장비 대여 접수 시스템을 FileMaker 플랫폼으로 구축

1만명 이상의 장비 대여 접수 시스템을 iPad로 관리. FileMaker 플랫폼을 채용하여 기존 시스템을 혁신하고 운영 효율성을 30% 향상시키는 동시에 개발 비용이 당초 예정에서 50% 감소.

장애인의 삶의 질을 향상시키기 위해서는 다양한 보조기기가 필요하다. 보조기기 서비스를 요구하는 경기도민에게 적합한 기기를 높은 품질로 제공하기 위한 기간 정보 시스템 ‘ATRAC-ERP System’을 FileMaker Workplace Innovation Platform으로 재구축하였다.

벤치마킹으로 FileMaker로 결정하다

ATRAC에서 연구 기획 부문 실장을 맡고 있는 권성진 씨는 2006년부터 Visual Basic 및 SQL Server을 이용한 데이터베이스를 활용하여 사용자와 보조기기를 관리하는 제 1차 시스템을 구축하였고, 2011년에는 Web브라우저를 기반으로 하는 제 2차 시스템의 운용을 시작했지만, 업무 요구가 다양해지고 확대되면서 기구의 대여 정보 및 프로세스 관리가 제대로 이루어지지 않아 개선하기로 결심했다.

2017년 3월, 6년째 2차 시스템을 운용하는 시점에서 혁신을 위하여 새로운 시스템의 도입을 검토하기 시작했다. 바로 그때 노틀담복지관 자세유지기구센터에서 FileMaker의 도입으로 업무를 효율화하는 데 성공한 사례를 알게 되었고, 이 시스템의 개발자인 Basil Code사의 박준배 씨에게 연락하여 이야기를 나눈 결과, FileMaker를 벤치마킹 대상 제품에 추가했다.

FileMaker는 입력된 데이터의 검색, 열람이 용이하며, Windows, macOS, iPad, Web브라우저에서 사용할 수 있다는 점을 높이 평가했다. 또한 프로그램의 컴파일 작업이 필요 없기 때문에 시스템의 진화를 기대할 수 있었다. 이전 시스템에서는 추가되는 요구 사항에 따라 시스템을 계속 운영하면서 부족한 기능 부분을 현장에서 별도의 시간을 들여 Excel이나 종이로 운용해왔으나, 결과적으로 데이터를 옮겨 적는 수고가 늘어나거나 데이터 관리에 실수가 발생하게 되어 이번에 FileMaker 플랫폼을 이용한 제 3차 시스템에 기대를 걸고 도입을 결정했다.

현장에서의 직감적인 조작성을 살린 시스템을 목표로 개발을 시작

FileMaker 플랫폼으로 시스템을 재구축 할 때 특히 신경쓴 점은 현장의 요구를 반영하는 것이었다. 노틀담복지관 자세유지기구센터 건에서 실력을 입증한 Basil Code 사의 박준배 씨와 ATRAC의 담당자 2명이 프로젝트에 참여해 시작부터 3개월간 업무 흐름의 확인 및 일부 업무를 재검토했다. 개발 프로젝트에서 업무 흐름의 설계와 몇 가지 단일 기능 출시를 반복한 결과, 최종적으로 9개월 가량에 걸쳐 프로젝트를 완료할 수 있었다. 현장의 사용자를 우선적으로 고려하여 90%의 화면 레이아웃 구성을 제 2차 시스템과 동일하게 다시 작성하였다. 현장에서 직감적인 조작이 가능한 시스템을 목표로 하여 화면 전환 및 비즈니스 로직에 FileMaker의 새로운 기능을 사용하였고 일부 입력과 검색은 센터에 15대의 iPad를 배치하여 작업의 효율화에 성공했다. 이 센터에서는 행정기관을 통해 들어오는 연간 900여 건의 상담을 기존에는 수기로 대응하였기에 1건을 처리하는 데에 30분 정도의 시간이 걸렸지만, 현재는 전자 문서화가 된 덕분에 신청이 들어온 후의 상담 상황이나 상태 관리도 가시화되어 업무의 효율성이 크게 향상되었다.

현장에서 iPad를 활용하려면 응용 프로그램 테스트를 반복하는 것이 중요

ATRAC의 제 3차 시스템 도입을 지원한 Basil Code사의 박준배 씨는 개발 프로세스를 진행함에 있어 개발중인 화면을 차례로 ATRAC 직원과 공유하여 동작 확인을 실시하면서 완성했다. 2017년 프로젝트 시작 당시에는 업무 프로세스에서 종이를 사용하였으나, FileMaker의 특성을 살려 현장에서 iPad를 사용하여 종이를 없애고, 업무 프로세스를 효율화할 수 있는 것을 확인했다. 실제로 현장에서 사용하는 iPad 화면은 개발 단계에서 준비하여 사용자 테스트를 반복함으로써 만들어 진 것으로, 현장의 의견을 반영하여 진화한 맞춤형 App을 완성했다.

관리해야할 정보량이 늘어나도 FileMaker라면 쉽게 대응 가능

해당 센터의 현재 이용자의 40%는 초등학생 이하의 어린이다. 목욕 보조기기, 기립 보조기기, 경량 휠체어 등을 지원하고 있으며, 일반적으로 기기 대여 전에는 인체 평가가 필요하다. 사용자의 삶의 질을 높이기 위해서는 어떠한 기기를 제공할 것인지 정하고, 사용하는 사람의 성장에 맞춰 어느 정도 기기의 크기를 조정할지 확인하고, 사용자와 그 가족과 상담한 후 행정기구에 보고해야 한다. 이와 같이 기기의 종류 및 구분도 사용자에 따라 변하기 때문에 현재 700항목, 2200대에 달하는 대여 기기의 최신 정보 등록과 행정기구와의 조정이 제때에 이루어져야 한다.

이번 FileMaker 플랫폼의 도입으로 시스템 변경이 유연하게 이루어질 수 있게 되어, 시스템의 제약에서 벗어나 새로운 상품 기획과 도입 지원 방법에도 지금까지보다 한 걸음 더 나아가 대응을 할 수 있을 것으로 기대하고 있다.

FileMaker의 개발 프로세스와 플랫폼의 강점을 이해하자 미래가 보이기 시작했다

ATRAC의 권성진 씨는 FileMaker 플랫폼으로 제 3차 시스템의 가동을 시작한 후 약 1년을 맞이하여, 완성도가 높고 도입 효과가 매우 우수한 것을 확인했기에 다음 해에는 시스템을 더욱 확대해 나가는 것을 목표로 하고 있다고 한다.

FileMaker와 iPad의 도입으로, 많은 업무량으로 관리할 수 없었던 데이터가 일원화됨으로써 관리 지표가 되는 데이터가 누락없이 축적되어, 센터의 효율적인 업무 운영에 도움이 되었다. 향후 장비의 자산 관리 및 수리 기록을 포함한 통합 관리 시스템을 다른 지역 센터와 공동 이용할 수 있도록 계획하고 있다.

센터의 운영은 경기도 행정부의 보조금과 기업의 지원으로 이루어지고 있다. 세금이 투입되고 있으나 예산에는 한계가 있기 때문에 현재도 서비스를 이용하고자 하는 800여명의 많은 도민이 대기중인 상태이다. 이번 FileMaker 플랫폼으로 구축한 시스템은 다른 지역에서도 사용자화할 수 있기 때문에 하나의 조직에서의 성공에서 그치는 것이 아니라 한국 전역의 모든 행정구역에서 이용할 수 있다. 권성진 씨는 “무리한 IT 인프라 투자를 억제하고, 과다한 업무 상황에 처한 행정 서비스를 간소화하고 효율성을 높여 그로 인해 남는 자원이 서비스 향상으로 이어질 수 있도록 하고 싶다”고 앞으로의 포부를 밝혔다.

ATRAC(경기도 재활공학 서비스 연구지원 센터)

http://atrac.or.kr/

시설 개요

ATRAC은 경기도 행정부의 지원을 받아 2004년에 사업을 시작했다. 남부센터와 북부센터 두 곳에서 약 20명의 직원이 0세부터 90세까지 보조기기를 필요로 하는 핸디캡이 있는 도민 약 25,000명에게 보조기기에 대한 지원 상담과 그 필요성의 확인 등 지방 행정의 복지 지원 일부를 담당하는 서비스를 제공하고 있다.

업계: 행정 NPO

개요

ATRAC 연구 기획 부문 실장 권성진 씨는 2006년부터 Visual Basic 및 SQL Server을 이용한 데이터베이스로 사용자와 보조기기를 관리하였고, 2011년에는 Web브라우저를 기반으로 하는 시스템을 운용해왔지만, FileMaker와 iPad의 도입으로 업무 시스템을 새롭게 구축하여 관리 프로세스를 재정비 함과 동시에 페이퍼리스(종이문서에서 전자문서로 이행)를 실현하여, 작업량을 30% 줄였을 뿐만 아니라 데이터 분석을 작성하는 데 성공했다.

도입 성과

기존에 사용하던 Web시스템에 저장하는 시스템은 커스터마이즈에 제약이 있고 데이터도 분산되어 있었으며, 현장에서는 약 2,200 점의 보조기기 대여 상황을 Excel 데이터로 관리하고 있었다. 대여 상황은 담당자가 메신저를 활용하여 확인했지만, 현장에서 운용하는 데이터가 제때 반영되지 못하여 기기가 대여중임에도 불구하고 재고있음으로 기록되는 경우도 있었다. FileMaker과 iPad의 도입으로 실시간으로 정보를 반영하여 데이터를 일원화하고 업무 효율화를 실현할 수 있었다.

시스템 구성

FileMaker Pro Advanced 10・FileMaker Go 15대・FileMaker Server １대