The Fields Studios

Dirigir un estudio de entretenimiento puede parecer glamuroso, pero, tras las cámaras, implica gestionar complejas operaciones diarias para clientes muy importantes del mundo de la televisión, los medios alternativos y el podcast, así como para la organización de eventos. The Fields Studios, situado en Chicago, Illinois, cuenta con un complejo multimedia construido expresamente para este fin, que incluye nueve platós, espacios de apoyo a la producción, un centro de operaciones y otras instalaciones. Cada día se generan datos operativos fundamentales: horarios para los platós, consumo de energía, seguimiento de residuos, facturación y mucho más.

Antes, mantener todo organizado suponía tener que usar montones de papeles, pasar innumerables horas con hojas de cálculo y programas de gestión financiera que no se ajustaban a las complejas operaciones del estudio ni ofrecían la personalización necesaria para satisfacer las expectativas de sus clientes.

Todo eso cambió cuando Andi de Fraga, responsable financiera y experta en resolver problemas, presentó Claris FileMaker a The Fields Studios.

Por qué el software comercial no era suficientemente bueno.

Antes de adoptar FileMaker, el equipo de The Fields Studios utilizaba una combinación de software empresarial y programas comerciales para gestionar los horarios, la contabilidad y la facturación. La mayoría eran caros, poco flexibles y no se adaptaban a las operaciones específicas del estudio ni proporcionaban los datos necesarios para la elaboración de previsiones.

"No conseguíamos sacar el partido que necesitábamos al software empresarial porque no se ajustaba a nuestra visión ni a la forma en que quería dirigir la empresa", afirma Shawn Papazian, CEO y presidente de The Fields Studios.

Los responsables necesitaban respuestas rápidas para tomar decisiones importantes: ¿cuántos ingresos generarán los actuales inquilinos de la planta de producción? ¿Qué platós están en uso? ¿Cuánta energía gastamos? Las herramientas no podían ofrecernos visibilidad en tiempo real ni mantener el ritmo del negocio.

Experto en FileMaker con mucha experiencia.

Andi, la directora financiera, aportó algo más que sus conocimientos de contabilidad a The Fields Studios, ya que es una desarrolladora experta en FileMaker. A lo largo de su carrera, ha utilizado FileMaker para sustituir el costoso software SaaS "universal" por soluciones flexibles y personalizadas, adaptadas al funcionamiento real de las organizaciones.

"FileMaker siempre ha sido una herramienta de mi arsenal. Me ha resultado útil en todos los sitios en los que he trabajado", explica Andi. "Los sistemas de contabilidad habituales no siempre recogen toda la información que necesitan los directivos. Con FileMaker, puedo crear soluciones que ayudan a los equipos a trabajar mejor y proporcionan a los responsables los datos en tiempo real que necesitan para tomar decisiones empresariales más acertadas".

Andi se incorporó al equipo de The Fields en un momento de gran ajetreo, justo cuando se intensificaban los preparativos para la segunda temporada de la serie de Apple TV+ "Materia oscura". Se puso manos a la obra de inmediato y empezó a innovar con FileMaker.

"Nos enfrentábamos a muchos problemas urgentes, y Andi ideó rápidamente una solución tras otra, utilizando FileMaker para recopilar datos y presentar la información de forma clara y útil", afirma RoseMary Prodonovich, directora general de The Fields Studios.

Apps personalizadas y escalables creadas con FileMaker.

Con la colaboración del equipo, Andi desarrolló una serie de apps personalizadas que dan soporte a casi todos los aspectos de las tareas financieras y operativas de The Fields Studios. Estas apps sustituyeron los procesos manuales y vincularon las actividades cotidianas directamente con la facturación y la elaboración de informes.

Entre las principales ventajas de la nueva solución de FileMaker se incluyen:

• Operaciones de estudio simplificadas con visibilidad en tiempo real.
• Los registros diarios de cada plató recopilan datos sobre el consumo energético, los residuos y la actividad productiva, lo que permite a la dirección conocer de inmediato lo que ocurre en todo el campus.
• Facturación sin complicaciones y pagos más rápidos.
• El sistema genera automáticamente facturas que coinciden con los pedidos de compra de los clientes, lo que acaba con los problemas de conciliación, agiliza la tramitación de los pagos y garantiza que estos se realicen a tiempo.
• Todos los datos operativos en un solo lugar.
• Los mapas interactivos del estudio facilitan la comprensión del aprovechamiento del espacio y el rendimiento, convirtiendo datos complejos en respuestas claras y visuales.
• Informes intuitivos y visuales.
• Las vistas de ocupación por colores y los registros de alquiler dinámicos ofrecen una visión inmediata de la actividad del estudio en cualquier periodo de tiempo seleccionado.
• Transparencia financiera.
• Los ingresos complementarios y las cuotas de uso se muestran con total claridad, lo que proporciona a los departamentos de operaciones y finanzas una visión común y transparente del impacto financiero de cada cliente.
• Información útil sobre los ingresos.
• Los informes interactivos destacan la ocupación, los ingresos por cliente, el coste por metro cuadrado y las tendencias históricas, lo que permite realizar previsiones y planificaciones más precisas.

Según el CEO Shawn, "crear una solución eficiente y personalizada resulta más ventajoso que contar con un gran departamento de contabilidad. Uno de nuestros objetivos era contar con una persona encargada de gestionar todas las finanzas y, gracias a Andi, ya lo hemos conseguido".

Las ventajas de la transformación digital.

Al unificar las operaciones, las finanzas y la elaboración de informes en una única plataforma integrada, The Fields Studios sustituyó las herramientas inconexas por un sistema optimizado y basado en datos, lo que se tradujo en:

• Mayor eficiencia operativa.
• Ciclos de facturación más rápidos.
• Informes financieros más claros.
• Mejor toma de decisiones.
• Mejor experiencia para los clientes.

"La eficiencia operativa, en términos de ahorro de tiempo y rentabilidad, es el resultado de contar con un software excelente", afirma Zain Koita, fundador de Knickpoint Ventures, la empresa de inversión y desarrollo propietaria de The Fields Studios. "FileMaker nos ofrece una solución personalizada que se adapta de forma muy específica a nuestro sector especializado y refleja el estilo de gestión del equipo in situ. Es justo lo que necesitamos".

Andi ha creado una base escalable para la transformación digital continua. Ya se está trabajando en el desarrollo de un CRM personalizado y se está estudiando la posibilidad de dotar a cada jefe de plató de un iPad. "Queremos un equipo totalmente digital, y FileMaker nos está ayudando a conseguirlo", afirma RoseMary.

Como la solución se ha creado con FileMaker, significa que es flexible y puede adaptarse a medida que la empresa crece, las operaciones cambian o las expectativas de los clientes requieren mayor personalización.

Consejo del director de operaciones: encuentra a tu propio experto en FileMaker.

"Tuve la idea de crear una plataforma de facturación, pero no quería invertir una suma de siete cifras ni dedicar mucho tiempo a desarrollarla. Cuando Andi me enseñó a usar FileMaker, me quedé alucinado. Tenía razón en cuanto a sus capacidades y nos proporcionó un sistema que cambió radicalmente nuestra forma de trabajar", concluye Shawn.

El consejo de este CEO para otros líderes empresariales es muy claro: "Si estás pensando en utilizar Claris FileMaker, busca a la persona adecuada para crear una solución que se adapte al funcionamiento real de tu empresa".

Contar con un desarrollador con experiencia en FileMaker en tu equipo puede resultar de gran valor, ya sea un empleado interno o un desarrollador partner.

Claris ofrece varias formas de empezar:

• Mejorar las competencias del personal interno. Si ya cuenta con un solucionador de problemas en su equipo, use nuestros recursos de formación para mejorar sus capacidades. Eso fue lo que hizo Andi para pasar al siguiente nivel.
• Contratar a un desarrollador de FileMaker. Visite la bolsa de empleo de la Comunidad de Claris para ponerse en contacto con desarrolladores con experiencia en FileMaker.
• Trabajar con un partner de Claris. Esta colaboración puede suponer un cambio radical, ya que un experto en FileMaker puede crear una solución personalizada que se adapte a las necesidades de su empresa. Obtenga asesoramiento gratuito hoy mismo.