McKenzie & Willis

McKenzie & Willis, une entreprise néo-zélandaise de décoration intérieure spécialisée dans la vente de meubles, d'habillages de fenêtre et de revêtements de sol, a révolutionné ses opérations grâce à une application personnalisée conçue à l'aide de Claris FileMaker. Des mesures à la production, tout a été optimisé : la productivité et la fiabilité des informations ont considérablement augmenté, des processus ont été automatisés et l'expérience client a été améliorée.

Cette transformation numérique a été largement orchestrée par Karen Powers, responsable des services de conception chez McKenzie & Willis, et James Currie, ingénieur logiciel chez Digital Fusion, un partenaire Claris Platinum.

De la vente de meubles à la décoration intérieure

Créée en 1906, l'entreprise McKenzie & Willis est forte d'une longue histoire. D'abord axée exclusivement sur la vente de meubles, elle s'est progressivement orientée vers la décoration intérieure en proposant des produits hautement personnalisés, en particulier ses habillages de fenêtre. La gestion de ces derniers est particulièrement ardue en raison des innombrables tissus et doublures disponibles, ainsi que de la fréquence des ajustements auxquels ils sont sujets.

Avant l'arrivée de la solution FileMaker, les conseillers en vente utilisaient des formulaires en papier autocopiant souvent recouverts de notes manuscrites illisibles, ce qui occasionnait des erreurs, retardait la communication d'informations et ne facilitait pas les modifications. « Nous faisions tout à la main », indique Bill Willis, directeur général. « Rien n'était numérisé, il y avait beaucoup de détails inexacts et ça n'allait pas en termes d'efficacité. Il fallait remédier à cela. »

Bill Willis souhaitait tirer parti des technologies pour automatiser certains processus, comme la collecte de données et les calculs répétitifs. Afin d'accroître les ventes, il cherchait également un moyen de créer instantanément des devis à fournir aux clients.

L'entreprise a expérimenté diverses solutions Saas prêtes à l'emploi, mais a estimé qu'elles étaient trop génériques et ne présentaient pas le niveau de personnalisation et de flexibilité requis pour continuer à proposer des services de haute qualité. Selon Bill Willis, plusieurs de ces outils exigeaient qu'ils se conforment à un mode de fonctionnement bien défini, sans réellement s'adapter à leurs propres flux de travail.

« Je suis passionnée par ce que nous faisons. Nous personnalisons nos offres à un degré élevé et c'est ce qui nous démarque nettement de la concurrence », explique Karen Powers. Cette personnalisation a fait germer l'idée d'une application personnalisée, élaborée de A à Z en conformité avec les flux de travail de McKenzie & Willis.

Claris FileMaker, la plateforme idéale

À la suite d'échanges entre Bill Willis et Digital Fusion, James Currie, développeur FileMaker, a commencé à travailler sur ce projet avec Karen Powers. Débuté il y a neuf ans, ce partenariat se poursuit aujourd'hui, l'application à faible codage ainsi créée faisant constamment l'objet de mises à jour.

McKenzie & Willis a fait le choix de la plateforme Claris FileMaker en raison de sa rapidité, de sa fiabilité et de sa capacité à répondre à des enjeux complexes et inhérents au secteur. En outre, la présence de FileMaker depuis plus de 40 ans sur le marché a su convaincre l'entreprise de la puissance des solutions proposées.

James Currie, pur novice en matière de rideaux et de stores, a rapidement élargi ses connaissances en observant des conseillers en vente lors de visites sur site et en collaborant étroitement avec Karen Powers pour effectuer des tests et recueillir des commentaires.

L'application personnalisée s'est dès lors substituée aux stylos et au papier lors des prises de mesures et du calcul de la longueur des tissus, nécessaires à l'atelier et aux installateurs. Rapidement, elle a même permis d'en faire plus.

Les avantages de la solution FileMaker

L'application FileMaker guide les conseillers en vente, pas à pas, lors de la prise des mesures et de la personnalisation afin que chaque détail soit bien consigné pour assurer la parfaite exécution des commandes. Dimensions, têtes, sens du tissu, types de rail... La logique intégrée, précise et éprouvée, est adaptée à toutes les subtilités.

Dans la mesure où la solution fonctionne hors ligne, les employés peuvent y accéder partout (y compris dans des maisons où la réception cellulaire est mauvaise), puis synchroniser leurs données avec celles de McKenzie & Willis une fois qu'ils sont à nouveau connectés.

La flexibilité, par ailleurs, est un autre atout notable. L'application n'est pas utilisée seulement lors de la vente de rideaux, mais aussi pour les volets et les stores. Avec FileMaker, McKenzie & Willis a pu concevoir un outil qui englobe tous ses produits et qui demeure fidèle à la culture de l'entreprise.

D'après Karen Powers, le succès de cette initiative est dû en grande partie à la collaboration avec un partenaire Claris. « Avoir la possibilité de transférer tout ce que j'ai acquis, en 30 ans de carrière, dans une application simple pour iPad que les conseillers en vente peuvent emporter avec eux lorsqu'ils vont voir nos clients, c'est révolutionnaire. » J'adore notre application. Vraiment. »

L'impact profond de FileMaker sur les opérations

L'application FileMaker, en plus d'avoir grandement bénéficié aux opérations de McKenzie & Willis et favorisé l'obtention d'excellents résultats, continue à influer positivement sur la productivité, la fiabilité des données et le service client.

• Productivité multipliée : les conseillers en vente ont doublé leur rendement en réduisant les tâches administratives chronophages à seulement quelques clics et en permettant au reste de l'équipe de servir davantage de clients, sans subir trop de stress.
• Fiabilité des données et efficacité accrues : la capture numérique des données a entraîné une réduction de 20 à 30 % du nombre d'erreurs, au bénéfice des informations transmises à l'atelier et aux installateurs.
• Création accélérée et personnalisée des devis et hausse du taux de conversion : les conseillers en vente peuvent désormais générer instantanément des devis sur mesure sur un iPad, le tout allant de pair avec une hausse d'environ 10 % du taux de conversion.
• Expérience client améliorée : les clients sont impressionnés par la puissance des processus axés sur la technologie, ce qui renforce, au sein du secteur, le statut de leader de McKenzie & Willis en matière de transformation numérique.
• Communication fluide : l'app FileMaker ayant mis fin aux notes manuscrites, les modifications apportées peuvent être communiquées instantanément au siège et aux conseillers en vente. Des tâches peuvent même être partagées sur l'iPad de chaque conseiller à des fins de formation et afin de faciliter la gestion de la charge de travail.
• Tâches administratives simplifiées : les commandes fournisseur et les rapports peuvent être créés en quelques minutes sur un iPad, sans papier.

Une transformation numérique continue

L'application change au fil des mises à jour régulières, en réponse aux commentaires des employés et conformément aux besoins. Les 40 conseillers de vente qui utilisent la solution au quotidien ont récemment été comblés par des améliorations inédites, comme l'ajout de nouvelles rubriques dédiées aux mesures supplémentaires, ainsi que d'options aux outils d'édition.

Ces mises à jour intensifient l'implication et l'engagement. « Les conseillers en vente se sentent entendus », souligne James Currie. « Et l'application personnalisée n'a de cesse de se perfectionner grâce à leurs retours. »

La prochaine mission du développeur ? Concevoir une fonction qui mettrait automatiquement les bons de commande et les feuilles de calcul en correspondance, afin de faire économiser près de quatre heures de travail chaque jour à l'équipe administrative.

À l'avenir, McKenzie & Willis pourrait adapter son application à d'autres gammes de produits, comme les meubles et les coussins. Évolutive et modulable, elle les accompagne au gré des envies.

Enfin, l'intégration de l'IA fait potentiellement partie des futures priorités en raison des possibilités variées (vérification de la configuration des rideaux sur la base des modes d'emploi, ou incrustation d'accessoires sur la photo d'une fenêtre, par exemple). Rien de mieux pour garantir la précision et satisfaire encore plus les clients.

Faire le choix de Claris FileMaker pour créer une solution professionnelle

« Si je devais tout recommencer depuis le début, je ne changerais rien », affirme Bill Willis. Pourquoi ? Car McKenzie & Willis a vu ses performances, ses procédures, son positionnement sur le marché et la perception de sa clientèle dynamisés grâce à FileMaker.

Ces résultats sont certes impressionnants, mais ils ne se limitent pas à cette société. En effet, toutes les organisations désireuses de maximiser leurs processus, de réduire les erreurs et de soulager leurs équipes peuvent rencontrer un succès similaire avec une application personnalisée FileMaker. En façonnant un outil à l'image de leurs flux de travail, elles s'octroient une aide précieuse, sans avoir à assumer des coûts élevés et à subir les limites des plateformes SaaS traditionnelles.

Vous vous demandez comment une solution FileMaker peut bénéficier à votre entreprise ? Parlons-en.