Introduzione
Il Centro Radiologico Lucano di Matera, diretto dal direttore sanitario dott. Giovanni Marco Dipalo, è una realtà diagnostica di riferimento sul territorio, con due sedi operative e un’offerta completa di servizi che spaziano dalla radiologia tradizionale alle ecografie, dalla TC alla risonanza magnetica ad alto campo, fino alle indagini con mezzo di contrasto.
Negli ultimi anni, il centro ha intrapreso un importante percorso di trasformazione digitale, adottando la piattaforma Claris FileMaker per ottimizzare la gestione dei flussi clinici interni: prenotazioni, accettazione, refertazione e archiviazione documentale.
Il passo successivo è stato quello di estendere questa efficienza anche all’esperienza del paziente, migliorando la comunicazione, l’accessibilità ai servizi e la qualità complessiva dell’interazione, attraverso una soluzione personalizzata che integra tecnologie di Intelligenza Artificiale.
Il problema da risolvere
Prima dell’integrazione con Halia, il Centro Radiologico Lucano si trovava ad affrontare una situazione complessa nella gestione dell’assistenza ai pazienti. Le richieste di informazioni e supporto ricevevano spesso risposte con molte ore di ritardo, soprattutto nelle fasce serali, generando insoddisfazione, recensioni negative e un carico di lavoro sempre più elevato per il personale del CUP.
I processi erano interamente manuali: telefonate continue, messaggi WhatsApp tradizionali, richieste ripetitive e nessuna forma di automazione. Questo scenario rendeva difficile garantire un servizio efficiente e coerente.
In particolare, il centro si confrontava con:
- Difficoltà nella gestione di elevati volumi di richieste,
- Impossibilità di offrire un supporto continuo 24/7,
- Tempi di attesa prolungati che alimentavano il malcontento dei pazienti,
- Processi poco scalabili e altamente dispendiosi in termini di tempo e risorse.
Sebbene FileMaker fosse già utilizzato come backend per la gestione clinica, mancava un “ponte intelligente” capace di dialogare in tempo reale con il database e di fornire risposte immediate e contestualizzate ai pazienti. Da qui la decisione di integrare Halia, sfruttando la flessibilità della piattaforma FileMaker e la semplicità di integrazione tramite le Data API.
La soluzione
La soluzione adottata è stata l’integrazione di Halia, assistente virtuale specializzato per il settore sanitario, direttamente con la piattaforma Claris FileMaker. Lanciata in produzione a fine aprile, la soluzione è oggi pienamente operativa e connessa ai principali moduli del centro: anagrafiche pazienti, prenotazioni, listini, preparazioni pre-esame, stato delle prestazioni e refertazione.
Grazie a questa integrazione, Halia è in grado di gestire in completa autonomia numerosi processi di front-office, tra cui:
- Prenotazioni, spostamenti e cancellazioni degli appuntamenti,
- Invio di promemoria automatici,
- Comunicazione delle preparazioni pre-esame in modo personalizzato,
- Trasmissione dei costi delle prestazioni,
- Aggiornamenti sullo stato dei referti e guida al ritiro online,
- Presa in carico delle ricette dematerializzate,
- Risposte immediate a domande frequenti e informazioni di carattere generale.
In parallelo, l’utilizzo di FileMaker Go su iPad ha consentito la completa digitalizzazione della fase di accettazione: è sufficiente scattare una foto per archiviare i documenti del paziente e renderli immediatamente disponibili ai radiologi, anche da remoto.
Il risultato è un ecosistema integrato e scalabile, in cui FileMaker governa i processi clinici e amministrativi interni, mentre Halia assicura un canale di comunicazione continuo, preciso e sempre disponibile con i pazienti, migliorando in modo significativo l’esperienza complessiva del servizio.
Benefici
L’integrazione tra Halia e Claris FileMaker ha generato un cambiamento profondo e misurabile, non solo sul piano operativo, ma anche a livello organizzativo ed esperienziale.
1. Automazione completa della comunicazione con i pazienti:
Le risposte vengono fornite in pochi secondi, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Circa il 30% delle richieste perviene al di fuori dell’orario di apertura, ma viene comunque gestito in totale autonomia. Oltre l’85% delle interazioni non richiede alcun intervento umano.
2. Riduzione significativa del carico di lavoro del CUP:
Il personale può concentrarsi sulle attività a maggiore valore aggiunto. Le operazioni ripetitive – prenotazioni, promemoria, informazioni di routine – sono completamente automatizzate tramite Halia. Questo ha portato a un risparmio di molte ore di lavoro settimanali e a una sensibile riduzione del traffico telefonico.
3. Miglioramento concreto dell’esperienza dei pazienti:
Tempi di risposta azzerati, informazioni chiare e un servizio sempre disponibile. Le segnalazioni legate ai ritardi sono quasi scomparse. A dicembre 2025, Halia aveva già raccolto oltre 1.600 recensioni, con una valutazione media di 4,32 su 5 e una mediana pari a 5.
4. Rafforzamento della reputazione online:
La rapidità e la qualità del servizio hanno favorito una crescita costante delle recensioni positive su Google, aumentando la visibilità e la competitività del centro sul territorio.
5. Maggiore efficienza e mobilità interna
Grazie a FileMaker Go, la gestione della documentazione è diventata completamente digitale. I radiologi possono accedere ai dati in tempo reale, anche da remoto, con informazioni sempre aggiornate, sincronizzate e facilmente consultabili.
Conclusione
Il progetto realizzato dal Centro Radiologico Lucano dimostra come l’integrazione tra una piattaforma low-code flessibile come Claris FileMaker e l’assistente intelligente Halia possa generare un impatto concreto e immediato sui processi, sull’esperienza del paziente e sulla competitività complessiva di una struttura sanitaria.
Grazie a un’architettura aperta, scalabile e sicura, FileMaker si è confermato il fulcro del sistema informativo del centro, capace di adattarsi rapidamente a nuove esigenze e di integrarsi con tecnologie innovative come Halia, senza stravolgere i flussi esistenti.
Questo caso di successo evidenzia come l’adozione dell’AI, se guidata da obiettivi chiari e supportata da una piattaforma solida, non rappresenti solo un’evoluzione tecnologica, ma una vera leva strategica per migliorare l’efficienza operativa, la qualità del servizio e il rapporto con i pazienti.
Un modello replicabile, pensato per il presente e pronto per le sfide future del settore sanitario
Contatto
Unicorn Apulia SRL
Sergio Santoro
sergio.santoro@unicornapulia.it
Centro Radiologico Lucano
Via Dante Alighieri, 82/Bis,
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