Parchi provinciali della regione di Anvers

In Belgio, l'ente Parchi provinciali della regione di Anversa supervisiona sei parchi regionali; si tratta di spazi lussureggianti, adatti alle famiglie e dotati di qualsiasi cosa: da percorsi escursionistici e ciclabili a centri didattici e fattorie didattiche. Dietro le quinte di questi noti spazi pubblici opera un team numeroso, responsabile della manutenzione quotidiana, dell'affitto dei locali, della programmazione pubblica e della gestione finanziaria.

Fino a poco tempo fa gran parte di questo lavoro era basato su e-mail, PDF, fogli elettronici e numerose operazioni manuali.

La situazione è cambiata quando l'ente Parchi provinciali della regione di Anversa ha iniziato a utilizzare Claris FileMaker per sviluppare app operative personalizzate. All'inizio si è trattato di un'unica app per la manutenzione, la quale si è poi evoluta in un ecosistema di applicazioni personalizzate chiamato DIGIPARK che ora supporta quasi ogni parte delle operazioni dei parchi.

"A fare la differenza è stata la rapidità con cui abbiamo potuto trasformare un'idea in qualcosa di utile. Con FileMaker non dobbiamo aspettare mesi perché lo sviluppo venga concluso. Le app personalizzate sono utilizzabili nel giro di giorni o settimane" ha affermato Werner Marinus, responsabile amministrativo dell'ente Parchi provinciali della regione di Anversa.

Un'app personalizzata per la manutenzione ha dato il via a una partnership continuativa.

Avendo notato la necessità di uno strumento di reporting semplice, Werner ha coinvolto il Partner Claris Platinum ClickWorks affinché collaborasse a una soluzione personalizzata per problemi relativi alla manutenzione.

La proposta di ClickWorks è stata una soluzione basata su QR code che utilizzasse FileMaker per consentire al personale di scansionare con l'iPad un codice presente sui parchi giochi, sulle recinzioni o sui distributori automatici per segnalare un problema. L'app avrebbe quindi registrato la posizione, assegnato il problema al team o al fornitore del caso e poi tenuto traccia dell'avanzamento della manutenzione fino al suo completamento.

"Una volta che il personale si è accorto del valore della prima applicazione personalizzata, ha iniziato a chiedere: 'Possiamo fare questo per le prenotazioni? Per la fatturazione interna? Per gli eventi?'" ha spiegato lo sviluppatore di ClickWorks Thomas Smedts. "È così che il gruppo di app personalizzate si è ampliato, risolvendo un problema dopo l'altro."

Un ecosistema completo di app personalizzate.

Se il team dell'ente Parchi provinciali della regione di Anversa ha collaborato con un partner di sviluppo ad alcuni progetti, Werner ha inventato e creato diverse app di DIGIPARK in autonomia, espandendo le soluzioni FileMaker all'interno dell'organizzazione. Oggi DIGIPARK ha più di 14 applicazioni FileMaker connesse all'interno dei suoi parchi. Ogni app personalizzata è stata progettata per corrispondere a flussi di lavoro reali e migliorare l'efficienza per i team in ufficio e sul campo.

DIGIPARK include soluzioni digitali per:

Manutenzione e segnalazione dei problemi:

• Un'interfaccia basata su codici QR consente ai team sul campo di registrare i problemi di manutenzione istantaneamente.
• Assegnazione automatizzata delle attività e monitoraggio dell'avanzamento.
• Audit trail e cronologia per i problemi ricorrenti.

Gestione dell'affitto dei locali:

• Calendario digitale e sistema di prenotazione di aule, sale riunioni e spazi dedicati ad eventi.
• Generazione automatica delle fatture e invio delle approvazioni ai team interessati.
• Sostituzione del coordinamento basato sulle e-mail e del tracciamento mediante fogli elettronici.

Tracciamento e informazioni sui visitatori:

• Biglietterie integrate per fornire il numero delle presenze in tempo reale.
• Consente al team dei parchi di effettuare rendicontazioni sull'impatto e assicurare i rinnovi del budget.
• Le dashboard consentono alla direzione di prendere decisioni sul personale e sui finanziamenti in base ai dati.

Logistica interna e fatturazione:

• Facilita il ricarico interno dei servizi tra i reparti.
• Invia le approvazioni dei costi, registra le ricevute e supporta la trasparenza finanziaria.

"Ogni volta che consegniamo una cosa nuova, si creano idee per ciò che viene dopo," ha affermato Thomas. "È il bello di FileMaker: le soluzioni non sono mai statiche."

Coinvolgimento della comunità grazie alla piattaforma unificata Claris.

Un esempio notevole di agilità è stata la proposta da parte del team dell'ente Parchi provinciali della regione di Anversa di una campagna creativa: consentire alle famiglie di "adottare" simbolicamente gli animali della fattoria didattica durante un evento di coinvolgimento del pubblico. Per la campagna era necessaria un'esperienza di registrazione digitale di facile accesso, rapida da distribuire e visivamente attraente per il pubblico.

Il team di sviluppo ha realizzato la soluzione basata sul Web in pochi giorni utilizzando Claris Studio, uno strumento sulla piattaforma Claris.

Sfruttando le funzioni di sviluppo web-first di Claris Studio, il team ha creato un modulo Web moderno, orientato all'utente, accessibile su qualsiasi dispositivo. La soluzione gestiva registrazioni, teneva traccia delle "adozioni" e convogliava i dati direttamente nel sistema FileMaker interno di Parchi provinciali della regione di Anversa per il follow-up e la rendicontazione.

"È stato il nostro primo progetto con Claris Studio," ha affermato Joris Aarts, cofondatore di ClickWorks. "Ci ha consentito di creare un'interfaccia Web rapida, pulita, di ottimo aspetto e perfettamente funzionante, senza dover ricorrere a uno sviluppatore front-end."

Il design responsivo della soluzione l'ha resa ideale per le famiglie sul posto, mentre dietro le quinte, Claris Connect ha offerto una sincronizzazione in tempo reale con FileMaker, assicurando che il personale avesse sempre a disposizione dati sulla partecipazione aggiornati. La soluzione generava anche elenchi e tag scaricabili per la logistica degli eventi, tutti ospitati in modo sicuro su cloud.

Secondo Werner: "L'adozione degli animali domestici, che era sembrata una piccola idea, è diventata un modello per i prossimi eventi. Ora possiamo riutilizzare quella configurazione per qualsiasi tipo di campagna che richieda la partecipazione di pubblico."

Il successo della soluzione basata sul Web ha confermato il potenziale di Claris Studio e ha destato interesse nell'organizzazione nell'applicarlo ad altre esperienze rivolte alla cittadinanza.

Capacità tecniche dietro le quinte.

L'impatto operativo della suite di app personalizzate è stato significativo. Attività manuali che un tempo richiedevano ore adesso sono gestite in pochi minuti. I team che hanno gli strumenti giusti operano su dati in tempo reale, anziché aspettare e-mail o report cartacei. La comunicazione è più rapida, le decisioni sono meglio informate e i servizi pubblici sono più reattivi.

Utilizzando Claris FileMaker il team può distribuire ogni app personalizzata rapidamente, con un'iterazione veloce e una spesa minima. Inoltre, le applicazioni hanno diversi vantaggi tecnici:

• Distribuzione su più dispositivi utilizzando FileMaker Go.
• Scansione di codici a barre e QR per attivare flussi di lavoro specifici di una posizione.
• Controllo degli accessi basato su ruoli per assicurare che gli utenti vedano solo le funzioni rilevanti.
• Dashboard e visualizzazioni integrate per informazioni sulle operazioni in tempo reale.
• Integrazioni API che collegano le app a sistemi esistenti o a servizi esterni.

"Esternamente i parchi sono più calmi perché dietro le quinte di DIGIPARK ogni cosa è più veloce, più organizzata e più connessa", ha detto Werner. "È come passare da una vecchia macchina da scrivere a un iPad."

Anche l'adozione da parte del personale è stata ampia, grazie all'attenzione verso l'usabilità e a un feedback continuo. Coinvolgendo gli utenti finali nella scoperta e nei processi di progettazione delle applicazioni ed eseguendo le iterazioni rapidamente, ogni applicazione personalizzata sembra fatta su misura, e in effetti lo è.

Una piattaforma per l'innovazione digitale continua.

Quella che inizialmente era un'unica app di manutenzione è diventata una piattaforma strategica per la trasformazione digitale. Parchi provinciali della regione di Anversa ha un approccio affidabile alla crescita: iniziare in piccolo, consegnare rapidamente e scalare ciò che funziona.

Con Claris FileMaker come base e ClickWorks come partner di sviluppo di fiducia, Parchi provinciali della regione di Anversa non sta solo mantenendo i parchi in modo più efficiente, ma sta costruendo un'infrastruttura digitale moderna in grado di crescere con le esigenze del suo personale, dei visitatori e dei luoghi.

Questa storia di successo illustra un percorso chiaro ad altre organizzazioni intenzionate ad ottimizzare le operazioni sul posto di lavoro. La piattaforma Claris aiuta i team ad affrontare un punto debole specifico, quindi a creare, iterare e distribuire rapidamente soluzioni su misura. Queste soluzioni mettono a disposizione informazioni sui dati preziose, offrono ai team strumenti validi e, in definitiva, portano a vantaggi significativi in termini di efficienza e servizi forniti. Un approccio agile promuove una cultura di miglioramento continuo, trasformando le attività quotidiane e gettando le basi per un'innovazione digitale continua.

Vi interessa sapere che cosa può fare una soluzione FileMaker per la vostra organizzazione? Parlate con un esperto Claris per scoprirlo.