El ritmo en ESPN Netherlands es extremadamente rápido, con un sinfín de eventos de varios deportes, canales y zonas horarias. Además, los detalles de las transmisiones son extensos, y combinan planificaciones de meses con los inevitables cambios de último momento, que afectan a comentaristas, operadores, equipos de producción, analistas y socios de terceros.
Mientras que los espectadores sintonizan para ver un partido único, las eliminatorias u otro acontecimiento de competición, los empleados de ESPN Netherlands trabajan incansablemente tras bastidores para asegurarse de que millones de fans de todo el mundo puedan disfrutar de cada uno de los eventos.
Y Claris FileMaker ayuda a que esto suceda.
No hay lugar para errores humanos.
En muchas empresas, hay margen para la mejora continua relacionada con los procesos de operaciones, y ESPN Netherlands no era la excepción. La gestión de numerosos detalles de producción mediante hojas de cálculo de Excel compartidas en un servidor no resultaba ni eficiente ni escalable, y daba lugar a cometer errores humanos.
«Realizamos operaciones masivas y colaborativas con personas que se encuentran en nuestros estudios, en el departamento de programación, en estadios y en empresas socias de producción externa», explica Mark Van Enckguurt, gestor de planificación y programación de ESPN Netherlands. «El nivel de detalle que conlleva cada retransmisión en directo es enorme, y un cambio minúsculo puede tener un gran impacto. Un solo error de cortar y pegar puede desbaratar un evento entero.»
Con eventos deportivos en directo que se retransmiten todos los días del año, la organización necesitaba contar con la forma de que todos pudiesen trabajar a partir de los mismos datos en tiempo real, de recibir notificaciones automáticas de los cambios y de evitar las superposiciones y redundancias, compatible además con operaciones las 24 horas, los 7 días de la semana.
Incorporación de los pros del desarrollo.
El equipo de ESPN Netherlands sabía que queríamos aunar datos sustanciales provenientes del personal y los departamentos para crear una base de datos personalizada desde la que poder trabajar. Pero, ¿cómo? Recibimos la respuesta de Willem-Jan Kempen, fundador y presidente de Kempen Automatisering, una firma de desarrollo de software personalizada y Socio Platinum de Claris.
«ESPN Netherlands necesitaba un sistema amplio que respaldase su duradero negocio, porque la base de datos inicial solo era el comienzo del viaje, cuyo destino se visualizaba con módulos web e integraciones de terceros», comparte Willem-Jan. «Claris FileMaker es el entorno de desarrollo de aplicaciones rápido y perfecto para una organización como ESPN Netherlands, ya que proporciona iteraciones cortas, potencia, flexibilidad y estabilidad. Así que nos pusimos manos a la obra enseguida.»
Empezando con una única fuente de verdad.
El compromiso de Socio de Claris surgió de la necesidad inmediata de transmitir información para varios equipos que trabajaban en la misma retransmisión, trayendo las transmisiones y las grabaciones a un único lugar y, a continuación, proporcionando acceso a todo aquel que necesite visibilidad de producción. Junto con FileMaker, Kempen Automatisering creó un único sistema central que podía personalizarse y ampliarse según diversos casos de uso. Este fue el punto de partida del sistema de ESPN Netherlands.
«Disponemos de diferentes diseños y vistas de la misma información precisa, y los cambios se muestran en los documentos y vistas relacionados», dice Rien Janssons, productor de reproducción sénior de ESPN Netherlands. «Confiamos en este sistema para la planificación de talentos, la programación de eventos, las retransmisiones y la asignación de operadores y directores.»
Las integraciones y los módulos web son los siguientes en la lista.
El sistema de ESPN Netherlands ha evolucionado rápidamente con la creación por parte del equipo de Kempen de los nuevos flujos de trabajo y las fuentes de datos múltiples conectadas. Ahora, ESPN Netherlands cuenta con varios portales web con diferentes propósitos de planificación y producción, y tiene planes de desarrollo adicionales que están por hacerse realidad. Además, el sistema se integra con NEP, una firma líder de retransmisión de terceros en los Países Bajos, para compartir información acerca de lo que necesitan los operadores, los recursos y las programaciones.
La agilidad deportiva adquiere un nuevo significado.
Una retransmisión en directo significa para el equipo de ESPN Netherlands que no puede darle a pausa y arreglar un posible problema. Es esencial contar con una planificación rigurosa y el sistema debe proporcionar la agilidad para dar giros rápidos y en tiempo real. FileMaker respalda las operaciones de retransmisión con:
- Una interfaz gráfica de planificación que permite a todos ver los tramos libres de transmisión.
- Una interfaz de programación con código de colores que resulta fácil de interpretar y utilizar para marcar los elementos destacados.
- Una amplia visibilidad de la retransmisión y la planificación junto con documentación de programación disponibles de forma instantánea mediante acceso web.
- Notificaciones automatizadas por SMS para actualizar a los comentaristas y analistas de los cambios en la programación.
- Notificaciones adicionales por SMS para ofrecer respuestas rápidas ante incidentes, personalizadas según el nivel del incidente, desde leves hasta urgentes.
- La capacidad para subir contenido de forma inmediata ayudando al personal en directo a librar imprevistos, como los retrasos relacionados con las inclemencias del tiempo.
Mark, gestor de planificación y programación, ha experimentado los resultados de la automatización de primera mano. «Contamos con una amplia variedad de funciones provenientes de un único sistema, lo que supone un ahorro significativo de tiempo para los empleados internos, los socios externos y los trabajadores por cuenta propia. FileMaker es un concepto de "ventanilla única" para nuestro trabajo del día a día.»
Más datos, más usuarios, más valor.
Con el respaldo de Kempen Automatisering, ESPN Netherlands sigue haciendo que el sistema de FileMaker evolucione. La organización quiere nuevas integraciones con incluso más socios de ESPN, que aportarán más valor a las operaciones que la organización lleva a cabo las 24 horas, los 7 días de la semana.
«Cuanta más la información fluye hacia dentro y fuera de FileMaker, más fuerte se hace el sistema», dice Willem-Jan. «FileMaker ofrece una verdadera experiencia total. Con un buen desarrollador y las potentes herramientas los-code de FileMaker, organizaciones como ESPN Netherlands pueden valerse de la digitalización para transformar y mejorar la forma en que trabajan.»
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