Die Online-Terminvereinbarung für ambulante Behandlungen mit FileMaker Cloud bietet medizinischen Partnereinrichtungen mehr Komfort. Die von Anwendern entwickelten elektronischen Patientenakten für den Katastropheneinsatz haben sich beim Kumamoto-Erdbeben bewährt.
Stärkung und Weiterentwicklung der regionalen medizinischen Zusammenarbeit
Das Osaka National Hospital ist eine zentrale medizinische Einrichtung und ein hochmodernes Krankenhaus mit umfassendem Versorgungsspektrum. Es übernimmt eine wichtige Rolle in gesundheitspolitisch relevanten Versorgungsbereichen wie Krebs, Herz-Kreislauf-Erkrankungen, schwer behandelbaren Krankheiten, AIDS, intensivmedizinischer Notfallversorgung und Katastrophenmedizin. Das Krankenhaus verfügt über 694 Betten und behandelt durchschnittlich mehr als 1.000 ambulante Patienten pro Tag.
Als regionales Krankenhaus zur Unterstützung der medizinischen Versorgung stärkt und fördert es aktiv die Zusammenarbeit mit medizinischen Einrichtungen in der Region. Jährlich nimmt es fast 10.000 überwiesene Patienten auf (Überweisungsquote: 65 %) und überweist rund 12.000 Patienten an medizinische Partnereinrichtungen zurück (Rücküberweisungsquote: 88 %).
Zur Unterstützung dieser regionalen medizinischen Zusammenarbeit richtete das Krankenhaus eine Koordinierungsstelle ein, die mit speziell dafür zuständigen Koordinatoren und medizinischen Sozialarbeitern (MSWs) besetzt ist. Über eigene Telefon- und Faxleitungen bearbeitet die Stelle Terminvereinbarungen, medizinische Anfragen und Entlassungsplanungen und koordiniert die Zusammenarbeit mit Kliniken und Krankenhäusern in der Region. Ergänzend zur herkömmlichen Kommunikation per Telefon und Fax führte das Krankenhaus eine Online-Terminvereinbarung für ambulante Behandlungen mit FileMaker Cloud ein.
Zuvor wurden Termine für Patienten, die von örtlichen Kliniken überwiesen wurden, hauptsächlich per Fax angefragt. Das Krankenhaus koordinierte den Termin und faxte anschließend eine Bestätigung zurück. Die Bestätigung eines Termins nahm jedoch Zeit in Anspruch und konnte nicht unmittelbar erfolgen. Die überweisenden Kliniken mussten daher nach Erhalt der Bestätigung erneut Kontakt mit den Patienten aufnehmen, um ihnen den Termin mitzuteilen.
Als Lösung wurde eine Online-Terminvereinbarung konzipiert. Die Einrichtung einer von außen zugänglichen lokalen Infrastruktur stellt medizinische Einrichtungen, die mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, jedoch vor enorme Herausforderungen. Für einen sicheren Betrieb waren dedizierte Netzwerke, eine robuste Sicherheitsarchitektur und ein hoher Wartungsaufwand erforderlich.
FileMaker Cloud verwendet TLS 1.2 zur Verschlüsselung von Kommunikation, für die strenge Sicherheitsanforderungen gelten, und erfüllt hinsichtlich der Kommunikation über offene Netzwerke die japanischen Richtlinien für das Sicherheitsmanagement medizinischer Informationssysteme. Darüber hinaus wurde das Online-Terminvereinbarungssystem bewusst so konzipiert, dass keine personenbezogenen Daten zur Identifizierung von Patienten verarbeitet werden, um umfassende Sicherheitsvorkehrungen zu gewährleisten.
Dr. Atsuhiko Okagaki, Leiter der medizinischen Informatik / Chefarzt der Geburtshilfe, Osaka National Hospital
„Wir haben uns für FileMaker Cloud entschieden, um eine sichere Online-Terminvereinbarung zu ermöglichen, ohne eine Serverplattform vor Ort betreiben zu müssen. Außerdem benötigten wir eine Lösung, mit der jede Abteilung ihren eigenen Terminplan verwalten und Sprechzeiten sowie Schließzeiten selbstständig anpassen kann. Die Entwicklung eines Systems mit diesen Anforderungen durch einen externen Anbieter hätte erhebliche Kosten verursacht. Durch die interne Entwicklung auf der FileMaker-Plattform konnten wir ein sicheres und kosteneffizientes System erstellen und betreiben.“
Dr. Atsuhiko Okagaki, Leiter der medizinischen Informatik / Chefarzt der Geburtshilfe, Osaka National Hospital
Terminvereinbarung auch während der Abendsprechstunden möglich
Das neu entwickelte Online-Terminvereinbarungssystem für ambulante Behandlungen zeichnet sich durch eine unkomplizierte Benutzeroberfläche und einen einfachen Workflow aus. Da bei der Terminvereinbarung keine Patientennamen eingegeben werden müssen, wird die Sicherheit maximiert und gleichzeitig die Cloud genutzt.
Registrierte Partnerkliniken melden sich mit den ihnen zugewiesenen Konten und Passwörtern an. Da das System auf FileMaker Cloud gehostet wird, kann über Webbrowser, die FileMaker Go App auf iOS-Geräten oder FileMaker Pro auf PCs darauf zugegriffen werden. Dank der einfachen Bedienung können überweisende Einrichtungen nach einem Klick auf „Terminvereinbarung starten“ die gesamte Terminanfrage auf einem einzigen Bildschirm abschließen.
Viele Kliniken verfügten bereits über FileMaker Pro, und FileMaker Go und Webbrowser können kostenlos genutzt werden, sodass der Einführungsaufwand für die Anwender gering blieb. Laut Dr. Okagaki waren die niedrigen Einführungskosten und die intuitive Bedienung entscheidende Faktoren für die breite Akzeptanz.
Nach Auswahl der gewünschten Fachabteilung aus einer Liste werden die verfügbaren Tage und Uhrzeiten angezeigt. Die medizinische Einrichtung wählt lediglich den gewünschten Termin aus und gibt Geschlecht und Geburtsdatum des Patienten ein. Damit ist die Terminvereinbarung abgeschlossen.
Dr. Shigetoshi Yamada, stellvertretender Leiter der Koshida Clinic, einer auf assistierte Reproduktionstechnologien (Fertilitätsbehandlungen) spezialisierten Einrichtung, die dieses Online-Terminvereinbarungssystem nutzt, erklärt, dass die sofortige Terminbestätigung vor Ort einen erheblichen Vorteil darstellt.
Da viele Fertilitätspatientinnen der Klinik berufstätig sind, kommt die überwiegende Mehrheit während der Abendsprechstunden zwischen 17:00 und 20:00 Uhr. Bei der Überweisung schwangerer Patientinnen an geburtshilfliche Krankenhäuser waren diese während der Abendstunden zuvor nicht erreichbar. Per Fax übermittelte Terminanfragen konnten daher frühestens am folgenden Tag bestätigt werden.
Dr. Shigetoshi Yamada, stellvertretender Direktor der Koshida Clinic
Fachabteilung, Datum und Uhrzeit des Termins sowie Angaben zum überwiesenen Patienten können auf einem einzigen Bildschirm eingegeben werden, sodass der Termin unmittelbar vor Ort bestätigt werden kann.
„Früher mussten die Patienten an einem späteren Tag noch einmal zu uns kommen, nur um ihre bestätigte Terminbescheinigung abzuholen. Mit der Online-Terminvereinbarung für ambulante Behandlungen können wir Termine jetzt selbst während der Abendsprechstunden sofort bestätigen und die Terminbescheinigung direkt aushändigen. Das erspart den Patienten zusätzlichen Aufwand und unseren Mitarbeitern viel Zeit“, so Dr. Yamada.
Digitalisierung medizinischer Unterlagen am Katastropheneinsatzort
Das Osaka National Hospital entwickelte auf der FileMaker-Plattform außerdem ein elektronisches Patientenaktensystem für den Katastropheneinsatz durch Disaster Medical Assistance Teams (DMAT) und medizinische Hilfsteams. Dieses innovative System digitalisiert die medizinische Dokumentation an Katastropheneinsatzorten – einem Bereich, in dem die Digitalisierung lange Zeit hinterherhinkte.
Die Spezifikationen der vom Osaka National Hospital entwickelten elektronischen Patientenakten für den Katastropheneinsatz basieren auf der standardisierten „Disaster Medical Record“, die gemeinsam von fünf Organisationen entwickelt wurde: der Japanese Association for Acute Medicine, der Japan Health Information Management Association, der Japan Hospital Association, der Japan Medical Association und der Japanese Association for Disaster Medicine. Zuvor verwendete jedes entsandte medizinische Team eigene Formate und Arbeitsabläufe.
Dadurch wurden sowohl die Übergabe von Patienten zwischen verschiedenen Teams als auch die Auswertung medizinischer Daten in Echtzeit erheblich erschwert. „Die Disaster Medical Record wurde als landesweit einheitliches Format für Katastropheneinsätze entwickelt und soll möglichst umfassend eingesetzt werden. Sie übernimmt Daten aus den ursprünglichen Triage-Kennzeichnungen in die Patientenakte und wird in Staging Care Units (SCUs) sowie Erste-Hilfe-Stationen zentraler Krankenhäuser eingesetzt. Die Daten fließen direkt in die medizinischen Transportaufzeichnungen der DMAT ein. Außerdem dient sie als wichtiges Instrument zur Erfassung epidemiologischer Daten bei Katastrophen“, erläutert Dr. Daikai Sadamitsu, der bis März 2018 Leiter des Notfall- und Intensivzentrums war.
Dr. Daikai Sadamitsu, ehemaliger Leiter des Notfall- und Intensivzentrums, Osaka National Hospital
Versorgung von Notfallverletzungen und chronischen Erkrankungen in Hilfsstationen
Das elektronische Patientenaktensystem für den Katastropheneinsatz basiert auf dem mit FileMaker entwickelten System zur Dokumentation von Behandlungsverläufen, das im Emergency and Critical Care Center des Osaka National Hospital eingesetzt wird. Die Papierformulare der Disaster Medical Record (Deckblatt/Formular 1, Allgemein/leichte Erkrankung, Trauma sowie Verlaufsblatt/Formular 2) werden in den entsprechenden Registern „Patienteninformationen“, „Allgemein/Leicht“, „Trauma/Befunde“ und „Behandlung/Untersuchungen“ organisiert.
Anders als bei Papierunterlagen ermöglicht das System bei Patienten, die mehrfach untersucht werden, die wiederholte Eingabe von Befunden, Beurteilungen und Behandlungen. Sämtliche Einträge werden auf der rechten Bildschirmseite zusammengeführt und chronologisch angezeigt.
„Insbesondere in internistischen Ambulanzen von Notunterkünften werden einzelne Patienten häufig mehrfach behandelt, wobei fast jedes Mal ein anderer Arzt zuständig ist. Befunde und Verschreibungen bei jeder Behandlung einfach eingeben und gleichzeitig frühere Einträge in der Patientenakte auf einen Blick einsehen zu können, ist ein enormer Vorteil dieses elektronischen Patientenaktensystems für den Katastropheneinsatz“, so Dr. Mitsuhiro Noborio, Senior Physician am Emergency and Critical Care Center.
Darüber hinaus unterstützt das System J-SPEED (Japanese Surveillance in Post-Extreme Emergencies and Disasters), ein Verfahren zur schnellen Aggregation von Daten, mit dem sich die medizinische Versorgungslage in Katastrophengebieten in Echtzeit beurteilen lässt. Medizinische Hilfsteams erfassen 26 standardisierte Merkmale – darunter Alter und Geschlecht der Patienten, Fieber, Verletzungen und Stresssymptome. Die täglichen Daten werden unmittelbar aggregiert und an die Katastropheneinsatzzentrale gemeldet.
Dr. Mitsuhiro Noborio, leitender Arzt am Notfall- und Intensivzentrum, Osaka National Hospital
Der Bildschirm „Trauma/Befunde“ entspricht den Richtlinien von Japan Advanced Trauma Evaluation and Care (JATEC) und ermöglicht die Eingabe klinischer Befunde über Markierungsfelder.
Der Bildschirm „Allgemein/Leicht“ für Patienten mit chronischen Erkrankungen und allgemeine Konsultationen umfasst standardmäßige Felder für die medizinische Dokumentation sowie die Berichtskriterien von J-SPEED.
Vermeidung von Kommunikationschaos bei Katastrophen
Zur Vorbereitung auf Katastrophenszenarien entwickelte das Krankenhaus außerdem intern ein elektronisches Katastrophen-Informationssystem, das bei Katastrophenschutzübungen getestet wurde. Bei einer Katastrophe erhält die im Krankenhaus eingerichtete Katastropheneinsatzzentrale eine Flut von Informationen aus den Bereichen Triage, Behandlung und stationäre Versorgung.
Traditionell wurden Informationen aus den verschiedenen Bereichen, die über Funkgeräte eingingen, handschriftlich auf Whiteboards festgehalten, um die Lage zu verfolgen und Nachrichten weiterzugeben. Um dieses Problem zu lösen, entwickelte das Krankenhaus einen Mechanismus, mit dem jede Abteilung Aktualisierungen direkt im Katastrophen-Informationssystem veröffentlichen kann. Die Beiträge enthalten Zeitstempel, Angaben zum Absender, Nachrichteninhalte und Fotos. Zur schnelleren Dateneingabe wird außerdem Spracheingabe verwendet.
Bei Katastrophenschutzübungen stabilisierte das System die Kommunikationswege, sorgte für klarere Zuständigkeiten der Abteilungen und ermöglichte allen Bereichen einen Überblick über den gesamten Ablauf. Entscheidend war, dass die Einsatzzentrale nur die wesentlichen übergeordneten Informationen erhielt, während operative Meldungen direkt zwischen den jeweils zuständigen Abteilungen ausgetauscht wurden. Dadurch konnte Kommunikationschaos vermieden werden.
Das elektronische Katastrophen-Informationssystem ist für die krankenhausweite Kommunikation und den Informationsaustausch innerhalb eines Katastrophenstützpunkt-Krankenhauses in Notfällen konzipiert. Ähnlich wie bei einer Social-Media-Timeline kann jede Abteilung die erforderlichen Aktualisierungen in einer gemeinsamen Timeline veröffentlichen und Informationen so unkompliziert austauschen.
National Hospital Organization Osaka National Hospital
Standort: 2-1-14 Hoenzaka, Chuo-ku, Osaka, Japan
Branche: Gesundheitswesen
Zusammenfassung
Die Terminvereinbarung für ambulante Behandlungen regionaler Kliniken per Telefon und Fax verursachte erheblichen Aufwand für die überweisenden Kliniken, die Patienten und die Mitarbeiter der Koordinierungsstelle. Die Online-Terminvereinbarung mit FileMaker Cloud optimierte die Abläufe und verbesserte den Komfort sowohl für medizinische Einrichtungen als auch für Patienten erheblich.
Gleichzeitig ermöglichte das elektronische Patientenaktensystem für den Katastropheneinsatz eine standardisierte und schnelle Dokumentation in Katastrophensituationen, in denen jede Sekunde zählt. Durch die Integration mit J-SPEED (Japanese Surveillance in Post-Extreme Emergencies and Disasters) unterstützt es zudem die schnelle Erfassung und Aggregation von Daten, um die medizinische Versorgungslage in Katastrophengebieten in Echtzeit beurteilen zu können.
Systemübersicht
- Online-Terminvereinbarung für ambulante Behandlungen: Mithilfe von FileMaker Cloud können medizinische Partnereinrichtungen Termine mit den Fachabteilungen des Osaka National Hospital in Echtzeit über Webbrowser oder FileMaker Go bestätigen. Nach der Anmeldung mit den zugewiesenen Zugangsdaten erfolgt die gesamte Terminvereinbarung auf einem einzigen Bildschirm: Fachabteilung und Datum/Uhrzeit des Termins auswählen und grundlegende Patienteninformationen (Geschlecht und Geburtsdatum) eingeben.
- Elektronisches Patientenaktensystem für den Katastropheneinsatz: Organisiert die standardisierten Papierformulare der Disaster Medical Record (Deckblatt/Formular 1, Allgemein/leichte Erkrankung, Trauma sowie Verlaufsblatt/Formular 2) in den entsprechenden Registern „Patienteninformationen“, „Allgemein/Leicht“, „Trauma/Befunde“ und „Behandlung/Untersuchungen“ auf einem einzigen Bildschirm. Medizinische Hilfsteams können 26 standardisierte klinische Merkmale erfassen, darunter Alter, Geschlecht, Fieber, Verletzungen und Stresssymptome, die täglichen Gesamtwerte aggregieren und Berichte ausdrucken oder per Fax an die Katastropheneinsatzzentrale senden.
Ergebnisse und Vorteile
- Online-Terminvereinbarung für ambulante Behandlungen: Der Arbeitsaufwand für überweisende Kliniken in der Region wurde drastisch reduziert und der Komfort für die Patienten verbessert. Auch der administrative Aufwand für die Mitarbeiter der Koordinierungsstelle des Osaka National Hospital bei der Terminbestätigung wurde erheblich verringert.
- Elektronisches Patientenaktensystem für den Katastropheneinsatz: Ermöglicht eine schnelle, standardisierte digitale Dokumentation anstelle papierbasierter Patientenakten für den Katastropheneinsatz. Daten aus der ursprünglichen Triage-Kennzeichnung werden nahtlos übernommen. Das System bietet das Potenzial, als standardisierte elektronische Dokumentation für medizinische Transporte im Rahmen von DMAT-Einsätzen zu dienen.