- Pasamos de tener 1300 hojas de cálculo inconexas a un flujo de trabajo integrado sin hojas de cálculo para gestionar los pedidos de compra internos.
- Reducción del 50 % de los correos electrónicos necesarios para procesar un pedido de compra, y automatización del 50 % restante.
- De hojas de cálculo con 15 pestañas a una única tabla de datos estructurados para gestionar la información de RR. HH.
- Acción inmediata con un solo botón para la aprobación y comunicación del presupuesto.
En Bélgica, los Parques provinciales de la región de Amberes supervisan cinco parques regionales: espacios frondosos y familiares que tienen de todo, desde rutas de senderismo y carriles bici hasta centros educativos y zoológicos interactivos. Estos populares espacios públicos cuentan con el apoyo de un amplio equipo que trabaja en la sombra y se encarga del mantenimiento diario, el alquiler de las instalaciones, la programación pública y las finanzas.
Hasta hace poco, gran parte de ese trabajo se realizaba mediante correos electrónicos, archivos PDF, hojas de cálculo y mucho esfuerzo manual.
Todo eso cambió cuando los Parques provinciales de la región de Amberes comenzaron a utilizar Claris FileMaker para desarrollar apps personalizadas para llevar a cabo sus operaciones. Lo que comenzó con una única app de mantenimiento, pronto se convirtió en un ecosistema de apps personalizadas, llamado DIGIPARK, que ahora da soporte a casi todas las áreas operativas del parque.
"Lo que marcó la diferencia fue la rapidez con la que pudimos transformar nuestras ideas en algo útil. Con FileMaker, no tenemos que esperar meses a que finalice el desarrollo. En cuestión de días o semanas, tenemos apps personalizadas que podemos utilizar", afirma Werner Marinus, director administrativo de los Parques provinciales de la región de Amberes.
Una app personalizada para tareas de mantenimiento dio inicio a una colaboración continua.
Consciente de la necesidad de contar con una herramienta sencilla para la elaboración de informes, Werner recurrió a ClickWorks, partner Platino de Claris, para colaborar en el desarrollo de una solución personalizada para cuestiones relacionadas con el mantenimiento.
ClickWorks propuso desarrollar una solución basada en códigos QR que utilizara FileMaker, de modo que el personal pudiera utilizar un iPad para escanear el código ubicado en los parques infantiles, las vallas o las máquinas expendedoras para informar de un problema. Luego, la app registraría la ubicación, asignaría el problema al equipo o contratista correspondiente y realizaría un seguimiento del mantenimiento hasta su finalización.
"Cuando el personal vio lo útil que era la primera app personalizada, nos dijeron: «¿Podemos hacer lo mismo para las reservas? ¿Para la facturación interna? ¿Y para los eventos?»", explica Thomas Smedts, desarrollador de ClickWorks. "Así fue creciendo el conjunto de apps personalizadas: resolviendo un problema después de otro".
Un ecosistema lleno de apps personalizadas.
Aunque el equipo de los Parques provinciales de la región de Amberes ha colaborado con un partner de desarrollo en algunos proyectos, Werner ha inventado y creado por su cuenta varias de las apps de DIGIPARK, extendiendo las soluciones de FileMaker por toda la organización. Actualmente, DIGIPARK cuenta con más de 14 apps de FileMaker conectadas en todos sus parques. Cada app personalizada se ha diseñado para adaptarse a los flujos de trabajo reales y mejorar la eficiencia de los equipos, tanto en la oficina como sobre el terreno.
DIGIPARK incluye soluciones digitales para:
Mantenimiento y notificación de incidencias:
- Interfaz basada en códigos QR que permite a los equipos de campo registrar al instante los problemas de mantenimiento.
- Asignación automatizada de tareas y seguimiento del progreso.
- Registro de auditorías e historial de problemas recurrentes.
Gestión del alquiler de las instalaciones:
- Calendario digital y sistema de reservas para aulas, salas de reuniones y espacios para eventos.
- Facturas generadas automáticamente y aprobaciones enviadas a los equipos adecuados.
- Reemplaza la coordinación mediante correos electrónicos y el seguimiento mediante hojas de cálculo.
Seguimiento de visitantes e información detallada:
- Contadores de visitantes integrados que proporcionan cifras de asistencia en tiempo real.
- Permite al equipo de los parques informar sobre el impacto y garantizar la renovación del presupuesto.
- Los paneles permiten a los líderes tomar decisiones sobre contratación de personal y financiación basadas en los datos.
Logística interna y facturación:
- Facilita la recarga interna de servicios entre departamentos.
- Encauza las aprobaciones de los gastos, registra los recibos y favorece la transparencia financiera.
"Cada vez que ofrecemos algo nuevo, se generan ideas para lo siguiente", afirma Thomas. "Ahí radica la belleza de FileMaker, las soluciones nunca son estáticas".
"Cada vez que ofrecemos algo nuevo, se generan ideas para lo siguiente. Ahí radica la belleza de FileMaker, las soluciones nunca son estáticas".
— Thomas Smedts, desarrollador de ClickWorks, partner Platino de Claris
Participación comunitaria impulsada por la plataforma Claris.
Un ejemplo destacado de agilidad se produjo cuando el equipo de los Parques provinciales de la región de Amberes propuso crear una campaña creativa: permitir a las familias "adoptar" animales del zoológico interactivo (de manera simbólica) durante un evento de participación pública. Para llevar a cabo la campaña, era necesario crear una experiencia de registro digital a la que se pudiera acceder fácilmente, que pudiera implementarse rápidamente y que fuera visualmente atractiva para el público.
El equipo de desarrollo creó la solución web en unos días utilizando Claris Studio, una herramienta de la plataforma Claris.
Aprovechando las funciones de desarrollo web de Claris Studio, el equipo creó un formulario moderno y fácil de usar al que se podía acceder desde cualquier dispositivo. La solución gestionaba los registros, realizaba un seguimiento de las "adopciones" y canalizaba los datos directamente al sistema interno de FileMaker de los Parques provinciales de la región de Amberes para su seguimiento y elaboración de informes.
"Este fue nuestro primer proyecto con Claris Studio", afirma Joris Aarts, cofundador de ClickWorks. "Nos permitió crear una interfaz web rápida y limpia, con un aspecto fantástico y un funcionamiento fluido, sin necesidad de contratar a un desarrollador de interfaces de usuario".
El diseño adaptativo de la solución era ideal para las familias allí presentes, mientras que, entre bastidores, Claris Connect ofrecía sincronización en tiempo real con FileMaker para que el personal contara con datos actualizados sobre la participación. La solución también generó listas y etiquetas descargables para la logística del evento, todas ellas alojadas de forma segura en la nube.
Según Werner, "la adopción de mascotas parecía una idea sin importancia, pero se convirtió en un modelo para futuros eventos. Ahora podemos reutilizar esa configuración en cualquier campaña que requiera la participación del público".
El éxito de la solución web validó el potencial de Claris Studio y despertó el interés de toda la organización por aplicarla a otras experiencias dirigidas a los ciudadanos.
Capacidades técnicas desconocidas.
El impacto operativo del conjunto de apps personalizadas ha sido muy importante. Las tareas manuales que antes llevaban horas ahora se realizan en cuestión de minutos. Los equipos ahora pueden actuar en función de los datos que obtienen en tiempo real, en lugar de tener que esperar a recibir correos electrónicos o informes en papel. La comunicación es más rápida, las decisiones están mejor fundamentadas y los servicios públicos son más receptivos.
Con Claris FileMaker, el equipo puede implementar rápidamente las apps personalizadas, lo que garantiza una rápida iteración con una sobrecarga mínima. Además, sus aplicaciones tienen varias ventajas técnicas:
- Implementación multidispositivo mediante FileMaker Go.
- Escaneo de códigos de barras y QR para desencadenar los flujos de trabajo específicos de cada ubicación.
- Control de acceso basado en roles para garantizar que los usuarios solo vean las funciones relevantes.
- Paneles y vistas integrados para obtener información operativa en tiempo real.
- Integraciones de API que conectan las apps con los sistemas existentes o los servicios externos.
"Los parques pueden operar con más calma, ya que DIGIPARK trabaja en la sombra para que todo sea más rápido y esté más organizado y conectado", afirma Werner. "Es como pasar de una vieja máquina de escribir a un iPad".
La adopción por parte del personal también ha sido amplia, gracias a que se ha hecho mucho énfasis en la facilidad de uso y las opiniones continuas. Al involucrar a los usuarios en los procesos de descubrimiento y diseño de las apps, así como al poder repetir estos procesos, cada app personalizada parece estar hecha a medida porque lo está.
Una plataforma para la innovación digital continua.
Lo que empezó siendo una sencilla app de mantenimiento se ha convertido en una plataforma estratégica para la transformación digital. Los Parques provinciales de la región de Amberes tienen un método sólido para crecer: empezar poco a poco, ofrecer resultados rápidamente y ampliar lo que funciona.
Con Claris FileMaker como base y ClickWorks como partner de confianza para el desarrollo, los Parques provinciales de la región de Amberes no solo pueden mantener sus parques de una forma más eficiente, sino que están creando una infraestructura digital moderna capaz de crecer al ritmo de las necesidades de su personal, sus visitantes y sus instalaciones.
Esta historia de éxito marca el camino para otras organizaciones que quieran optimizar sus operaciones en el lugar de trabajo. La plataforma Claris ayuda a los equipos a solucionar problemas específicos para, luego, crear, iterar e implementar rápidamente soluciones personalizadas. Estas soluciones permiten obtener información valiosa, impulsan a los equipos y, en última instancia, generan mejoras importantes en la eficiencia y la prestación de servicios. Tener un enfoque ágil fomenta una cultura de mejora continua, de modo que sea posible transformar las tareas diarias y sentar las bases para conseguir una innovación digital constante.
¿Le interesa saber qué puede hacer una solución de FileMaker por su organización? Hable con un experto de Claris y descúbralo.