Come si coltiva una community di tennis internazionale mentre ci si sta ancora riprendendo da una pandemia globale, quando le persone sono più distanziate che mai? Per P.J. Simmons, fondatore di Net Gains Foundation (NGF) e Gary Innes, direttore esecutivo, la risposta era semplice: sfruttare la propria passione per lo sport e il desiderio di ricompensare la community utilizzando gli strumenti che conoscevano meglio: il tennis e Claris FileMaker.
Scoprite come questa no-profit, con l'aiuto del partner Claris Sounds Essential LLC, ha creato un'app personalizzata per ottimizzare, coordinare e personalizzare gli eventi in corso per una rete crescente di tennisti, allenatori e volontari.
L'obiettivo di rendere la gestione degli eventi un grande slam.
P.J. ha fondato NGF per sfruttare le potenzialità del tennis come catalizzatore di salute e benessere per tutta la vita, crescita personale e professionale, leadership basata sul carattere e servizio orientato alla causa. Attraverso gli eventi del Tennis Congress dell'organizzazione e altre iniziative filantropiche, NGF ha creato una community attiva per tutti gli atleti, indipendentemente dall'età, dalla razza, dal reddito o dal livello di abilità, consentendo alle persone di dedicarsi al tennis come un passatempo, una passione o entrambi.
La gestione degli eventi del Tennis Congress richiede uno stretto coordinamento e organizzazione per garantire che ogni membro riceva il più alto livello di istruzione personalizzata, formazione e attenzione. Volendo ridurre i processi manuali e introdurre l'automazione dove possibile, la fondazione ha chiesto aiuto a Sounds Essential LLC.
"Io e Gary avevamo esperienza nello sviluppo di FileMaker ed eravamo pronti a portare le operazioni relative agli eventi al livello successivo", afferma P.J. "Avevamo l'obiettivo di creare app per le nostre operazioni complesse per supportare meglio i nostri atleti e i volontari che lavorano dietro le quinte utilizzando le informazioni in modi nuovi e più potenti con FileMaker".
Integrare dati e sistemi per guadagnare in efficienza.
Un tempo, presso NGF venivano utilizzati più sistemi, cosicché volontari e organizzatori dovevano cercare le informazioni in decine di fogli di calcolo e applicazioni a sé stanti. Inoltre, non era insolito che un singolo volontario gestisse i dati di centinaia di partecipanti, da cui la necessità di consentire agli utenti esterni, compresi gli atleti stessi, di interagire direttamente con il database di NGF.
Ecco perché NGF si è rivolta al partner Claris Sounds Essential LLC. Duncan Baker, co-proprietario e responsabile dello sviluppo di Sounds Essential LLC, sapeva esattamente cosa era necessario per rendere questa organizzazione no-profit più efficiente. Il partner ha lavorato con NGF per consolidare molte funzioni organizzative, compresa la pianificazione degli eventi.
"Di fatto abbiamo creato un sistema operativo completo per l'azienda", afferma Duncan. "Ora atleti, allenatori e partecipanti agli eventi possono interagire direttamente con il sistema, visualizzando programmi personalizzati degli eventi. Grazie a FileMaker, tutti i soggetti coinvolti vengono immediatamente a conoscenza di eventuali cambiamenti."
La sostituzione dei sistemi manuali con un unico sistema operativo aziendale consolidato riduce le richieste in entrata e le spese generali per il personale degli eventi. Inoltre, grazie a un'API gli atleti possono inviare le informazioni sul profilo direttamente al database, in un processo che non richiede alcun intervento da parte degli organizzatori.
L'automazione aumenta il ritmo.
Sounds Essential LLC ha reso la soluzione ancora più avanzata introducendo un'automazione che abbinava meglio atleti e allenatori, garantendo al contempo che gli organizzatori volontari avessero le informazioni a portata di mano per supportare i partecipanti in centinaia di sessioni di allenamento, seminari e presentazioni. Per accelerare la distribuzione di orari personalizzati, il partner ha creato un sistema di comunicazione, ricavando le informazioni dal database di NGF per diffondere senza interruzioni le informazioni personalizzate a diversi gruppi di partecipanti.
"FileMaker ci offre vantaggi incredibili! Con la moderna soluzione creata da Sounds Essential LLC, ora abbiamo nuovi potenti livelli di automazione e integrazione", afferma Gary. "Attività che richiedevano ore adesso vengono portate a termine in pochi minuti, generando risultati migliori per NGF e fornendoci le basi digitali necessarie a sostenere la nostra continua crescita".
Grazie a FileMaker, NGF può sollevare gli organizzatori dal lavoro manuale e introdurre l'efficienza in tutti i tipi di evento, incluso un evento globale di alto livello come il Tennis Congress che ha coinvolto 134 atleti e 50 allenatori in 33 paesi e ha richiesto più di un anno di pianificazione. Il ROI di questo evento globale ha ripagato, generando più di 300.000 dollari di entrate e l'evento del prossimo anno dovrebbe raddoppiare di dimensioni.
La piattaforma Claris è la soluzione perfetta per il futuro.
E NGF sta appena iniziando con le applicazioni operative personalizzate. La fondazione mira a sfruttare la nuova piattaforma Claris (solo in inglese), utilizzando Claris Connect per le integrazioni con app di uso quotidiano come Mailchimp per migliorare la comunicazione negli eventi. Inoltre, si sta progettando di utilizzare Claris Go per supportare le operazioni in loco con accesso al database mobile durante gli eventi, Claris WebDirect per la gestione finanziaria e la rendicontazione per gli allenatori di NGF e Claris Studio per i moduli di feedback dei partecipanti.
"Con flussi di lavoro e strumenti personalizzati, i nostri volontari, allenatori e atleti possono unirsi per portare un impatto positivo in tante vite", aggiunge Gary. "Oltre a creare nuove opportunità per il tennis attraverso la nostra fondazione, intendiamo creare nuove soluzioni digitali e nuovi modi per sfruttare l'intera piattaforma Claris".
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