Domaines provinciaux de la région d'Anvers

En Belgique, les domaines provinciaux de la région d'Anvers englobent cinq parcs régionaux. À la végétation luxuriante et adaptés aux familles, ces derniers abritent aussi bien des sentiers de randonnées et des pistes cyclables que des centres d'information et une ferme pédagogique. Ces espaces publics prisés sont pilotés par une vaste équipe qui, en coulisses, se charge de la maintenance quotidienne, de la location des locaux, de la programmation des événements et des finances.

Jusqu'à récemment, la majorité de ces actions nécessitait l'envoi d'e-mails, l'utilisation de PDF et de feuilles de calcul et la réalisation de nombreuses tâches manuelles.

Tout cela a changé quand les domaines provinciaux ont commencé à faire usage de Claris FileMaker. Ce qui ne devait être au départ qu'une simple solution de maintenance est devenu un véritable écosystème d'applications personnalisées, baptisé DIGIPARK, via lequel la quasi-totalité des opérations des parcs est gérée.

« Ce qui a fait la différence, c'est la rapidité avec laquelle une idée pouvait être concrétisée pour obtenir quelque chose d'utile. Avec FileMaker, nous n'avons pas à patienter plusieurs mois. Les applications personnalisées qui sont créées peuvent être exploitées après seulement quelques jours ou semaines », déclare Werner Marinus, responsable administratif des domaines provinciaux de la région d'Anvers.

Une application personnalisée qui ouvre la voie à un partenariat pérenne

En quête d'un outil de signalement peu complexe, Werner Marinus a fait appel aux services de ClickWorks, un partenaire Claris Platinum, afin de développer une solution personnalisée dédiée à la gestion des problèmes de maintenance.

ClickWorks a suggéré l'emploi d'une solution FileMaker dont le personnel pourrait se servir, sur iPad, pour scanner des codes QR affichés à proximité d'aires de jeu, de clôtures ou de distributeurs automatiques afin de signaler d'éventuelles anomalies. L'emplacement correspondant serait alors consigné, les irrégularités signalées aux équipes ou fournisseurs ad hoc et l'évolution du processus de résolution contrôlée de A à Z.

« Une fois que les employés se sont rendu compte de l'efficacité de la première application personnalisée, ils nous ont demandé s'il était possible de faire de même pour les réservations, la facturation en interne et la programmation des événements », explique Thomas Smedts, développeur chez ClickWorks. « C'est comme ça que l'éventail de solutions s'est élargi : en résolvant un problème après l'autre. »

Un écosystème complet d'applications personnalisées

L'équipe des domaines provinciaux de la région d'Anvers a certes sollicité un partenaire en développement pour l'assister sur certains projets, mais Werner Marinus a inventé et conçu lui-même plusieurs des outils de la plateforme DIGIPARK. Aujourd'hui, cette dernière inclut plus de 14 applications FileMaker connectées sur lesquelles les parcs peuvent se reposer. Chacune d'elles a été élaborée en tenant compte des flux de travail réels, dans l'optique d'accroître l'efficacité des effectifs présents aussi bien dans les bureaux que sur le terrain.

Les outils numériques intégrés à DIGIPARK sont adaptés aux opérations suivantes :

Signalement des problèmes de maintenance

• Grâce à l'interface fonctionnant avec des codes QR, les équipes sur le terrain peuvent consigner instantanément les problèmes de maintenance.
• Les tâches sont attribuées automatiquement et la résolution des problèmes fait l'objet d'un suivi.
• Une piste d'audit et un historique peuvent être consultés en cas de problèmes récurrents.

Gestion de la location des locaux

• Un calendrier numérique et un système de réservation facilitent la location des salles de classe, des salles de réunion et des espaces destinés aux événements.
• Les factures sont automatiquement générées et transmises pour approbation aux bonnes équipes.
• Les opérations n'ont plus besoin d'être coordonnées par e-mails et contrôlées à l'aide de feuilles de calcul.

Suivi des visiteurs et obtention d'informations

• Des compteurs intégrés évaluent, en temps réel, le nombre de visiteurs.
• Le personnel des parcs peut établir des rapports d'impact et œuvrer au renouvellement des budgets.
• En s'appuyant sur des tableaux de bord, la direction peut prendre des décisions basées sur les données lorsqu'elle statue sur les effectifs et les financements.

Logistique et facturation en interne

• La refacturation de services entre les départements est simplifiée.
• Les coûts approuvés sont communiqués, les reçus consignés et la transparence financière assurée.

« Chaque fois que nous créons quelque chose de nouveau, cela fait émerger des idées pour la suite », détaille Thomas Smedts. « C'est ce qui fait la beauté de FileMaker : rien n'est jamais statique. »

L'engagement de la population favorisé par la plateforme Claris unifiée

Les domaines provinciaux de la région d'Anvers savent se montrer agiles et créatifs, et c'est ce qu'ils ont fait à l'occasion d'un événement organisé pour le grand public : des familles pouvaient, si elles le souhaitaient, adopter symboliquement un animal de la ferme pédagogique, en le parrainant. Pour cela, il fallait néanmoins mettre à leur disposition une solution numérique aisément accessible, visuellement attrayante et au déploiement rapide afin qu'elles puissent s'inscrire.

L'équipe chargée du développement a créé la solution Web en quelques jours seulement à l'aide de Claris Studio, l'un des outils de la plateforme Claris.

En tirant parti des fonctionnalités de Claris Studio, ces spécialistes ont pu donner vie à un formulaire numérique et intuitif. Consultable sur n'importe quel appareil, il s'avère idéal pour centraliser les inscriptions, effectuer un suivi des parrainages et transmettre des données directement au système FileMaker interne dont les parcs se servent pour effectuer divers contrôles.

« Il s'agissait de notre premier projet impliquant Claris Studio », souligne Joris Aarts, cofondateur de ClickWorks. « Nous avons pu construire une interface Web rapide, élégante et opérationnelle sans avoir besoin de mobiliser un développeur front-end. »

Réactive, la solution a satisfait les familles présentes, et la synchronisation en temps réel de Claris Connect avec FileMaker a permis au personnel de savoir exactement qui avait choisi de devenir parrain. Ce n'est pas tout : des listes et des étiquettes téléchargeables, hébergées ensuite dans le cloud de manière sécurisée, pouvaient aussi être générées pour parfaire la logistique des événements.

D'après Werner Marinus, « Le parrainage des animaux était presque une idée comme une autre, or elle est devenue déterminante pour nos futurs événements. En effet, nous pourrons maintenant nous en inspirer dès que nous chercherons à interagir avec le public. »

Le succès de la solution Web a réaffirmé le potentiel de Claris Studio et suscité l'intérêt de toute l'organisation, ses membres se demandant d'ores et déjà comment la mettre à profit à d'autres occasions.

Des améliorations techniques sous-jacentes

L'emploi de ces applications personnalisées a eu un impact significatif sur les opérations : le délai d'exécution des tâches manuelles ne s'exprime plus en heures mais en minutes, les employés peuvent agir en se basant sur des données en temps réel sans devoir attendre que des e-mails ou des rapports papier leur soient transmis, les informations sont communiquées plus rapidement, les décisions sont prises de façon plus éclairée et les services fournis au public ont été perfectionnés.

Les applications personnalisées conçues avec Claris FileMaker, tout comme leurs mises à jour, peuvent être déployées promptement et en limitant les coûts. Par ailleurs, elles induisent plusieurs avantages d'un point de vue technique :

• Déploiement sur différents types d'appareil à l'aide de FileMaker Go ;
• Lecture de codes-barres et de codes QR qui entraîne l'exécution de flux de travail spécifiques en fonction du lieu ;
• Contrôle d'accès basé sur les rôles afin que seules les options pertinentes s'affichent pour les utilisateurs ;
• Tableaux de bord intégrés et représentations des données facilitant l'obtention d'informations en temps réel ;
• Intégration d'API afin de connecter les applications à des systèmes existants ou des services externes.

« Nos opérations sont plus fluides car, avec DIGIPARK en arrière-plan, tout se fait plus rapidement, et tout est plus organisé et connecté », affirme Werner Marinus. « C'est comme si l'on était passés d'une vieille machine à écrire à un iPad. »

L'accent mis sur la facilité d'utilisation et l'importance des retours utilisateur a aussi encouragé le personnel à embrasser la nouvelle solution. Comme il prend part aussi bien aux phases de découverte que de conception, et que les éventuelles nouvelles versions sont implémentées sans tarder, il a la preuve que chaque application est bel et bien personnalisée.

Une plateforme synonyme d'innovation continue

Ce qui ne devait être au départ qu'une simple solution de maintenance est devenu une plateforme stratégique facilitant la transformation numérique. « Commencer petit, obtenir rapidement des résultats et réitérer ce qui fonctionne » : cette approche a plus que porté ses fruits, une véritable plateforme stratégique ayant vu le jour alors que les domaines provinciaux de la région d'Anvers cherchaient à se transformer numériquement.

Avec Claris FileMaker pour base et l'appui de ClickWorks, des professionnels chevronnés, il n'était pas seulement question de maximiser la gestion des parcs, mais aussi de construire une infrastructure moderne et dématérialisée qui évoluerait en même temps que les lieux et les besoins des employés et visiteurs.

Ce témoignage positif ne peut qu'inciter les autres organisations qui cherchent à optimiser leurs opérations à se lancer elles aussi. La plateforme Claris aide à remédier à des faiblesses spécifiques, puis à concevoir, répliquer et déployer rapidement des solutions sur mesure. Ces mêmes solutions génèrent des données précieuses, soulagent le personnel et vont de pair avec une hausse considérable de l'efficacité et de la qualité des services. En se montrant agile, une entreprise promeut l'amélioration continue, ce qui contribue à rendre les tâches quotidiennes moins fastidieuses et à s'ouvrir à l'innovation.

Vous vous demandez ce qu'une solution FileMaker pourrait apporter à votre entreprise ? Entretenez-vous avec un expert Claris pour le savoir.