Questa fiorente impresa di rivestimenti interni si affida a un'app personalizzata basata sulla piattaforma FileMaker per gestire numerosi progetti e mantenere un elevato margine di profitto.
Agli abitanti della valle di Vail in Colorado sembra che piacciano i pavimenti fatti bene. Con una popolazione di soli 55.000 abitanti circa, la regione tiene in movimento Roger Benedict e la sua impresa di rivestimenti interni, Ruggs Benedict. In attività dal 1972, l'azienda è passata dal lavorare in un garage in un parco di roulotte fino a diventare il principale negozio di rivestimenti interni della regione. Roger è passato dal fare il tappezziere a diventare un imprenditore che gestisce ogni giorno una decina di installatori, in procinto di crescere ulteriormente. Mentre un normale negozio di rivestimenti interni in un buon mercato fattura circa 2 milioni di dollari, Ruggs Benedict ne ha prodotti circa 8 milioni nell'ultimo anno e punta ai 10 milioni per la fine del 2018.
Panoramica dell'intero ciclo vita del progetto
Quando Roger ha aperto l'azienda nel 1988, per tenere traccia delle varie procedure aziendali si serviva di fogli elettronici. "Andavano bene per una persona e per un'operazione alla volta" afferma, "e questo era diventato un limite". Aveva bisogno di vedere l'attività di vendita, lo stato dei progetti e i piani d'installazione in tempo reale.
Uno dei suoi amici lavorava come dipendente dell'assistenza Apple locale e gli consigliò di utilizzare una vecchia versione della piattaforma FileMaker per creare un'app personalizzata per ottimizzare i flussi di lavoro dell'azienda. Roger non aveva esperienza di programmazione o nel lavorare con il codice, ma trovò FileMaker intuitivo e di facile utilizzo. Usò le esercitazioni della piattaforma e il manuale sviluppatori per apprendere ciò che gli serviva. Partecipò anche diverse volte alla DevCon, la conferenza annuale degli utenti FileMaker, per approfondire le sue conoscenze e acquisire nuove capacità.
Oggi Roger utilizza l'app personalizzata, stando alle sue parole, "letteralmente per qualsiasi cosa." L'app copre l'intero ciclo vita del progetto, dal contatto iniziale con il cliente fino al completamento del lavoro. Ad esempio, ha progettato un pulsante su ogni pagina dei venditori che si illumina quando un'attività viene contrassegnata come completata dal reparto d'installazione. Il venditore capisce quindi che è ora di "fare una chiamata" per assicurarsi che il cliente sia soddisfatto del suo nuovo rivestimento. Una volta effettuata la chiamata, viene visualizzato un altro pulsante: "Invia richiesta di recensione." Il venditore seleziona il pulsante per richiedere una recensione da parte del cliente.
I dipendenti usano anche in tutte le sue potenzialità l'integrazione e-mail dell'app personalizzata. Per ogni nuovo progetto un venditore crea una scheda, alla quale viene allegato un registro di comunicazione. In questo modo è possibile generare qualsiasi tipo di e-mail. Che si tratti di rispondere a una domanda o inviare un'immagine del prodotto o un preventivo per un progetto, semplicemente facendo clic su un pulsante l'e-mail finisce nel registro di comunicazione. Il venditore può controllare il registro per vedere quali e-mail sono state inviate e a che punto sono nell'ambito del progetto. Se il venditore è fuori, chiunque può vedere il registro e sapere esattamente cosa è stato lasciato in sospeso dal venditore, in modo da gestire senza intoppi l'interazione con il cliente.
"Un aspetto positivo di FileMaker è che si possono creare vari percorsi di comportamento individuali e quindi collegarli facilmente per creare una sequenza di eventi," afferma Roger.
"Un aspetto positivo di FileMaker è che si possono creare vari percorsi di comportamento individuali e quindi collegarli facilmente per creare una sequenza di eventi"
Roger Benedict, presidente, Ruggs Benedict
Lo strumento giusto per lavorare
Roger aveva inizialmente fornito al personale delle vendite dei dispositivi iPad, ma questi trovavano troppo scomodo doverli tenere contemporaneamente in mano insieme ai campioni. Perciò sono passati a uno schermo più grande. Ora il personale accede all'app personalizzata da workstation basate su Mac mini con schermo da 27 pollici, dove si possono sedere insieme ai clienti una volta scelto il campione.
I dispositivi iPad sono invece perfetti per i dipendenti in magazzino. Il loro lavoro consiste nel verificare tutto il materiale che entra ogni giorno e controllare man mano che esce. Questo consente loro di tenere traccia delle forniture d'installazione che devono essere riordinate, come materiali adesivi e imbottiture. Devono anche controllare la programmazione delle installazioni, e questo è reso più semplice da un'app portatile.
Vantaggi finanziari non previsti
Ruggs Benedict affronta uno sforzo di fatturazione unico. Gli ordini per rivestimenti interni tendono ad essere flessibili; un cliente può decidere di aggiungere una stanza o modificare un colore fino all'ultimo minuto. Non è possibile la fatturazione anticipata, perciò l'app personalizzata tiene la fattura in coda fino al completamento del progetto. La fattura può quindi essere spostata in QuickBooks, che si integra con l'app personalizzata. Questo elimina gli errori e migliora l'esperienza del cliente.
È una funzione utile, ma Roger ha scoperto che il vero grande vantaggio dell'app personalizzata è la possibilità di controllare i prezzi dei prodotti. In molti settori, i venditori possono preventivare prezzi bassi per strappare un affare, oltre alla provvigione ad esso collegata.
"Se non si ha controllo su tutto questo, potrebbero addirittura far andare l'attività in malora," ha detto Roger.
Con l'app personalizzata, per il prezzo è solo questione di premere qualche pulsante. I venditori selezionano un prodotto e l'app inserisce automaticamente il prezzo giusto. I venditori possono offrire alcuni sconti, ma vedrebbero la loro provvigione scendere sullo schermo. Questo li rende meno inclini a tagliare il prezzo dei prodotti, e ciò migliora il risultato finale.
Che si tratti di tracciare il ciclo vita del cliente, ottimizzare la comunicazione via e-mail o aumentare i margini di profitto, Roger non ha che buone parole per l'app personalizzata che ha creato con la piattaforma FileMaker.
"È incredibile quanto sia facile utilizzare FileMaker. Non ho bisogno di chissà quale trucco magico per creare un'app personalizzata adatta alle mie esigenze professionali” ha detto. "Non posso fare altro che rispettare e apprezzare la piattaforma FileMaker."
Per ulteriori informazioni sulla piattaforma FileMaker, scaricate la versione di prova gratuita.