Reconnu pour son influence dans le paysage culturel, le district scolaire de Glenbrook, qui regroupe plusieurs lycées, a dû faire face à certains problèmes au cours des dernières années. En effet, l'exécution de flux de travail obsolètes et axés sur le papier ralentissait les opérations et compliquait inutilement les choses.
Ceci a pris fin lorsque le district s'est tourné vers Soliant Consulting, un partenaire Claris Platinum, afin de moderniser les nombreuses tâches administratives qu'il devait réaliser. Ce qui n'était initialement qu'un projet ponctuel s'est mué en une collaboration sur le long terme qui a, progressivement, donné vie à de multiples applications personnalisées innovantes.
Suivi financier optimisé
L'une des premières applications personnalisées a été développée pour faciliter le suivi des investissements financiers du district scolaire. À l'aide de Claris FileMaker, Soliant a élaboré un outil par le biais duquel les employés désignés peuvent saisir et modifier les données associées, importer de nouvelles informations directement à partir de fichiers CSV ou Excel générés par des banques, voire créer des rapports.
Toutes les étapes fastidieuses à effectuer avec l'ancien système, comme l'ajout de justificatifs bancaires et l'archivage d'indications relatives aux investissements passés, ont été automatisées. Grâce à cette application intuitive et robuste, les intérêts perçus pendant l'exercice financier en cours et ceux à venir peuvent être évalués – un atout précieux pour les audits annuels.
Un portail Web simple d'emploi, dédié au contrôle des rapports de maturité, ainsi qu'à celui des investissements actuels, nouveaux et terminés, a aussi vu le jour.
Inscriptions mieux gérées des élèves aux événements
L'équipe de développement s'est ensuite penchée sur la question des événements, parmi lesquels le bal de fin d'année. Toujours avec Claris FileMaker, une application personnalisée qui met en correspondance les cartes des élèves avec les billets achetés a été imaginée. De cette façon, les lycéens peuvent, par le biais de kiosques, pointer quand ils arrivent et repartent. Des alertes se déclenchent alors en temps réel afin d'assurer une visibilité et une protection accrues tout au long de rassemblements de ce type.
Autre point notable : il est maintenant possible d'analyser et de fluidifier les déplacements et de réagir promptement en cas d'urgence.
Sécurité et efficacité multipliées
Les développeurs ne se sont pas arrêtés en si bon chemin. Ils ont travaillé sur d'autres dispositifs similaires, cette fois centrés sur les opérations quotidiennes ci-dessous :
- Comptage des entrées et des sorties pour déterminer l'endroit où se trouvent les élèves en tout temps T
- Vérification des effectifs pris en charge par les bus scolaires
- Consignation des retards avec notifications automatiques et suivi des tendances
Le personnel peut désormais savoir quels élèves, et combien d'entre eux, sont présents sur un campus. La connaissance de ces éléments est particulièrement critique en cas de situation d'urgence.
Gestion automatisée des cartes des élèves
Objectif suivant : parfaire le processus, chronophage, de création des cartes des élèves et des enseignants qui se déroule au début de l'année scolaire, ou lorsque des jeunes rallient le district. Aujourd'hui, une application personnalisée extrait automatiquement les données ad hoc du système d'information sur les élèves et les communique aux imprimantes, le tout en permettant la modification des photos.
Cerise sur le gâteau : des cartes numériques ont été mises en place afin que les élèves puissent les conserver sur leur téléphone et, par là même, de limiter les inconvénients liés aux pertes.
Système d'inscription et intégration plus intelligent
Un système d'inscription amélioré a été mis à disposition des familles qui rejoignent le district. Au moyen d'un nouveau tableau de bord, les parents ou les tuteurs peuvent charger des documents, renseigner des formulaires et suivre l'évolution des démarches. Ils sont, en outre, informés lorsque nécessaire et ont accès à une interface qui centralise les pièces demandées.
Automatisation des inscriptions aux cours et camps d'été
Par la suite, c'est la supervision des inscriptions aux cours et camps d'été qui a fait l'objet d'un perfectionnement. Les programmes peuvent dorénavant être définis et ajustés sans difficulté, les listes d'attente consultées et les participants mieux coordonnés.
Suite complète d'applications performantes
Les solutions conçues à l'aide de Claris FileMaker transforment les flux de travail à l'œuvre dans le secteur de l'enseignement, en les simplifiant et en les rendant plus puissants et sûrs. Séduit par la réussite de cette initiative, le district scolaire de Glenbrook a pleinement épousé l'automatisation en élargissant, année après année, son usage des applications personnalisées.
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