Effettuare prenotazioni ambulatoriali online con FileMaker Cloud offre una maggiore comodità per gli istituti sanitari partner. Le cartelle cliniche elettroniche per i casi di emergenza sviluppate dall'utente si sono dimostrate efficaci durante il terremoto di Kumamoto.
Rafforzare e promuovere il coordinamento sanitario regionale
L'Osaka National Hospital è un istituto sanitario di riferimento e una struttura sanitaria generale avanzata che svolge un ruolo chiave per la cura di cancro, malattie cardiovascolari, malattie rare, AIDS, cure di emergenza critiche e per la risposta in caso di catastrofi, negli ambiti delle politiche sanitarie. Con 694 posti letto vengono assistiti in media oltre 1.000 pazienti ambulatoriali al giorno.
Come ospedale di supporto medico regionale, rafforza e promuove attivamente il coordinamento con le istituzioni sanitarie locali, accogliendo ogni anno quasi 10.000 pazienti inviati da altre strutture (tasso di invio del 65%) e reinviando circa 12.000 pazienti alle strutture partner (tasso di reinvio dell'88%).
Per facilitare la cooperazione medica regionale, l'ospedale ha istituito un ufficio di collegamento medico regionale composto da coordinatori e assistenti sociali dedicati. Tramite linee telefoniche e fax dedicate, l'ufficio gestisce le prenotazioni di consulti, le richieste mediche, la pianificazione delle dimissioni e il coordinamento tra cliniche e ospedali locali. Per integrare i metodi tradizionali di telefono e fax, l'ospedale ha introdotto le prenotazioni ambulatoriali online basate su FileMaker Cloud.
In precedenza, la richiesta di appuntamenti per i pazienti inviati dalle cliniche locali avveniva principalmente via fax; l'ospedale coordinava la programmazione e inviava un fax di conferma. Tuttavia, la conferma di una prenotazione richiedeva tempo e non poteva essere finalizzata immediatamente: una volta confermate le date, le cliniche dovevano ricontattare i pazienti per informarli.
Come soluzione si è pensato a un sistema di prenotazioni ambulatoriali online, ma la creazione di un'infrastruttura locale accessibile esternamente poneva sfide notevoli per le istituzioni sanitarie che gestiscono dati personali sensibili. Per garantire un funzionamento sicuro occorrevano reti dedicate, un'architettura di sicurezza solida e un'elevata manutenzione.
FileMaker Cloud utilizza la crittografia TLS 1.2 per le comunicazioni che richiedono un livello di sicurezza rigoroso ed è conforme alle "Linee guida per la gestione della sicurezza dei sistemi di informazione medica" del Giappone per quanto riguarda la comunicazione su reti aperte. Inoltre, il sistema di prenotazioni ambulatoriali online è stato deliberatamente progettato per evitare di gestire i dati personali identificativi del paziente, garantendo misure di sicurezza rigorose.
Dott. Atsuhiko Okagaki, Director of Medical Informatics/Chief of Obstetrics, Osaka National Hospital
"Abbiamo adottato FileMaker Cloud per consentire una prenotazione online sicura, senza ospitare una piattaforma server in locale. Inoltre, avevamo bisogno di specifiche che consentissero a ciascun reparto di gestire la propria programmazione, adeguando gli orari dei consulti e le chiusure in modo indipendente. Richiedere a fornitori esterni di sviluppare un sistema che rispondesse a questi requisiti avrebbe comportato costi notevoli. Costruendolo internamente sulla piattaforma FileMaker, siamo stati in grado di creare e gestire un sistema sicuro ed economico".
Dott. Atsuhiko Okagaki, Director of Medical Informatics/Chief of Obstetrics, Osaka National Hospital
Prenotazioni possibili anche in orario serale
Il nuovo sistema di prenotazioni ambulatoriali dispone di un'interfaccia e di un flusso di lavoro semplici. Poiché non occorre inserire i nomi dei pazienti in fase di programmazione, massimizza la sicurezza sfruttando il cloud.
Le cliniche partner registrate accedono utilizzando gli account e le password loro assegnati. Il sistema, ospitato su FileMaker Cloud, è accessibile tramite browser Web, l'app FileMaker Go sui dispositivi iOS o il software FileMaker Pro su PC. La sua semplicità consente alle strutture invianti di completare l'intera richiesta di prenotazione in un'unica schermata dopo aver fatto clic su "Avvia prenotazione".
Poiché molte cliniche possedevano già FileMaker Pro e FileMaker Go e i browser Web sono gratuiti, le spese generali di adozione per gli utenti sono ridotte al minimo. Il dott. Okagaki osserva che il basso costo di adozione e l'usabilità intuitiva sono stati fattori determinanti per un'adozione su vasta scala.
Dopo aver selezionato il reparto desiderato da un elenco, vengono visualizzate le date e le fasce orarie disponibili. Il fornitore seleziona semplicemente la fascia preferita, inserisce solo il sesso e la data di nascita del paziente e la registrazione della prenotazione è completa.
Il dott. Shigetoshi Yamada, vicedirettore della Koshida Clinic - una struttura specializzata in tecnologie di riproduzione assistita (trattamenti per la fertilità) che utilizza questo sistema di prenotazioni online - spiega che la conferma immediata della prenotazione in loco è un vantaggio significativo.
Poiché molti pazienti hanno un impiego, la stragrande maggioranza effettua le visite in orario serale dalle 17:00 alle 20:00. Prima, quando si inviavano le pazienti in gravidanza agli ospedali ostetrici, negli orari serali l'ospedale di destinazione non era raggiungibile e quindi le richieste via fax non potevano essere confermate fino al giorno successivo o più tardi.
Dott. Shigetoshi Yamada, vicedirettore, Koshida Clinic
Il reparto, la data/ora dell'appuntamento e i dati del paziente inviato possono essere inseriti su un'unica schermata, consentendo una conferma immediata della prenotazione sul posto.
"In precedenza, i pazienti dovevano tornare in un secondo momento solo per ricevere il modulo di appuntamento confermato. Ora che le prenotazioni ambulatoriali online consentono la conferma istantanea anche in orario serale, possiamo consegnare loro il foglio di appuntamento sul posto. Questo evita problemi ai pazienti e fa risparmiare molto tempo al nostro personale", dice il dott. Yamada.
Digitalizzazione delle cartelle cliniche nei luoghi dei disastri
L'Osaka National Hospital ha anche costruito un sistema elettronico di cartelle cliniche per i casi di emergenza basato sulla piattaforma FileMaker per l'uso da parte di Team di assistenza medica in caso di calamità (DMAT) e squadre di soccorso. Questo sistema innovativo trasforma la documentazione clinica sui luoghi dei disastri, un ambito in cui la digitalizzazione è rimasta a lungo indietro.
Le specifiche per le cartelle cliniche elettroniche per i casi di emergenza create dall'Osaka National Hospital si basano sulla "Cartella clinica per le emergenze" standardizzata, definita congiuntamente da cinque organizzazioni: l'Associazione giapponese di medicina d'urgenza, l'Associazione giapponese per la gestione delle informazioni sanitarie, l'Associazione ospedaliera giapponese, l'Associazione medica giapponese e l'Associazione giapponese di medicina delle catastrofi. In precedenza, ogni team di medici inviato utilizzava propri formati di cartelle cliniche e protocolli operativi.
Di conseguenza, l'affidamento della cura dei pazienti da un team all'altro e l'estrazione dei dati clinici in tempo reale erano fortemente ostacolati. "La Cartella clinica di emergenza è stata creata come formato standard per i disastri ed è destinata ad essere adottata diffusamente. Trasferisce i dati dalle schede di triage iniziali alla cartella clinica e viene utilizzata presso le unità di cura temporanea (SCU, Staging Care Units) e le stazioni di primo soccorso degli ospedali specializzati, alimentando direttamente i registri di trasporto sanitario dei DMAT. È anche uno strumento fondamentale per raccogliere dati epidemiologici in caso di catastrofe", spiega il dott. Daikai Sadamitsu, che è stato direttore del Centro di emergenza e terapia intensiva fino a marzo 2018.
Dott. Daikai Sadamitsu, ex direttore del Centro di emergenza e terapia intensiva, Osaka National Hospital
Occuparsi sia dei traumi che delle malattie croniche nelle stazioni di soccorso
Il sistema di cartelle cliniche elettroniche per i casi di emergenza si basa sul sistema di cartelle cliniche di pronto soccorso basato su FileMaker utilizzato presso il Centro di emergenza e terapia intensiva dell'Osaka National Hospital. Organizza i moduli cartacei delle cartelle cliniche di emergenza (Copertina/Modulo 1, Malattia generale/lieve, Trauma e Foglio di avanzamento/Modulo 2) in schede dedicate - "Dati del paziente", "Interno/Lieve", "Trauma/Conclusioni" e "Trattamento/Test" - tutte accessibili all'interno di un'unica schermata.
A differenza delle cartelle cartacee, il sistema consente la ripetizione di voci su risultati, valutazioni e trattamenti per i pazienti visitati più volte. Ogni voce è consolidata sul lato destro dello schermo e visualizzata in ordine cronologico.
"In particolare negli ambulatori di medicina interna allestiti presso i centri di evacuazione, i singoli pazienti spesso ricevono più consulti e il medico presente cambia quasi ogni volta. Essere in grado di inserire facilmente risultati e prescrizioni ogni volta potendo analizzare le precedenti note della cartella clinica a colpo d'occhio, è un enorme vantaggio di questo sistema di cartelle cliniche elettroniche per i casi di emergenza", afferma il dott. Mitsuhiro Noborio, medico senior presso il Centro di emergenza e terapia intensiva.
Inoltre, il sistema supporta J-SPEED (Japanese Surveillance in Post-Extreme Emergencies and Disasters), una struttura che permette di aggregare rapidamente i dati per valutare le condizioni sanitarie in tempo reale nelle aree colpite da catastrofi. Le squadre di soccorso medico controllano 26 voci standardizzate, tra cui l'età del paziente, il sesso, la presenza di febbre, le lesioni e i sintomi di stress, aggregando istantaneamente i dati giornalieri da riferire al centro di coordinamento delle operazioni.
Dott. Mitsuhiro Noborio, medico senior, Centro di emergenza e terapia intensiva, Osaka National Hospital
La schermata Trauma/Conclusioni segue le linee guida JATEC (Japan Advanced Trauma Evaluation and Care), consentendo ai fornitori di inserire i risultati clinici tramite caselle di controllo.
La schermata Interno/Lieve, utilizzata per pazienti con malattie croniche e consulti generali, incorpora campi di documentazione clinica standard insieme a voci di segnalazione J-SPEED.
Evitare caos nella comunicazione durante le catastrofi
Per prepararsi agli scenari di catastrofe, l'ospedale ha anche sviluppato un sistema interno di bacheca per le catastrofi, testato nel corso delle relative esercitazioni. Quando si verifica un disastro, il centro di coordinamento delle operazioni stabilito all'interno dell'ospedale riceve una marea di informazioni dalle unità di triage, trattamento e ricovero.
Tradizionalmente, le informazioni in arrivo dalle varie unità tramite ricetrasmettitori venivano scritte a mano su lavagne per monitorare la situazione e trasmettere messaggi, spesso creando confusione su chi stava comunicando che cosa a quale reparto. Per risolvere questo problema, l'ospedale ha sviluppato un meccanismo che consente a ciascun reparto di pubblicare aggiornamenti direttamente sul sistema di bacheca per le catastrofi. I post includono data e ora, dettagli del mittente, contenuto del messaggio e foto. Per semplificare l'inserimento dei dati, viene anche utilizzato l'input vocale.
Durante le esercitazioni per le catastrofi, il sistema ha stabilizzato i canali di comunicazione, chiarito i ruoli nei reparti e permesso a tutte le unità di comprendere le operazioni generali. Fondamentalmente, la sede centrale riceveva solo le informazioni essenziali di alto livello di cui aveva bisogno, mentre gli aggiornamenti operativi venivano trasmessi direttamente tra i reparti competenti, eliminando il caos nella comunicazione.
La bacheca elettronica per le catastrofi è progettata per la comunicazione tra ospedali e la condivisione all'interno di un ospedale di riferimento per le catastrofi, durante le emergenze. Con un funzionamento simile a quello delle timeline dei social media, consente a ciascun reparto di pubblicare gli aggiornamenti necessari su una linea del tempo condivisa, facilitando la condivisione delle informazioni.
National Hospital Organization Osaka National Hospital
Sede: 2-1-14 Hoenzaka, Chuo-ku, Osaka, Giappone
Settore: Sanità
Riepilogo generale
La programmazione telefonica e via fax delle visite ambulatoriali presso le cliniche regionali comportava oneri e criticità significativi per le cliniche invianti, i pazienti e il personale dell'Ufficio di collegamento medico regionale. Le prenotazioni ambulatoriali online basate su FileMaker Cloud hanno semplificato i flussi di lavoro di prenotazione con un netto aumento della comodità sia per gli operatori sanitari che per i pazienti.
Contemporaneamente, il sistema di cartelle cliniche elettroniche per i casi di emergenza ha consentito di avere una documentazione standardizzata e rapida nei contesti di emergenza in cui ogni secondo conta. Integrandosi con J-SPEED (Japanese Surveillance in Post-Extreme Emergencies and Disasters), facilita anche la rapida raccolta e aggregazione di dati per valutare le situazioni mediche nelle aree colpite da catastrofe in tempo reale.
Panoramica del sistema
- Prenotazioni ambulatoriali online: sfruttando FileMaker Cloud, gli istituti sanitari partner possono confermare gli appuntamenti con i reparti dell'Osaka National Hospital in tempo reale tramite browser Web o FileMaker Go. Dopo aver effettuato l'accesso con le credenziali assegnate, gli utenti completano l'intera prenotazione su un'unica schermata selezionando il reparto, la data/ora dell'appuntamento e inserendo le informazioni di base del paziente (sesso e data di nascita).
- Sistema di cartelle cliniche elettroniche per i casi di emergenza: organizza i formati cartacei delle cartelle cliniche di emergenza standard (Copertina/Modulo 1, Malattia generale/lieve, Trauma e Foglio di avanzamento/Modulo 2) in schede dedicate - "Dati del paziente", "Interno/Lieve", "Trauma/Conclusioni" e "Trattamento/Test" - all'interno di un'unica schermata unificata. Le squadre di soccorso medico possono controllare 26 voci cliniche standardizzate (tra cui età, sesso, febbre, lesioni e sintomi di stress), aggregare i totali giornalieri e stampare o inviare via fax le cartelle al centro di coordinamento delle operazioni.
Risultati e vantaggi
- Prenotazioni ambulatoriali online: drastica riduzione del carico di lavoro per le cliniche locali invianti e maggiore comodità per i pazienti. Significativa riduzione dell'impegno amministrativo per il personale dell'Osaka National Hospital Regional Medical Liaison Office per quanto riguarda la conferma degli appuntamenti.
- Sistema di cartelle cliniche elettroniche per i casi di emergenza: ha consentito di sostituire le cartelle cliniche cartacee per le emergenze con una documentazione digitale rapida e standardizzata. Eredita perfettamente i dati dalla scheda di triage iniziale e può fungere da registro elettronico standard per il trasporto sanitario nell'ambito delle operazioni dei DMAT.
Scarica la testimonianza del cliente qui (PDF in giapponese).