Comment entretenir une communauté internationale dédiée au tennis après une pandémie mondiale, et alors que ses membres sont plus dispersés que jamais ? Pour P.J. Simmons, fondateur de la Net Gains Foundation (NGF), et Gary Innes, directeur exécutif de cette dernière, la réponse était simple : en mettant leur passion du sport au service des autres grâce aux deux éléments qu’ils maîtrisent le mieux, le tennis et Claris FileMaker.
Découvrez comment cet organisme à but non lucratif, aidé de Sounds Essential LLC, un partenaire Claris, est parvenu à créer une app personnalisée pour optimiser, coordonner et personnaliser des événements et, par là même, simplifier la tâche de joueurs, entraîneurs et bénévoles toujours plus nombreux.
Révolutionner la gestion des événements
En créant la NGF, P.J. Simmons a souhaité faire du tennis un catalyseur de santé, de bien-être, de développement personnel, de développement professionnel et de leadership, le tout en faveur de diverses causes. Par le biais du Tennis Congress et d’autres initiatives philanthropiques, l’organisme a construit une communauté rassemblant tous types d’individus, indépendamment de leur âge, de leur origine ethnique, de leurs revenus ou de leurs compétences. Tous ont la possibilité de jouer au tennis, qu’il s’agisse d’un passe-temps, d’une passion, ou des deux.
La gestion du Tennis Congress nécessite une coordination et une administration rigoureuses, afin que chaque membre puisse bénéficier du plus haut niveau de formation et de la meilleure attention possible. Car elle souhaitait limiter les processus manuels et automatiser ce qui pouvait l’être, la NGF s’est adressée à Sounds Essential LLC.
« Avec Gary, nous avions déjà développé des apps FileMaker et étions prêts à aller encore plus loin », explique P.J. Simmons. « Nous voulions concevoir des apps pour faciliter l’exécution de tâches complexes, en améliorant l’emploi des informations. L’objectif était de mieux accompagner les sportifs et les bénévoles qui œuvrent en coulisses. »
Intégrer des données et des systèmes pour accroître l’efficacité
Auparavant, de multiples systèmes étaient exploités par la NGF, ce qui induisait la recherche d’informations au sein de dizaines de feuilles de calcul et d’apps disparates. En outre, un seul bénévole était souvent amené à gérer les données associées à des centaines de participants. Il devenait donc important que des utilisateurs externes, y compris les sportifs eux-mêmes, puissent interagir avec la base de données de la NGF.
C’est là que Sounds Essential LLC, un partenaire Claris, entre en jeu. Duncan Baker, cogérant et développeur en chef chez Sounds Essential LLC, a su exactement ce qu’il fallait faire. En collaboration avec la NGF, plusieurs fonctions organisationnelles ont été consolidées, y compris la planification d’événements.
« Nous avons donné vie à un système d’exploitation complet », indique Duncan Baker. « Aujourd’hui, les sportifs, entraîneurs et participants aux événements peuvent y accéder directement et consulter des plannings personnalisés. Grâce à FileMaker, tout le monde est immédiatement informé si des changements se produisent. »
Le remplacement des systèmes manuels par un système d’exploitation unique est synonyme d’une réduction des demandes d’assistance, ainsi que des charges administratives liées à la gestion des effectifs. Par ailleurs, une API ayant été mise en place, les sportifs peuvent communiquer eux-mêmes des informations à la base de données, sans que les organisateurs ne doivent intervenir.
Automatiser les processus pour les accélérer
Sounds Essential LLC a perfectionné encore davantage la solution élaborée en intégrant des fonctionnalités d’automatisation plus adaptées aux besoins des sportifs et des entraîneurs. D’autre part, toutes les données requises étaient dès lors à portée des organisateurs bénévoles chargées d’accompagner les personnes participant à des centaines de formations, séminaires et présentations. Pour accélérer la distribution des plannings personnalisés, le partenaire Claris a également conçu un système de communication permettant d’extraire des informations auprès de la base de données de la NGF afin de les transmettre aux différents individus concernés.
« FileMaker nous offre des avantages exceptionnels ! La solution innovante développée par Sounds Essential LLC assure un niveau d’automatisation et d’intégration inégalé », souligne Gary Innes. « Ce qui nous prenait des heures autrefois est réalisé en quelques minutes seulement. De cette façon, nous obtenons de meilleurs résultats et continuons à prospérer en nous transformant numériquement. »
Depuis que la NGF fait appel à FileMaker, les organisateurs sont libérés des opérations manuelles pénibles et tous les événements ont profité de ces avancées, comme une compétition mondiale de haut niveau réunissant 134 sportifs et 50 entraîneurs dans 33 pays et dont la programmation a nécessité plus d’une année. Le retour sur investissement a été particulièrement satisfaisant, cette même manifestation ayant débouché sur la génération de plus de 300 000 dollars de recettes. L’envergure de la prochaine édition, qui se tiendra l’année prochaine, devrait être multipliée par deux.
La plateforme Claris est l’outil le plus évolutif qui soit
La NGF ne compte pas s’arrêter là et envisage de tirer parti de la nouvelle plateforme Claris. Ainsi, Claris Connect lui permettra d’intégrer des apps utilisées au quotidien, comme Mailchimp, afin de perfectionner la communication autour des événements. Claris Go, pour sa part, simplifiera les opérations sur site via un accès mobile à la base de données, et Claris WebDirect servira à la gestion financière et à la création de rapports pour les entraîneurs. Claris Studio, enfin, constituera la technologie idéale pour générer des formulaires destinés à recueillir les impressions des participants.
« Bénévoles, entraîneurs et sportifs peuvent échanger plus aisément et influer positivement sur la vie de nombreuses personnes, et c’est les processus et outils personnalisés qui rendent cela possible », ajoute Gary Innes. « En plus d’organiser de nouveaux événements dans le cadre de notre fondation, nous avons hâte de pouvoir créer des solutions numériques inédites et d’identifier de nouvelles manières d’exploiter l’intégralité de la plateforme Claris. »
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