Aunque su legado cultural es bien conocido, el distrito escolar de Glenbrook se ha enfrentado en los últimos años a diferentes problemas administrativos. Los flujos de trabajo obsoletos y que requerían una gran cantidad de papeleo ralentizaban las tareas administrativas y creaban fricciones innecesarias.
Eso cambió cuando Glenbrook recurrió a Soliant Consulting, partner Platino de Claris, para modernizar las numerosas tareas administrativas. Lo que comenzó como un único proyecto de desarrollo pronto se convirtió en una colaboración a largo plazo, lo que permitió impulsar la innovación mediante apps personalizadas.
App personalizada innovadora con seguimiento financiero.
Una de las primeras soluciones personalizadas se centró en el seguimiento de las inversiones financieras del distrito escolar. Soliant usó Claris FileMaker para crear una app personalizada que permitía al personal designado introducir y editar datos de inversión, importar las nuevas inversiones directamente desde los archivos CSV o Excel generados por el banco, y generar informes.
Todos los quebraderos de cabeza del antiguo sistema, como adjuntar registros bancarios y archivar las inversiones pasadas, se automatizaron con la nueva aplicación. Esta app personalizada les permitió reforzar las tareas de auditoría y elaboración de informes de manera intuitiva para mostrar los intereses de inversión obtenidos durante el ejercicio fiscal actual y en los futuros, cumpliendo así los requisitos de las auditorías anuales.
Además, un nuevo portal web proporcionó al equipo administrativo una forma sencilla de monitorizar las inversiones actuales e informar sobre ellas, además de mostrar las nuevas inversiones, los informes de vencimiento y las inversiones cerradas.
Una app personalizada agiliza las inscripciones a eventos de los estudiantes.
Luego, el equipo de desarrollo se pudo centrar en optimizar los eventos escolares, como la fiesta de graduación. Usaron FileMaker para crear una app personalizada que vinculaba los números de identificación de los estudiantes con las entradas, de manera que podían escanear fácilmente la entrada y salida de los eventos en los quioscos. Esos escaneos activan alertas en tiempo real que recibe el personal escolar, lo que mejora la visibilidad y la seguridad durante todo el evento.
El impacto no se limitó a los eventos. La app personalizada también permite al equipo administrativo comprender y mejorar el tráfico y reaccionar rápidamente en caso de emergencia.
Las apps de seguimiento de estudiantes mejoran la seguridad y la eficiencia.
Aprovechando el éxito de la app de registro, el equipo de desarrollo publicó herramientas de seguimiento similares para llevar a cabo las operaciones escolares cotidianas. Estas herramientas usaban FileMaker para controlar:
- Los registros de entrada y salida de las instalaciones para conocer la ubicación de los alumnos en tiempo real.
- La verificación del uso del autobús para contar de forma precisa a los pasajeros.
- Los registros de retrasos con alertas automáticas y seguimiento de tendencias.
Gracias a estas funciones de seguimiento mejoradas, el personal administrativo puede acceder a los registros para ver cuántos estudiantes hay en el campus y quiénes son, una tarea fundamental para el recuento de personas durante posibles emergencias.
Gestión automatizada de las tarjetas de identificación de los estudiantes.
A continuación, el equipo de desarrollo solucionó otra tarea que requería mucho tiempo: crear tarjetas de identificación para los estudiantes y el personal al comienzo del curso o cuando los niños se mudaban al distrito. La app personalizada extrae automáticamente los datos del sistema de estudiantes y los envía directamente a las impresoras de tarjetas, lo que permite incluso actualizar las fotos y obtener tarjetas de identificación móviles a petición.
Otra ventaja es que los estudiantes pueden llevar las tarjetas de identificación digitales en sus móviles, lo que redujo los problemas relacionados con la pérdida.
Sistema optimizado para la matriculación de estudiantes.
Pensando en las familias nuevas del distrito, se desarrolló un sistema de matriculación simplificado para facilitar las tareas y organizar los datos. El nuevo panel de control permite a los padres o tutores cargar documentos, rellenar formularios y saber cómo va el progreso. Además, cuenta con notificaciones automáticas y un centro de documentación para consultar los materiales necesarios para la matriculación.
Automatizar la inscripción en los cursos y programas de verano.
Tras crear el registro en línea, el equipo de desarrollo implantó funciones similares de la app en los registros para los cursos y campamentos de verano. El equipo administrativo ahora puede configurar y ajustar los programas fácilmente, gestionar las listas de espera e incluso agilizar los registros de la comunidad.
El conjunto completo de apps personalizadas educativas impulsa la eficiencia.
Claris FileMaker impulsa el uso de un conjunto cada vez mayor de apps personalizadas que aumentan la eficiencia, mejoran la seguridad y simplifican las operaciones, transformando los flujos de trabajo del sector educativo. Tras el éxito conseguido, el distrito escolar de Glenbrook adoptó la automatización y amplió el uso de apps personalizadas año tras año.
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