Aannemer voor groot-industriële elektrotechniek verbetert het veiligheidsbewustzijn voor meer dan 435 teamleden met een technische iPad-oplossing met hun innovatieve applicatie voor de analyse van werkplaatsveiligheid.
Veiligheid voorop
Jeff Coghlin, IT-manager, vertelt hoe veiligheid centraal staat bij Braun Electric. “We zijn een bedrijf met een rijke geschiedenis,” vertelt Coghlin. “Tegelijkertijd blijven we vooruitstrevend door onze overtuigde inzet op continue verbetering, waarbij het FileMaker Platform een centrale rol speelt. We zijn erg trots op onze veiligheidscijfers en deze blijven we verbeteren met behulp van de steeds nauwkeurigere en toegankelijkere informatie die het FileMaker Platform ons biedt.”
Om de arbeidsveiligheid van meer dan 435 mensen te verbeteren, zijn applicatie-ontwikkelaar Jason Larson en Coghlin met het Business Improvement Team om de tafel gegaan, om samen de meest urgente zaken te bepalen. Zij besloten dat de eerste stap was om een van de meest belangrijke en complexe bedrijfsprocessen te digitaliseren: de JSA (Job Safety Analysis, werkplaatsveiligheidsanalyse).
Van oudsher waren de formulieren voor de JSA 100% op papier. Mensen op de werkvloer vulden voorbereidende formulieren in en verwerkten standaard operationele procedures (SOP’s) uit grote mappen in de taakbeschrijvingen.
Het proces om de SOP bij te houden vereiste dat er voor elk van de meer dan 300 voertuigen van het bedrijf twee ringbanden met informatie werden geprint en bijgehouden. Als een bestaande procedure werd gewijzigd of een nieuw proces werd ontwikkeld, moest een nieuw blad worden geprint, gelamineerd en geperforeerd voor elke map in het bedrijf en moesten de oude bladen worden ingenomen. Dit duurde doorgaans twee tot drie weken. Braun had een efficiëntere manier nodig om deze informatie met teamleden te delen, zodat die altijd toegang hebben tot de meest recente versie van deze vitale informatie.
Larson vertelt: “We hadden een mobiele oplossing met digitale formulieren nodig, waarmee teamleden altijd direct informatie kunnen opvragen en waarmee elektriciens antwoorden kunnen geven op onderliggende veiligheidsproblemen die misschien nog niet zijn overwogen.”
We zijn een bedrijf met een rijke geschiedenis. Tegelijkertijd blijven we vooruitstrevend door onze overtuigde inzet op continue verbetering, waarbij het FileMaker Platform een centrale rol speelt.
Jeff Coghlin, IT-manager, Braun Electric Company
Een basis voor een beter bedrijf
Nadat er was besloten dat het stroomlijnen van het JSA-proces de eerste stap was, was de volgende vraag hoe dit het beste kon. Welke technologie biedt de kortste ontwikkeltijd en vormt een basis om voor meerdere platforms diverse oplossingen te ontwikkelen voor het automatiseren en verbeteren van bedrijfsprocessen?
“Applicaties moeten worden ontworpen op basis van hoe mensen en processen werken, mensen moeten niet hun werkwijze hoeven aanpassen om een applicatie te gebruiken,” aldus Coghlin. “Daarom hebben we besloten om onze eigen FileMaker-applicatie te bouwen, zodat deze echt bij onze processen past.”
CEO Ed Ott voegt hieraan toe: “Het is niet alleen voor werknemers in het veld belangrijk om informatie te delen. Vanuit het perspectief van ons front office is het om efficiënter te werken nodig dat gegevens en informatie in realtime worden teruggestuurd, waardoor de respons op risicoactiviteiten tegelijkertijd met alle relevante medewerkers en senior projectmanagers wordt gedeeld. FileMaker biedt ons die flexibiliteit en vormt een prettige vernieuwing. Het was niet nodig om meer managers aan te nemen om onze risicovolle activiteiten te bewaken. Omdat onze bestaande leidinggevenden beter op de hoogte bleven, was het niet nodig om meer mensen aan te nemen. Bovendien konden we zo met een investering in technologie de totale kosten terugdringen.”
De oplossing moest zeer gebruiksvriendelijk zijn. Ook moest deze offline kunnen werken en bijgewerkte informatie kunnen synchroniseren over mobiele gegevensverbindingen met de achterliggende Windows-servers van het bedrijf, en kunnen integreren met andere bedrijfssystemen zoals ERP- en productiviteitsapplicaties die op kantoor worden gebruikt.
Larson was overtuigd dat het FileMaker Platform de beste keuze was. “Iets vinden dat aan al onze eisen voldeed had bijna onmogelijk geweest als we traditionele methoden voor software-ontwerp hadden gebruikt,” vertelt Larson. “FileMaker maakt het makkelijk om een mobielgerichte oplossing te maken. Dit is een belangrijk criterium, omdat de meeste teamleden in het veld nooit een computer aanraken en alleen mobiele apparaten gebruiken. We hadden dus een mobiele oplossing nodig die zowel gebruiksvriendelijk is, als naadloos integreert met onze desktops en servers die de back-end verzorgen.”
Met behulp van het FileMaker Platform heeft het bedrijf een JSA-app gemaakt voor het bijhouden van vergunningen, het aantal keer dat veiligheidspersoneel de JSA raadpleegt, valbescherming, locatiediagrammen, inlogpagina's, lifttickets en meer. De JSA-oplossing verzorgt ook geautomatiseerde communicatie met het managementteam door middel van notificaties.
Daarnaast biedt de JSA-tracker locatiemanagers ter plekke digitale en doorzoekbare informatie. Zo krijgen projectmanagers bijvoorbeeld GPS-locatiegegevens en gegevens als bestaande formulieren over energieregeling, locatieschema's, mogelijke oorzaken van gevaarlijke omstandigheden, etc.
Resultaat: verbeterde veiligheid
Sinds het bedrijf FileMaker heeft omarmd en nieuwe best practices is gaan volgen, zijn hun veiligheidscijfers toonaangevend binnen de branche geworden. Het letselcijfer is 0,24, vergeleken met de 3,8 van de totale industrie. Braun's EMR (Experience Modification Rate), een cijfer dat verzekeringsbedrijven gebruiken om zowel de kosten van historisch letsel als toekomstig risico in te schatten, ligt 65% lager dan het industriegemiddelde.
Meerdere bedrijfsprocessen automatiseren
Het einddoel van Braun Electric is ongeveer 30 andere processen te automatiseren, allemaal op een manier die past bij hoe het bedrijf de eigen bedrijfsvoering heeft ingericht.
Het IT-team van Braun heeft al verschillende innovatieve iPad-oplossingen gebouwd. Een van deze applicaties combineert FileMaker met de GoMaps-plugin van FileMaker-ontwikkelaar SeedCode, zodat opzichters altijd via Google Maps kunnen zien waar hun teams zijn. Een andere oplossing in de App Store van Apple houdt het weer bij, zodat teams altijd op de hoogte zijn van de weersvoorspellingen en ze hun dagplanning daarop af kunnen stemmen. Met behulp van weer een andere applicatie hebben medewerkers toegang tot een elektronische versie van de Amerikaanse elektriciteitsnormen (de NEC, National Electrical Code). En zelfs papieren urenkaarten zijn vervangen door een digitale FileMaker-applicatie.
Deze mobiele oplossingen hebben de veiligheid en efficiëntie verbeterd en geleid door betere en meer geautomatiseerde communicatie tussen veldmedewerkers en het Braun-hoofdkantoor. Ott zegt hierover: “Binnenkort wordt het archiveren en opslaan van letterlijke miljoenen papieren documenten iets uit het verleden. Wegens wetgeving en contractuele verplichtingen moeten documenten vijf tot zeven jaar worden bewaard. Het wordt heel handig om de ruimte in onze bedrijfspanden voor iets anders te kunnen gebruiken dan de opslag van deze documentatie. En het wordt ook nog eens een stuk eenvoudiger om actuele gegevens op te vragen.”
Braun Electric wil deze stappen bovendien voorbij hun interne processen uitbreiden, door klanten via hun webbrowser direct toegang te geven tot bepaalde rapportagegegevens met behulp van de FileMaker WebDirect-functie.
In de woorden van Larson: “In onze branche zien we niet veel grote veranderingen. Door onze processen opnieuw uit te vinden met behulp van het FileMaker Platform en FileMaker Go voor de iPad en iPhone hebben we de veiligheid vergroot, de efficiëntie verbeterd, de kwaliteit van onze producten versterkt, onze productiviteit verhoogd en de kosten verlaagd en als kers op de taart ook nog eens de klanttevredenheid een boost gegeven.”