The Fields Studios

Der Betrieb eines Entertainment-Studios wirkt nach außen glamourös. Hinter den Kulissen bedeutet er jedoch die tägliche Koordination komplexer Abläufe für große TV-Produktionen, alternative Medienformate, Podcasts sowie Events. The Fields Studios in Chicago, Illinois, betreibt einen speziell entwickelten Mediencampus mit neun Studios, Produktions-Supportflächen, einem Basecamp und weiteren Bereichen. Jeden Tag fallen wichtige Betriebsdaten an: Studiopläne, Stromverbrauch, Abfallerfassung, Abrechnung und mehr.

Früher bedeutete es einen enormen Aufwand, all diese Informationen zu organisieren: Stapel von Papier, zahllose Stunden in Tabellenkalkulationen und Finanzsoftware, die den komplexen Abläufen des Studios nicht gerecht wurde und sich nicht ausreichend an die Anforderungen der Kunden anpassen ließ.

Das änderte sich, als Finanzcontrollerin und leidenschaftliche Problemlöserin Andi de Fraga Claris FileMaker bei The Fields Studios einführte.

Warum Standardsoftware nicht ausreichte

Vor der Einführung von FileMaker nutzte das Team von The Fields Studios eine Mischung aus Enterprise-Software und Standardlösungen für Planung, Buchhaltung und Rechnungsstellung. Die meisten Systeme waren teuer, unflexibel und konnten die spezifischen Abläufe des Studios nicht abbilden oder die benötigten Daten für Prognosen liefern.

„Mit klassischer Enterprise-Software konnten wir nicht das erreichen, was wir brauchten, weil sie weder zu unserer Vision noch zu der Art passte, wie ich das Unternehmen führen wollte“, sagt Shawn Papazian, CEO und Präsident von The Fields Studios.

Für strategische Entscheidungen brauchte die Geschäftsleitung schnelle Antworten: Wie viel Umsatz werden unsere aktuellen Produktionsmieter generieren? Welche Studios sind aktuell belegt? Wie hoch ist unser Energieverbrauch? Traditionelle Tools boten weder Echtzeit-Transparenz noch konnten sie mit dem Tempo des Unternehmens Schritt halten.

Eine FileMaker-Expertin mit langjähriger Erfahrung

Andi de Fraga brachte nicht nur umfassende Erfahrung im Finanzwesen mit zu The Fields Studios – sie ist auch eine erfahrene FileMaker-Entwicklerin. Im Laufe ihrer Karriere hat sie FileMaker immer wieder genutzt, um teure, unflexible SaaS-Standardlösungen durch maßgeschneiderte Anwendungen zu ersetzen, die exakt auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe in Unternehmen zugeschnitten sind.

„FileMaker war immer ein Werkzeug in meinem Werkzeugkasten. In jedem Unternehmen, in dem ich gearbeitet habe, habe ich Einsatzmöglichkeiten dafür gefunden“, erklärt de Fraga. „Standard-Buchhaltungssysteme erfassen oft nicht alle Informationen, die Führungskräfte wirklich brauchen. Mit FileMaker kann ich Lösungen entwickeln, die Teams effizienter arbeiten lassen und gleichzeitig Echtzeitdaten liefern, die bessere Geschäftsentscheidungen ermöglichen.“

Andi de Fraga kam zu The Fields Studios in einer besonders arbeitsintensiven Phase – genau zu dem Zeitpunkt, als die Vorproduktion für die Apple-TV+-Serie Dark Matter – Staffel 2 anlief. Sie startete sofort mit der Entwicklung und begann, innovative FileMaker-Lösungen zu implementieren.

„Wir standen vor vielen dringenden Herausforderungen, und Andi entwickelte schnell eine Lösung nach der anderen. Mit FileMaker sammelte sie Daten und stellte sie in aussagekräftiger Form dar“, erinnert sich RoseMary Prodonovich, General Manager von The Fields Studios.

Skalierbare, maßgeschneiderte Apps mit FileMaker

Gemeinsam mit dem Team entwickelte Andi de Fraga eine Reihe eigener Apps, die heute nahezu alle finanziellen und operativen Workflows von The Fields Studios unterstützen. Diese Apps ersetzten manuelle Prozesse und verknüpfen tägliche Aktivitäten direkt mit Abrechnung und Reporting.

Zu den wichtigsten Vorteilen der neuen FileMaker-Lösung gehören:

• Vereinfachte Studioabläufe mit Echtzeit-Transparenz.
• Tägliche Studioprotokolle erfassen Stromverbrauch, Abfall und Produktionsaktivitäten und liefern der Geschäftsleitung sofortige Einblicke in die Abläufe auf dem gesamten Campus.
• Mühelose Rechnungsstellung und schnellere Zahlungseingänge.
• Das System erstellt automatisch Rechnungen, die exakt zu den Kunden-Bestellungen (POs) passen. Dadurch entfallen aufwendige Abstimmungen, Zahlungsprozesse werden beschleunigt und Rechnungen werden pünktlich beglichen.
• Alle operativen Daten an einem Ort.
• Interaktive Studiokarten machen die Nutzung und Performance der Flächen auf einen Blick verständlich und verwandeln komplexe Daten in klare visuelle Informationen.
• Intuitive, visuelle Reports.
• Farbcodierte Belegungsübersichten und dynamische Mietübersichten liefern sofort einen Überblick über die Studioaktivität innerhalb eines beliebigen Zeitraums.
• Klare finanzielle Transparenz.
• Nebeneinnahmen und nutzungsabhängige Gebühren sind vollständig einsehbar, sodass Betriebs- und Finanzabteilung einen gemeinsamen, transparenten Überblick über die finanziellen Auswirkungen jedes Kunden erhalten.
• Fundierte Umsatzanalysen.
• Interaktive Reports zeigen Belegungsraten, Umsätze pro Kunde, Kosten pro Quadratmeter sowie historische Trends – und ermöglichen so präzisere Prognosen und Planung.

CEO Shawn Papazian erklärt: „Der Aufbau einer effizienten, maßgeschneiderten Lösung ist wertvoller als eine große Buchhaltungsabteilung. Eine strategisch denkende Person, die alle Finanzen verwaltet, war schon immer unser Ziel, und dank Andi haben wir das jetzt erreicht.“

Die Vorteile der digitalen Transformation

Durch die Zusammenführung von Betrieb, Finanzen und Reporting in einer einzigen Plattform konnte The Fields Studios seine bisher fragmentierten Tools durch ein schlankes, datengetriebenes System ersetzen. Das Ergebnis:

• Höhere operative Effizienz.
• Schnellere Abrechnungszyklen.
• Klarere finanzielle Einblicke.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen.
• Verbesserte Kundenerlebnisse.

„Betriebseffizienz in Form von Zeitersparnis und Kostenoptimierung ist das Ergebnis wirklich hervorragender Software“, erklärt Zain Koita, Gründer von Knickpoint Ventures, dem Investment- und Entwicklungsunternehmen hinter The Fields Studios. „FileMaker bietet uns eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf unsere Nischenbranche zugeschnitten ist und den Führungsstil des Teams vor Ort widerspiegelt. Das ist genau das, was wir brauchen.“

Mit ihrer Arbeit hat Andi de Fraga eine skalierbare Grundlage für weitere digitale Transformation geschaffen. Ein individuelles CRM-System befindet sich bereits in Entwicklung, und jeder Studio-Manager soll künftig mit einem iPad ausgestattet werden. „Unser Ziel ist ein vollständig digitales Team – und FileMaker bringt uns diesem Ziel jeden Tag näher“, meint RoseMary Prodonovich.

Da die Lösung mit FileMaker entwickelt wurde, bleibt sie flexibel und kann sich problemlos an das Wachstum des Unternehmens, neue Abläufe oder veränderte Kundenanforderungen anpassen.

Ratschlag des CEO: Finden Sie Ihren eigenen FileMaker-Experten.

„Ich hatte eine klare Vision für eine Abrechnungsplattform, wollte aber weder Millionen investieren noch jahrelang an der Entwicklung arbeiten. Als Andi mir FileMaker zeigte, war ich begeistert. Sie hatte absolut recht mit den Möglichkeiten der Plattform – und hat ein System geliefert, das unsere Arbeitsweise grundlegend verändert hat“, fasst Papazian zusammen.

Sein Rat an andere Führungskräfte ist einfach: „Wenn Sie Claris FileMaker in Betracht ziehen, finden Sie die richtige Person, die eine Lösung entwickelt, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.“

Ein erfahrener FileMaker-Entwickler im Team kann dabei von unschätzbarem Wert sein – entweder als interner Mitarbeiter oder als Entwicklungspartner.

Claris bietet verschiedene Möglichkeiten für den Einstieg:

• Qualifizieren Sie interne Talente weiter. Wenn Sie bereits eine lösungsorientierte Person im Team haben, können unsere Schulungsressourcen helfen, ihre Fähigkeiten auszubauen. Genau wie Andi de Fraga es getan hat.
• Engagieren Sie einen FileMaker-Entwickler. Besuchen Sie die Jobbörse der Claris Community, um erfahrene FileMaker-Entwickler zu finden.
• Arbeiten Sie mit einem Claris-Partner zusammen. Die Zusammenarbeit mit einem Partner kann ein echter Gamechanger sein: Ein FileMaker-Experte entwickelt eine maßgeschneiderte Lösung, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. Jetzt kostenlose Beratung anfordern.