Provinzparks der Region Antwerpen

In Belgien werden von den Provinzparks der Region Antwerpen fünf Regionalparks verwaltet – wunderschöne, familienfreundliche Anlagen, die von Wander- und Radwegen bis hin zu Bildungszentren und Streichelzoos alles bieten. Diese beliebten öffentlichen Anlagen werden hinter den Kulissen von einem großen Team unterstützt, das für die tägliche Wartung, die Vermietung der Einrichtungen, die öffentlichen Programme und die Finanzen zuständig ist.

Bis vor kurzem wurde ein Großteil dieser Arbeit per E-Mail sowie mithilfe von PDFs, Tabellenkalkulationen und viel manuellem Aufwand erledigt.

Das änderte sich, als die Provinzparks der Region Antwerpen begannen, Claris FileMaker für die Entwicklung eigener betrieblicher Apps zu nutzen. Was mit einer einzigen Wartungs-App begann, entwickelte sich zu einem ganzen Ökosystem aus eigenen Apps mit dem Namen DIGIPARK, das mittlerweile nahezu alle Bereiche des Parkbetriebs unterstützt.

„Der entscheidende Faktor war, wie schnell wir eine Idee aufgreifen und in etwas Nützliches umsetzen können. Mit FileMaker müssen wir nicht monatelang auf den Abschluss der Entwicklung warten. Wir erhalten nutzbare eigene Apps jetzt innerhalb weniger Tage oder Wochen“, so Werner Marinus, Verwaltungsleiter der Provinzparks der Region Antwerpen.

Eine maßgeschneiderte Wartungs-App war der Beginn einer langfristigen Partnerschaft.

Werner Marinus erkannte den Bedarf an einem einfachen Berichterstellungstool und beauftragte ClickWorks, einen Claris Platinum Partner, mit der Entwicklung einer individuellen Lösung für die Wartungsanforderungen.

ClickWorks schlug eine QR-Code-basierte Lösung mit FileMaker vor, sodass die Mitarbeitenden mit ihrem iPad einen Code scannen können, der auf Spielplätzen, Zäunen oder Verkaufsautomaten angebracht war, um ein Problem zu melden. Die App protokolliert dann den Standort, weist das Problem dem entsprechenden Team oder Auftragnehmer zu und verfolgte den Wartungsfortschritt bis zur Fertigstellung.

„Als die Mitarbeitenden erkannten, wie wertvoll die erste eigene App war, fragten sie: ‚Können wir das auch für Buchungen nutzen? Für die interne Abrechnung? Für Veranstaltungen?’“, erinnert sich Thomas Smedts, Entwickler bei ClickWorks. „So wuchs die Anzahl der eigenen Apps – und ein Problem nach dem anderen wurde gelöst.“

Ein komplettes Ökosystem aus eigenen Apps.

Während das Team der Provinzparks der Region Antwerpen bei einigen Projekten mit einem Entwicklungspartner zusammenarbeitete, hat sich Werner Marinus mehrere der DIGIPARK-Apps selbst ausgedacht und dann entwickelt. So hat er die FileMaker-Lösungen in der gesamten Organisation ausgebaut. Heute verfügt DIGIPARK über mehr als 14 miteinander verbundene FileMaker-Apps in seinen Parks. Jede eigene App wurde so konzipiert, dass sie den tatsächlichen Workflows entspricht und die Effizienz der Teams im Büro und Außendienst optimiert.

DIGIPARK umfasst digitale Lösungen für:

Wartung und Problemerfassung:

• Über eine QR-Code-gesteuerte Schnittstelle können Außendienst-Teams Wartungsprobleme unmittelbar dokumentieren.
• Automatisierte Aufgabenzuweisung und Fortschrittsnachverfolgung.
• Prüfpfad und Verlauf für wiederkehrende Probleme.

Verwaltung der Vermietung von Einrichtungen:

• Digitales Kalender- und Buchungssystem für Unterrichts-, Meeting- und Veranstaltungsräume.
• Generiert automatisch Rechnungen und leitet Genehmigungen an die richtigen Teams weiter.
• Ersetzt die Koordination per E-Mail und die Nachverfolgung in Tabellenkalkulationen.

Besucher-Nachverfolgung und Einblicke:

• Integrierte Besucherzähler liefern Besucherzahlen in Echtzeit.
• Ermöglicht dem Parkteam, über die erzielten Ergebnisse zu berichten und Budgetverlängerungen zu sichern.
• Dashboards ermöglichen der Geschäftsleitung, datengestützte Personal- und Finanzierungsentscheidungen zu treffen.

Interne Logistik und Abrechnung:

• Erleichtert die interne Abrechnung von Services zwischen Abteilungen.
• Leitet Kostenfreigaben weiter, protokolliert Belege und unterstützt die finanzielle Transparenz.

„Jedes Mal, wenn wir etwas Neues liefern, entstehen Ideen für das nächste Projekt“, so Thomas Smedts. „Das ist das Schöne an FileMaker – die Lösungen sind niemals statisch.“

Community-Engagement dank der einheitlichen Claris-Plattform.

Ein herausragendes Beispiel für Agilität war der Vorschlag des Provinzpark-Teams der Region Antwerpen für eine kreative Kampagne: Familien sollten während einer öffentlichen Veranstaltung symbolisch Tiere aus dem Streichelzoo „adoptieren“ können. Für die Kampagne wurde eine digitale Anmeldemöglichkeit benötigt, die leicht zugänglich, schnell zu implementieren und visuell ansprechend war.

Das Entwicklungsteam erstellte die webbasierte Lösung in nur wenigen Tagen mit Claris Studio, einem Tool der Claris-Plattform.

Mithilfe der Web-First-Entwicklungsfunktionen von Claris Studio erstellte das Team ein modernes, benutzerfreundliches Webformular, das auf jedem Gerät zugänglich ist. Die Lösung verwaltete die Anmeldungen, erfasste die „Adoptionen“ und leitete die Daten direkt an das interne FileMaker-System der Provinzparks der Region Antwerpen weiter, wo sie für die Nachverfolgung und Berichterstellung genutzt wurden.

„Dies war unser erstes Projekt mit Claris Studio“, sagt Joris Aarts, Mitbegründer von ClickWorks. „Damit konnten wir eine schnelle, übersichtliche Weboberfläche erstellen, die gut aussah und reibungslos funktionierte – ohne dass wir einen Frontend-Entwickler hinzuziehen mussten.“

Das responsive Design der Lösung war ideal für Familien vor Ort, während Claris Connect im Hintergrund für die Echtzeit-Synchronisierung mit FileMaker sorgte, sodass die Mitarbeitenden immer über aktuelle Daten der Teilnehmenden verfügten. Die Lösung generierte auch herunterladbare Listen und Tags für die Veranstaltungslogistik, die alle sicher in der Cloud gehostet wurden.

Werner Marinus erklärt: „Die Tieradoption schien zunächst nur eine kleine Idee zu sein, wurde aber zu einer Vorlage für zukünftige Events. Wir können dieses Konzept nun für jede Art von Kampagne wiederverwenden, die die Beteiligung der Öffentlichkeit erfordert.“

Der Erfolg der webbasierten Lösung bestätigte das Potenzial von Claris Studio – und weckte das Interesse der gesamten Organisation, diese auch für andere Bürger-Services zu nutzen.

Technische Ressourcen hinter den Kulissen.

Die Auswirkungen der Suite mit eigenen Apps auf den operativen Betrieb sind erheblich. Manuelle Aufgaben, die früher Stunden dauerten, sind jetzt in wenigen Minuten erledigt. Die Teams können auf Echtzeitdaten reagieren, anstatt auf E-Mails oder Papierberichte zu warten. Die Kommunikation ist schneller, Entscheidungen werden auf der Grundlage genauerer Informationen getroffen und öffentliche Dienste reagieren zügiger.

Mit Claris FileMaker kann das Team jede eigene App zügig bereitstellen und so eine schnelle Iteration mit minimalem Aufwand gewährleisten. Darüber hinaus bieten die Anwendungen mehrere technische Vorteile:

• Geräteübergreifende Bereitstellung mit FileMaker Go.
• Barcode- und QR-Scanning zum Auslösen standortspezifischer Workflows.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle, um sicherzustellen, dass Benutzer nur relevante Funktionen sehen.
• Integrierte Dashboards und Visualisierungen für operative Einblicke in Echtzeit.
• API-Integrationen, die Apps mit bestehenden Systemen oder externen Diensten verbinden.

„Die Parks sind äußerlich ruhiger, weil hinter den Kulissen bei DIGIPARK alles schneller, besser organisiert und besser vernetzt ist“, betont Werner Marinus. „Es ist, als würde man von einer alten Schreibmaschine auf ein iPad umsteigen.“

Dank der Fokussierung auf Benutzerfreundlichkeit und kontinuierlichem Feedback wurde die Lösung auch von den Mitarbeitenden so gut angenommen. Durch die Einbeziehung der Benutzer in die Planungs- und Anwendungsdesign-Prozesse sowie durch schnelle Iterationen fühlt sich jede eigene App maßgeschneidert an – weil sie genau das ist!

Eine Plattform für kontinuierliche digitale Innovation.

Was mit einer einzelnen Wartungs-App begann, hat sich zu einer strategischen Plattform für die digitale Transformation entwickelt. Die Provinzparks der Region Antwerpen verfolgen einen soliden Ansatz für Wachstum: klein anfangen, schnell abliefern und das skalieren, was funktioniert.

Mit Claris FileMaker als Grundlage und ClickWorks als vertrauenswürdigem Entwicklungspartner pflegen die Provinzparks der Region Antwerpen nicht nur ihre Parks effizienter, sondern bauen überdies eine moderne, digitale Infrastruktur auf, die mit den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden, Besucherinnen und Besucher sowie Standorte mitwachsen kann.

Diese Erfolgsgeschichte zeigt einen klaren Weg für andere Organisationen auf, die ihre Arbeitsabläufe optimieren möchten. Die Claris-Plattform hilft Teams dabei, einen bestimmten Schwachpunkt anzugehen und dann maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, zu iterieren und schnell bereitzustellen. Diese Lösungen erschließen wertvolle Datenerkenntnisse, befähigen Teams und führen letztendlich zu erheblichen Effizienzsteigerungen und einer optimierten Erbringung von Dienstleistungen. Ein agiler Ansatz fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, transformiert tägliche Aufgaben und legt den Grundstein für dauerhafte digitale Innovation.

Sie möchten wissen, was eine FileMaker-Lösung für Ihre Organisation leisten kann? Sprechen Sie mit einem Claris-Experten und finden Sie es heraus.