 이를 해결하기 위해 지난 2011년부터 5년 동안 두 곳의 개발 회사에 의뢰해 MySQL과 HTML 베이스의 업무 시스템을 개발했지만, 추가적인 업무의 시스템 반영 및 수정이 어려워 안정적으로 사용하지 못하고 결국 중단하게 되었다.
2016년 ARA Logistics 박원확 대표는 FileMaker 플랫폼으로 시스템을 다시 구축하기로 하고 FileMaker 공식 파트너사인 DIDIM Solution(디딤솔루션 주식회사)에 문의하여 불과 8개월만에 재고 관리 시스템을 개발하여 가동시켰다. 그 결과, 직원의 업무 효율이 올라 야근이 줄어들었을 뿐만 아니라 경영에 필요한 데이터 분석 결과를 그래프로 시각화하여 확인할 수 있게 되었다.
도입 성과
FileMaker Server WebDirect를 도입해 고객들이 직접 ARA의 데이터베이스에 액세스하여 커뮤니케이션이 원활해졌고, 이로써 직원들의 업무 부담이 50% 이상 감소. FileMaker와 iPad의 도입으로 이동 중에도 안전하게 정보를 확인할 수 있게 되어, Workplace Innovation을 실현.
시스템 구성
FileMaker Pro Advanced 10 · FileMaker Go 10대 · FileMaker Server 1대