Norteña es una empresa especializada en la impermeabilización de cubiertas en edificios, recientemente recibió el premio Premios FAE Innovación, por su innovadora gestión de procesos de trabajo gracias a una app personalizada FileMaker desarrollada por la empresa iM3. Este no es el primer premio que Norteña recibe, entre otros destaca la Estrella de Oro a la Excelencia empresarial este mismo año y en 2014 ganaron el premio OGECON 2014, por la buena gestión empresarial y del conocimiento, siendo así la primera pyme en conseguirlo.
En un sector fuertemente castigado por la crisis estos últimos años, Jorge Bermejo, CEO de Norteña, optó por hacer frente a las dificultades, aplicando una buena dosis de innovación, demostrando que cualquier empresa a su nivel, puede optar por mejorar sus procesos, reducir costes, y optimizar sus tareas.
Norteña se define como una empresa joven en un entorno 100% digital. Su CEO, lo ha tenido muy claro, la innovación era clave para superar las dificultades, a todos los niveles en un mundo global. Jorge no sólo ha apostado por la mejora continúa basada en la gestión del conocimiento, sino que ha aportado la total conexión en tiempo real a través de la nube, tanto para la gestión interna como para la gestión de información totalmente transparente de cara al cliente, creando varias funcionalidades como la información diaria de obra en formato digital o la matricula de obra con código QR, donde se accede a la documentación relativa a la obra en cualquier momento y de manera inmediata.
La innovación dentro de los procesos de producción de Norteña ha consistido en introducir la robótica en dos variables, con la soldadura robotizada de las láminas impermeables y la soldadura por inducción de las láminas de intemperie, principalmente para edificaciones industriales. También se han tenido en cuenta los factores medioambientales y las láminas impermeabilizantes que utilizan son principalmente de FPO, un material totalmente ecológico, reciclable y que no tiene migraciones químicas con otros materiales y aislantes que se utilizan en las cubiertas de los edificios.Para aportar una mejor información al cliente y poder desarrollar el dossier resultante de los trabajos de impermeabilización, se utilizan de forma habitual drones para la captación de imágenes aéreas que dan un mayor valor añadido a los trabajos que realizan para todo tipo de empresas.
La digitalización de toda la información se ha perfilado como un aspecto clave del cambio, permitiendo utilizar el conocimiento de los distintos agentes en el momento más oportuno, reducir errores e incidencias a través de la mejora continúa, y una mejor organización de la información a favor de la transparencia, trazabilidad y la colaboración abierta. Se trata de poner en valor el conocimiento de los agentes que intervienen en el ciclo de vida del proyecto, hablamos de operarios, arquitectos, aparejadores, clientes, responsables, gerentes entre otros. Extendiendo este valor añadido a las fases más tempranas, donde se toman las decisiones más transcendentes, cuando se aprovecha el momento óptimo en el cual cambiar de opciones o de criterios aplicados a un proyecto, cuesta poco esfuerzo, pero en cambio, produce importantes mejoras sin apenas incremento de costes.
En definitiva, lo que se busca son prescripciones y presupuestos realistas, tiempos de ejecución de obras ajustados y la eliminación de sobrecostes innecesarios.
Reto
Como comenta Jorge Bermejo, CEO de Norteña, la aportación de valor al cliente dentro de su sector empieza con un buen presupuesto y se extiende a todas las fases del trabajo, desde el proceso comercial, la ejecución, la utilización de materiales de última generación, hasta el periodo de postventa de hasta 20 años. Pero el principal reto al que se enfrentaban era el control de costes en la ejecución de los trabajos y en el conjunto de los departamentos contra el presupuesto anual asignado a cada departamento.
Hasta el año 2012, el control de costes era trimestral, un periodo demasiado largo para detectar desvíos, y que, si no se detectaban incurrían el riesgo de obras sin rentabilidad e incluso pérdidas en algunas ocasiones. En este momento los partes de trabajo diarios eran en papel y se duplicaba la introducción de datos en la transición analógica – digital. A partir del año 2012 se hizo una primera digitalización del proceso basada en Excel, con un control de costes que tenia una periodicidad mensual, pero esto no era suficiente para una gestión económica milimétrica según exige la era digital.
“Vimos claro que hacer partes de trabajo en papel no era el futuro, los operarios perdían mucho tiempo en escribir cada parte, y posteriormente había que introducir en nuestro sistema los datos, duplicando tareas. “ Jorge Bermejo
Necesitábamos tener una visibilidad clara de costes y rentabilidad de nuestros proyectos/trabajos en proceso y una vez realizados. El objetivo era disponer de un cálculo de costes en tiempo real, para poder detectar desviaciones y poderlas corregir de forma diaria.
Jorge Bermejo, CEO de Norteña
A nivel de administración, otra necesidad que se planteaba era el de automatizar la entrada de facturas para elaborar la contabilidad, la gestión económica y la gestión de pagos y tesorería. Eliminar el papel era parte del reto, con un sistema automatizado sabían que podrían ahorrar tiempo a los equipos de trabajo a la hora de hacer partes de trabajo, automatizar la gestión de los mismos y por lo tanto reducir la carga administrativa.
Con la visibilidad y transparencia de poder contar con datos fiables y en vivo, el objetivo final y consecuente era el de tomar mejores decisiones que aumenten la productividad, eficiencia y rentabilidad. Según Jorge Bermejo “ese es un intangible que no se puede pagar con dinero y que aporta mucha seguridad en la gestión y aumento de rentabilidad” Empezaron resolviendo estos problemas con Excel, pero no era tan eficiente como ellos querían, conllevaba duplicaciones y posibles errores.
También intentaron crear una solución de negocio a través de una herramienta de desarrollo Enterprise, sin embargo la dimensión de los tiempos de desarrollo e implementación, unido a la falta de flexibilidad les condujo a una experiencia muy negativa que puso en riesgo la supervivencia de la empresa, pero de la que aprendieron mucho.
Finalmente, después de 8 años de experiencia, apostó por una solución a medida, que hiciera exactamente lo que necesitaban, y que podía evolucionar a medida que su negocio lo hacía o las necesidades del mercado lo exigían. Jorge empezó un sábado con una versión de prueba de FileMaker, en ese mismo día y sin ayuda de nadie (porque un sábado no habia a quien preguntar) convirtió una de sus hojas de Excel en una app. Sin conocimientos en programación, creó una gestión de almacén y vio la facilidad de uso de File Maker. Fue entonces cuando empezó a mirar consultores para crear un ERP potente, porque había encontrado “la horma de su zapato” para lo que tenia en la mente.
Desde el punto de vista del servicio al cliente, el departamento de calidad y postventa era otro aspecto que querían mejorar:
“Deseábamos informar a nuestros clientes e intermediarios de una manera más ágil y eficaz. El objetivo era poder enviar información diaria con fotografías de los trabajos realizados con la opción de hacer sugerencias para una total transparencia. Por eso creamos dos funcionalidades que tienen una valoración espectacular por nuestros clientes, como la info diaria digital y la matricula de obra con código QR.” Estas innovaciones y el desarrollo del software fue lo que mas valoró el jurado de los premios FAE Innovación para galardonar a Norteña con el premio en categoría microempresa.
La Solución
Con la Plataforma FileMaker y gracias a su colaboración con el Partner iM3, han creado una app a medida que desde el iPhone y el iPad permite disponer de un completo y personalizado ERP en la nube. “El principal reto al que nos encontrábamos era el de desarrollar una app, totalmente transversal, es decir, una app que tuvieran acceso en diferentes dispositivos y en todos los departamentos, desde RRHH, técnicos en campo y gerencia. La solución debía estar enfocada a la movilidad y al acceso a la información en tiempo real. Gracias a FileMaker y su flexibilidad, nos ha permitido customizar las tareas adaptada a los flujos especificados por Norteña.” Afirma Eva Solà, Responsable del departamento I+D+i de IM3.
Así, esta app personalizada, pensada y desarrollada para utilizarse en los dispositivos móviles con información en tiempo real, les proporciona la información diaria de lo que necesitan para tomar correctas decisiones en un mundo global que se mueve a gran velocidad.
El programa dispone de varios módulos, CRM para la gestión comercial de Leads, generación y control de presupuestos, protocolos de control en obra, gestión de incidencias, control de costes por departamentos y un potente Dashboard que actúa como cuadro de mando para ver de un vistazo como es la situación de la empresa en cualquier momento.
Sin embargo, el modulo más complejo e innovador es el que controla los partes de trabajo de todos los trabajadores, y en tiempo real aporta el control de costes en las obras. Todos los días a las 19:00h disponemos de la gestión de costes diaria de todas las obras en curso. Los técnicos encargados de la obra, cuando terminan su jornada laboral, elaboran su parte de trabajo desde el iPad, sin tener que escribir, seleccionando el tipo de trabajo, materiales utilizados, dietas o desplazamientos, por lo que disponemos de todos los gastos del día con los que controlar la rentabilidad y desviaciones.
El parte de trabajo tiene una codificación automática y en la oficina técnica se revisa que todo lo que se ha aportado en los partes del día esté correcto. De esta manera la dirección puede tomar decisiones viendo el cálculo de costes, productividad y rentabilidad de cada obra y si hay que tomar decisiones, el siguiente día a primera hora de la mañana, la orden está marcada para actuar sobre la misma.
La app se extiende a la gestión de materiales de Almacén: Llevan un control de stocks entre todos los materiales que utilizan, disponen de cerca de 200 referencias, de esta manera saben en base a los puntos de pedido, cuándo hay que pedir nuevos materiales, y una visualización del coste total de inventario exacto. Los operarios llevan el iPad en el almacén y anotan las uds nuevas que entran o las que salen hacia una obra directamente desde el dispositivo.
A nivel de presupuestos, se cargan todos los presupuestos elaborados y se les asigna el estado por el cual van pasado en cada momento del ciclo comercial. Los estados generan las diferentes alarmas para hacer un seguimiento comercial que permite atender al cliente en el momento que lo necesita o cuando se están tomando las decisiones de contratación, por lo que esta gestión de presupuestos junto con la gestión de Leads que engloba el CRM esta aumentando las ventas.
El principal reto al que nos encontrábamos era el de desarrollar una app, totalmente transversal, es decir, una app que tuvieran acceso en diferentes dispositivos y en todos los departamentos, desde RRHH, técnicos en campo y gerencia. La solución debía estar enfocada a la movilidad y al acceso a la información en tiempo real. Gracias a FileMaker y su flexibilidad, nos ha permitido customizar las tareas adaptada a los flujos especificados por Norteña.
Eva Solà, Responsable del departamento I+D+i de IM3.
Beneficios
Norteña, apostando por la innovación, utilizando la digitalización y la tecnología móvil para disponer de una app de negocio pensada y desarrollada para solucionar sus necesidades y aumentar el control y visibilidad de su actividad, han conseguido ser más eficientes y competitivos, lo que se traduce en una mayor rentabilidad de la empresa y una mayor seguridad a la hora de encarar proyectos de mayor envergadura.
La eliminación del uso de papel y la eliminación de la gestión basada en Excel ha permitido omitir la duplicación de tareas administrativas, que no suponían ningún valor añadido, a su vez ha agilizado y dotado de mejores herramientas para que sus técnicos de forma remota, puedan realizar de una forma más rápida y eficiente sus partes de trabajo, y evitar así errores manuales. Hemos reducido mas de un 80% el tiempo en que los trabajadores rellenan la información comparado con el tradicional método en papel.
Su control de costes, ha sido un elemento clave para llegar a los objetivos marcados, disponiendo de un control diario en tiempo real, que les permite tomar acción a tiempo cuando se detecta cualquier desviación. En la gestión de control de costes de las obras, hemos reducido en un 77% el coste administrativo que generaba en el control de costes antiguo en base Excel. A su vez, la app personalizada les ha permitido estandarizar los procesos de trabajo, aplicando la lógica de negocio de Norteña, siguiendo los protocolos mas eficientes y seguros.
Esto ha facilitado tanto el trabajo diario de los empleados como de administración, finanzas y gerencia En última instancia se ha mejorado el resultado de sus trabajos y el servicio al cliente, dotado ahora de una total transparencia y visibilidad. Jorge Bermejo destaca también la funcionalidad de movilidad que le ha aportado la implementación de la app y la flexibilidad de crear y disponer de lo que realmente necesita para gestionar, si cabe, con más éxito su negocio.
“Lo mejor del proyecto es que se que no se ha acabado aquí, porque la empresa está creciendo y el programa va a seguir creciendo con ella.” Concluye Eva Solà. Responsable departamento I+D+i de iM3.
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Ingenieros Emetrés
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